Liebe Community, 

Teams und Organisationen, die skalieren wollen, brauchen ein Verständnis für die Kosten, die im Einstellungsprozess entstehen. 

Kosten als rein monetäre Metriken zu sehen, ist zwar verlockend, ich halte es aber für hilfreich, wenn HR Teams sie als ein umfassenderes Konzept betrachten. In diesem Artikel zeige ich euch deshalb, wie Kosten als KPI die Qualität Ihrer HR-Arbeit und Ihres Recruitings beeinflussen. – Ross Seychell, Chief People Officer, Personio

Wo fangen Kosten im HR überhaupt an?

Alles hat einen Preis. Diese Lebensweisheit gilt auch für Ihre HR-Tätigkeiten und Prozesse.
Einige HR-Kosten sind offensichtlich, doch auch versteckte oder schwieriger zu quantifizierende Kosten haben einen Effekt auf Ihren Geldbeutel.

In meiner eigenen Arbeit habe ich festgestellt, dass es um ein Gleichgewicht zwischen Kosten und Investitionen geht. Im HR gibt es sowohl direkte Kosten, die in einem bestimmten Moment entstehen und bezahlt werden. Und dann gibt es noch die Investitionen, also Kosten, die ihr zwar jetzt tragt, die aber ihre Wirkung aber erst später entfalten.

Letztendlich geht es um eine Balance zwischen beidem, um Qualität im Unternehmen sicherzustellen. Bedeutet: Wer Kosten im Sinne von Investitionen scheut, bekommt normalerweise weniger Qualität.

Wenn es zum Beispiel um die Einstellung von Mitarbeiter:innen geht, gibt es nicht die eine Erfolgs-Metrik. Auch wenn wir letztendlich auf Einstellungskosten achten, müssen wir auch andere Faktoren berücksichtigen, z. B.:

• Benötigte Zeit bis zur Einstellung (time-to-hire)
• Benötigte Ressourcen bis zur Einstellung
• Verhältnis Bewerbungen – Jobangebot
• Verhältnis Jobangebot – Jobannahme
• Metrik für die Bewerbererfahrung
• etc.

Wenn ihr euch rein auf das Geld konzentriert, das ihr ausgebt, könnte das die Qualität im Prozess beeinträchtigen. Denn wenn ihr weniger ins Hiring investiert, wird sich das mit ziemlicher Sicherheit negativ auf die Qualität eurer Belegschaft auswirken. Und das kann weitreichende Auswirkungen auf eure Organisation, euer Team und eure Arbeitgebermarke haben.

Kosten müssen demnach aus zwei Blickwinkeln betrachtet werden: 1) Was stecken wir rein? 2) Was kriegen wir raus?

Welchen Einfluss haben Prozesse auf eure Kosten?

Kosten sind nicht nur ein Geldbetrag, sondern müssen ganzheitlich betrachtet werden. Das führt mich zum nächsten Punkt: Ihr müsst Kosten als einen Faktor von Zeit verstehen.

Die durchschnittlichen Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters liegen in Großbritannien bei umgerechnet ca. 3.500 Euro. Darunter fallen Kosten für Recruiter, Hiring Manager, Stellenanzeigen usw. Gleichzeitig dauert der durchschnittliche Interviewprozess etwa 27,5 Tage.

Der Recruiting-Prozess bedeutet für euer Team also nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Aufwand. Wir müssen also die Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters und die Zeit, die das Recruiting-Team pro Einstellung benötigt, ins Verhältnis setzen. Ein effizienterer Prozess hilft Ihnen dabei, die Kosten zu reduzieren und die Zeit für Einstellungen deutlich zu senken.

Wie viel investiert euer Team in die Candidate Experience?

Ihr wollt die Kosten senken, ohne dass die Qualität der Einstellungen leidet? Dann solltet ihr euch euren Einstellungsprozess genau ansehen. Konkret: Das Verhältnis der Anzahl an Bewerber:innen zu denen, denen Sie tatsächlich ein Jobangebot machen.

Wenn ihr immer mehr Kandidat:innen durch euren Recruitingprozess schleust, ohne dass ihr mehr von ihnen ein Angebot macht, läuft etwas falsch. Besonders wachsende Organisationen müssen in der Lage sein, diese Faktoren gekonnt auszubalancieren.

In unserem Recruiting haben wir verschiedene Initiativen ergriffen, um die Qualität und den Faktor Zeit im Gleichgewicht zu halten:

• Wir haben sogenannte “Bar Raiser”-Interviews eingeführt. Hier sind Mitarbeitende aus verschiedensten Abteilungen am Interviewprozess beteiligt. Sie werfen einen objektiven Blick auf unsere Kandidat:innen und bewerten ausschließlich, ob sie kulturell zum Unternehmen passen. Das hilft uns, die Messlatte für die Qualität unserer Einstellungen hoch zu halten.
• HR arbeitet eng mit den Hiring Managern zusammen, um die Profile und Jobanforderungen für die einzelnen Rollen voll und ganz zu verstehen. Auf diese Weise können wir die “falschen” Kandidat:innen schon zu Beginn herausfiltern – und nicht erst später, wenn wir schon viel Zeit investiert haben.
• Wir erklären Kandidat:innen genau, auf wen sie in den einzelnen Interviewschritten treffen werden, damit sie sich vorbereiten können. So wird die Zeit aller Beteiligten am effektivsten genutzt.

All diese Initiativen beschleunigen das Tempo beim Hiring, ohne dass die Qualität leidet. Natürlich ist unser HR Team trotzdem gefordert, aber mit dem richtigen Fokus halten wir die Balance zwischen Kosten und Zeit.

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Im vollständigen Artikel geben wir euch noch ein paar Einblicke, wie wir es bei Personio machen.