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Liebes Personio-Team, liebe Community,

 

wir finden es klasse, dass Personio jetzt die Integration mit GoogleMeets hat und automatisch bei der Terminierung von Vorstellungsgesprächen individuelle Links erstellt werden.

Allerdings gibt es seit dem letzten Update ein mehr oder weniger großes Problem mit der Terminierung und ich würde gerne zum einen wissen, ob es nur uns so geht, und zum anderen, welche Lösung es dafür gibt.

 

Dafür würde ich euch kurz den alten Ablauf schildern bzw. wie es bis jetzt war:

  • Ich als Recruiter erstelle bei Personio als Organisator einen Termin und lade die entsprechenden Kollegen ein.
  • Besagte Kollegen erhalten per Mail eine Einladung zu eben diesem Termin, den sie annehmen oder ablehnen können (eben ganz normal im Kalender).
  • Mir als Organisator wird der Termin im Kalender angezeigt, ich muss ihn jedoch nicht bestätigen und erhalte keine Mail.

 

Das ist das alte System, das bestens funktioniert hat und auch dem entspricht, worauf es im Recruiting ankommt. Seit dem letzten Update ist das System nun jedoch wie folgt:

  • Ich als Recruiter erstelle bei Personio als Organisator einen Termin und lade die entsprechenden Kollegen ein.
  • Besagte Kollegen erhalten per Mail KEINE Einladung oder Info mehr, da sie plötzlich bei ihren Google Kalendern als Organisatoren erscheinen, ohne dass ich daran etwas ändern könnte.
  • Mir als ursprünglicher Organisator werden plötzlich Termineinladungen zu diesem Termin zugeschickt, obwohl ich ursprünglich als Organisator nicht an dem Termin teilgenommen habe. 

Hier werden also die Rollen plötzlich ohne Vorwarnung vertauscht, was ein großes Problem mit sich bringt: Da die Kollegen keine Einladungen per Mail erhalten und die Termine einfach ohne Ankündigung im Kalender erscheinen, verpassen unsere Kollegen ihre Vorstellungsgespräche. Wir müssen jeden händisch anschreiben und ihm sagen, wann der Termin stattfindet, damit er dran denkt. Dieser Aufwand ist enorm und wir bezweifeln, dass diese plötzliche Verschlimmbesserung beabsichtigt ist.

 

Wie lösen wir intern das Problem? Oder kann Personio da etwas machen?

Hallo JuEh,
 

du sprichst mir aus der Seele. Wir haben uns gefreut, dass es nun die Integration mit Google Meets gibt und sehen das von dir beschriebene Problem ebenfalls als Problem. Hinzu kommt, dass man als Recruiter im Nachgang den Termin nicht mehr ändern kann, da man ja kein Organisator ist. Außerdem erhält man automatisch von den Kollegen, denen man einen Termin eingestellt hat, eine Bestätigung des Termins, obwohl sie ihn in Wirklichkeit noch nicht bestätigt haben.

Daher nutzen wir derzeit die Möglichkeit in dieser Form auch nicht und gehen wieder den “alten” Weg.

Was sagt denn das Personio-Team dazu?

Viele Grüße!

Hallo @Sandra99  und @JuEh ,

Vielen Dank für Euer Feedback! Wir schauen uns das direkt genauer an!

Um das Thema genauer zu verstehen wäre es super, mit euch kurz zu sprechen :)
Ich schicke euch jeweils eine persönliche Nachricht mit meinem Calendly Link um einen Termin auszumachen.

Ich freue mich auf unser Gespräch :)

Liebe Grüße
Fabian

Hi @Sandra99, Hi @JuEh,

vielen Dank für Euer Feedback an unseren Produkt Manager Fabian. :) 

Ich habe ein Update für Euch:
Unser Produkt Team wird in den nächsten Tagen einen Fix einführen, der das Problem zwar nicht komplett löst (leider unmöglich), aber zumindest deutlich reduziert.

Liebe Grüße,
Lena

Das Problem ist anscheinend nicht gelöst. Meine Leute bekommen auch kein Termin mehr… Davor war es wirklich besser.

