Liebe Community, 

die Unterlagen sind gesichtet, die Vorauswahl der Kandidat:innen ist getroffen – das Gespräch steht an. Im War for Talents sollten jetzt auch Recruiter:innen auf dem Parkett glänzen. Erfahrt hier, wie ihr euch am besten auf das persönliche Treffen vorbereitet, das Gespräch in einzelnen Phasen sinnvoll strukturiert und mit der passenden Gesprächsführung für einen positiven Verlauf sorgt. 

Für ein erfolgreiches Gespräch, das für beide Seiten einen positiven Eindruck hinterlässt, ist es wichtig, sich gezielt vorzubereiten. Klärt organisatorische Fragen, wie Terminauswahl, Dauer des Gesprächs, Einladung interner Teilnehmer sowie deren Briefing und bucht den Besprechungsraum (wenn es ein persönliches Gespräch ist). Zudem solltet ihr die Bewerbungsunterlagen noch einmal genau durchgehen und Fragen für das Interview notieren.

Die wichtigsten Phasen in der Gesprächsführung

Beim ersten persönlichen Treffen ist es nicht nur an den Bewerber:innen, sich von ihrer besten Seite zu zeigen – auch ihr solltet darauf achten, einen guten Eindruck zu vermitteln und euch strukturiert und professionell zu präsentieren. Das gelingt am einfachsten, wenn ihr dem Gespräch eine Struktur gebt – dabei ist es hilfreich, es in die einzelnen Phasen der Gesprächsführung zu untergliedern:

Phase eins – Begrüßung und Smalltalk

Der Einstieg ins Gespräch gibt die Richtung und Stimmung für den weiteren Verlauf vor. Mit einer herzlichen Begrüßung und Fragen etwa nach der Anreise könnt ihr Bewerber:innen von ihrer Nervosität ablenken und für eine entspannte Atmosphäre sorgen.

Phase zwei – Interview

Jetzt geht es darum, Kandidat:innen möglichst gut kennenzulernen und die Eignung für die Position zu beurteilen. Eine gute Möglichkeit hier viel zu erfahren ist, die Bewerber:innen erst mal über sich selbst frei erzählen zu lassen.

Nach dieser Vorstellung können ihr euren Fragenkatalog einsetzen, der Fragen zu Motivation, Qualifikation und Persönlichkeit des Kandidaten enthält. Auch fachspezifische Fragen und kleinere Aufgaben können hier gestellt werden, um mehr über das Know-how der Kandidat:innen zu erfahren. In diesem Teil des Gesprächs solltet ihr euch unbedingt Notizen machen, die euch später helfen können, eure Eindrücke zu bewerten und verschiedene Bewerber miteinander zu vergleichen.

Phase drei – Vorstellung des Unternehmens

In der kurzen Präsentation des Unternehmens sollten Bewerber:innen alles für die Position Wichtige erfahren. Die Themen hier sind etwa

• Unternehmensbereiche
• Unternehmenskultur
• Anforderungen an die neue Stelle
• Hierarchien
• das neue Team
• Arbeitszeiten– und Urlaubsregelungen.

Phase vier – Rückfragen des Bewerbers

Jetzt solltet ihr eurem Gegenüber Zeit geben, gezielt nachzufragen und Unklarheiten zu beseitigen. Geht offen auf die Themen ein, und beantwortet auch kritische Fragen.

Phase fünf – Gesprächsabschluss

Üblicherweise ist es jetzt an der Zeit, formale und vertragliche Bedingungen zu der neuen Stelle zu klären, wie Arbeitsbeginn, Wochenstunden, Dauer des Arbeitsverhältnisses und Gehalt. Außerdem gebt ihr dem Bewerber einen Überblick, wie es nun weitergeht: Wann ihr euch melden, ob es eine zweite Runde gibt oder einen Probearbeitstag. Zum Beenden des Gesprächs bedankt ihr euch, begleitet die Kandidat:innen zum Ausgang und verabschiedet euch.

Methoden und Modelle der Gesprächsführung

Neben einer guten Strukturierung spielt auch die passende Gesprächstechnik eine wichtige Rolle für den Verlauf. Dazu zählt das Stellen der passenden Fragen in jeder Phase. So schafft Verbindlichkeit. Die Fragen sollten offen formuliert, also nicht nur mit Ja oder Nein zu beantworten sein. Dadurch motiviert ihr euren Gegenüber, aus sich herauszugehen und mehr über Motivation, Soft-Skills, Persönlichkeit und Kritikfähigkeit der Bewerber:innen zu erfahren.

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Mit aktivem Zuhören signalisiert ihr Interesse und baut Vertrauen auf. Eine offene, unvoreingenommene und respektvolle Haltung zu eurem Gegenüber sollte zudem während des gesamten Gespräches vorherrschen.

Verschiedene Methoden der Gesprächsführung sind

• Motivierende Gesprächsführung
• Lösungsorientierte Gesprächsführung
• Systemische Gesprächsführung

Viele dieser Methoden stammen aus dem Coaching, der Psychotherapie und der Sozialarbeit. Ihnen liegen unterschiedliche Ansätze und Schwerpunkte zugrunde, die je nach Anforderung zum Einsatz kommen. Wer in der Gesprächsführung glänzen will, sollte sich mit diesen Methoden etwas genauer beschäftigen, denn sie können dabei helfen, Konflikte zu lösen, Kritik zu äußern und anzunehmen oder Motivationen zu ergründen.

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Welche Do’s und Don’ts gibt es bei der Gesprächsführung? Unser Artikel hat die Antwort.