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Einstellungsprozess: Top-Positionen 40 % schneller besetzen

Einstellungsprozess: Top-Positionen 40 % schneller besetzen
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Liebe Community, 

Unternehmen fällt es immer schwerer, top Positionen schnell zu besetzen, vor allem im IT-Bereich. Und Personio war in 2021 keine Ausnahme. Obwohl unser Engineering Talent Acquisition Team Hiring-Ziele im zweistelligen Bereich hatte, unterschrieben bis Ende Juni 2021 nur fünf Engineering Manager. Unserem Senior Talent Acquisition Manager, Kálmán Györy, wurde klar, dass sie ihren Einstellungsprozess rasch umstrukturieren mussten.

In diesem Artikel zeigt er, wo das Team die größten Hebel gesehen hat und wie sie es geschafft haben, mit ein paar gezielten Änderungen top Stellen im Engineering-Bereich um 40 % schneller zu besetzen.

 

Was führte zum langsamen Einstellungsprozess?

Der erste Schritt in Richtung Optimierung war eine gründliche Untersuchung, was genau die Ursachen für die langsamen Ergebnisse sein könnten.

1. Zu viele Kommunikationslücken

“Es handelte sich um sehr technische Positionen, die viel Input erforderten”, berichtet Kálmán. “Wir im Recruiter Team waren uns nicht ganz einig, was wir von den Bewerber:innen erwarten sollten, was mitten im Prozess zu viel Hin und Her zwischen uns und den Führungskräften führte.” Dies lag daran, dass das Engineering Talent Acquisition Team nicht immer sicher war, ob die Kandidat:innen den Anforderungen entsprachen.

2. Zu wenig Zeit vorhanden

Damals waren sowohl das Talent Acquisition Team als auch die Führungskräfte mit Interviews überlastet. Das hat dazu geführt, dass sie ihre Evaluationen zu den Kandidat:innen nicht innerhalb der erforderlichen 24 Stunden einreichen konnten. Die Folge: Der Einstellungsprozess wurde nochmals verzögert.

3. Der Prozess bestand aus zu vielen Schritten (und Lücken)

Vor der Optimierung bestand Personios Einstellungsprozess für Engineering-Manager-Rollen aus 1) einem Gespräch mit HR, 2) der Führungskraft, 3) einem technischen Fallbeispiel 4) einem Management-Fallbeispiel und 5) einer finalen Interview-Runde mit potentiellen Kolleg:innen und den Gründern, um Team-Fit und Werte zu prüfen.

Das Management-Fallbeispiel sollte zu Hause erledigt werden – in 7-10 Tagen. Dies führte zu erheblichen Verzögerungen auf einem ohnehin schon hart umkämpften Talentmarkt.

4. Selbst auferlegte Schritte verzögerten den Prozess

Schließlich gab es nach jedem Interview-Prozess noch ein Gremium, “selbst wenn die Entscheidung eindeutig ‘Go’ war”, sagt Kálmán. Die Wartezeiten für diese Gespräche konnten recht hoch sein, da sie von der Verfügbarkeit mehrerer Personen abhingen. Das verlangsamte Einstellungen enorm.

 

Mit 3 internen Maßnahmen das Recruiting beschleunigen

Nach dem ersten Halbjahr setzte sich das Engineering Talent Acquisition Team zusammen und überlegte nach Maßnahmen, um im zweiten Halbjahr noch einmal richtig Gas geben zu können.

1. Versorgen Sie Recruiter:innen mit nötigen Informationen

“In unserem Fall stellte Personio für eine sehr spezifische Rolle mit sehr spezifischen Fähigkeiten ein”, erzählt Kálmán. Dies erforderte einen regen Austausch zwischen den Personalverantwortlichen und dem Talent Acquisition Team.

“Die Recruiter mussten genau verstehen, was die Engineering Manager mitbringen mussten. Dies erforderte eine gute Absprache zwischen uns und den Fachabteilungen, und eine regelmäßige Kommunikation, wenn sich die Anforderungen änderten.”

Beispiel:
Nachdem wir einen neuen Leitenden Entwickler eingestellt hatten, änderten sich beispielsweise die Erwartungen des Talent Acquisition Teams an die Bewerber:innen. Sie erkannten, dass es bei dieser Rolle mehr um das Personalmanagement und weniger um die technische Führung gehen würde.

2. Führen Sie eine Task Force ein

Manche Rollen gleichen sich für Außenstehende, sind dann aber doch unterschiedlich. Das hat auch unser Talent Acquisition Team bei den Rollen “Plattform-Engineering” und “Produkt-Engineering” erkannt. “Es war wichtig, uns mit Kolleg:innen aus beiden Bereichen zusammenzusetzen und die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen beider Rollen zu verstehen”, sagt Kálmán.

Also wurde eine Task Force ins Leben gerufen, die zusammen Bedürfnisse und Herausforderungen geschärft hat. Sie bestand aus

  • zwei Engineering Directors: Neueinsteiger, die frische Ideen und Erfahrungen aus anderen Unternehmen einbringen konnten,
  • einem Senior Engineering Manager: seit 2017 bei Personio, mit Hintergrundwissen zu früheren Herausforderungen, und
  • einem Recruiter, um Erfahrungen der Kandidat:innen besser einschätzen zu können und sie erfolgreich für den weiteren Prozess vorzubereiten.

3. Eine klare Roadmap für Veränderungen schaffen

Wie stellt man sicher, dass der Einstellungsprozess so schnell wie möglich optimiert werden kann? Indem man streng ist, sagt Kálmán: “Wir haben einen Projektplan erstellt, der alle Schritte unseres neuen Prozesses enthält. Um schnell voranzukommen, haben wir wöchentliche Meetings angesetzt und klare Fristen gesetzt.”

Auch Ideen, wie die komplette Candidate Experience verbessert werden konnte, sind direkt in die Gespräche eingeflossen. So konnte das Team sicherstellen, schnell top Talente einzustellen.

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Wie Sie den Einstellungsprozess für Kandidat:innen straffen und somit Ihren Prozess beschleunigen, erfahren Sie im vollständigen Artikel


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