 

Hallo @CristinaC,

das Thema kam nochmal auf und ich mich intern nochmal erkundigt. Sobald ich eine Rückmeldung erhalten habe, gebe ich dort auch ein Update. Aktuell gehe ich jedoch davon aus, dass dies momentan unvermeidbar ist, da ich auch damals die Rückmeldung erhalten habe, dass die Situation mit dem Organisator nicht komplett gelöst werden kann.

Der Organisator in Personio muss seit kurzem nicht unbedingt mehr der Meeting-Organisator sein. Es wird nun immer der Video Conferencing Host der Meeting-Organisator sein. Hier gibt es eine Limitierung von Cronofy, die es nicht erlaubt Meetings “im Auftrag von Anderen” zu erstellen.
Sollte also der Organisator in Personio ein anderer sein als der Video Conferencing Host, zählt der Organisator in Personio als Teilnehmer und bekommt eine Einladung per Mail, jedoch der Video Conferencing Host nicht. Wie das im Kalender aussieht habe ich, wie oben beschrieben für der verlinkten Post angefragt. :) 

Ich hoffe, ich kann damit weiterhelfen. Bei Rückfragen, markiere mich gerne nochmal mit dem @ Zeichen, dann erhalte ich auch eine Mail. :) 

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena @anna-maria.mueller ,

 

für uns stellt dieser Setup auch ein Problem dar: Wenn ich als Recruiter einen Interview-Termin organisiere und einen der Teilnehmer als Meeting-Host über die Zoom-Integration einsetze, führt das dazu, dass er (als “Organisator”) keine Kalendereinladung mehr erhält. Ich muss ihn also manuell informieren oder riskiere, dass er den Termin verpasst/zu spät wahrnimmt. 

 

Viele Grüße

Lena

Hi @lekaho,

verstehe. Nur noch eine Rückfrage. Ihr möchtet nicht als Organisator eingetragen sein, da es Eure Kalender blocken würde?

Es gibt eine Idee, in der zwischen dem Organisator und dem Host unterschieden werden soll: 

Würde Dir solch eine Änderung auch weiterhelfen?

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena, neindas mit dem Kalender-Blocken ist nicht unser Problem. Was ich machen möchte:

  • Ich organisiere/schedule ein Interview (um z.B. der Hiring Managerin Arbeit abzunehmen)
  • Ich nehme selbst aber nicht teil
  • Ich nutze den Zoom-Account der Hiring Managerin (weil ich mein eigenes Zoom in der Zeit brauche)
  • Sie soll trotzdem eine Benachrichtigung in Form einer E-Mail-Einladung erhalten, damit sie mitbekommt, dass der Termin an dem entsprechenden Tag eingestellt ist
  • (Ob der Termin bei mir auch im Kalender steht, ist mir relativ egal)

Hallo @CristinaC und @lekaho,

vielen Dank für Eure Geduld.

Ich habe mich noch einmal in die Thematik eingelesen und war in Kontakt mit unseren Produktentwickler*Innen.

Aktuell ist der Workflow hier weiterhin, wie weiter oben von Lena beschrieben, dies hat den Hintergrund, dass einige Funktionen an die Funktionsweise von Cronofy angepasst wurden, damit die Übermittlung der Termine und co. so stattfinden kann.
Daher haben wir leider noch immer keine andere Antwort, als die, dass die Funktion aktuell keine manuelle Anpassung der Video-Hosts zulässt. 

Ich habe dazu jedoch intern Rücksprache gehalten und Euer Feedback intern auch noch einmal als Feedback / Funktionswunsch an unsere Produktentwickler*Innen weitergeleitet und hoffe, dass wir hier zukünftig, ggf. gemeinsam mit Cronofy, eine gute Lösung für Euch finden.

 

Sollte sich dahingehend etwas tun, werden wir Euch innerhalb Eures Dashboards und/oder unter diesem Thread informieren! 😊
 

Ich bedanke mich für Euer Verständnis und die Geduld und wünsche Euch schon einmal ein erholsames Wochenende! 🌻

LG Jenni

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