Hallo liebe Community,
ich bin Marcel und arbeite als Talent Acquisition Partner bei Personio. In den letzten Jahren haben wir unser Recruiting stetig weiterentwickelt, um mit dem Wachstum von Personio Schritt zu halten. Ein zentrales Element dabei ist Structured Interviewing, und ich möchte Euch heute einen kleinen Einblick geben, wie wir diesen Ansatz bei Personio konkret leben.
🚀 Warum Structured Interviewing?
In einem dynamischen, internationalen Umfeld wie Personio ist Fairness und Objektivität im Recruiting entscheidend. Structured Interviewing sorgt dafür, dass alle Kandidat:innen anhand klarer Kriterien bewertet werden – unabhängig davon, wer das Interview führt oder für welches Team rekrutiert wird.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Transparenz: Entscheidungen sind nachvollziehbar.
- Vergleichbarkeit: Einheitliche Bewertung aller Kandidat:innen.
- Effizienz: Klar strukturierter Prozess spart Zeit.
- Candidate Experience: Fairness und Wertschätzung im Verfahren.
- Diversity & Inclusion: Reduktion von Bias, Förderung von Vielfalt.
🛠 So läuft Structured Interviewing bei Personio – Schritt für Schritt mit Praxisbeispielen
1. Bedarfsklärung & Kompetenzprofil
Der Startpunkt für unseren strukturierten Interviewprozess ist immer die enge Abstimmung mit den Hiring Managern und relevanten Stakeholdern.
Wie wir das bei Personio umsetzen:
Gerade für große Abteilungen wie Revenue und Success haben wir abteilungsübergreifende Kompetenzprofile entwickelt, die für die meisten Positionen passen. Wir können auf einen sorgfältig erarbeiteten Kompetenzkatalog zurückgreifen – und passen diesen bei Bedarf gezielt an.
💡Praxis-Tipp: Den Kompetenzkatalog einmal gründlich erarbeiten und regelmäßig auf Aktualität prüfen – das spart später enorm viel Zeit!
2. Entwicklung von Interviewleitfäden
Mit dem Kompetenzprofil als Basis entwickeln wir für jede Rolle konkrete Interviewleitfäden.
Wie wir das bei Personio umsetzen: Für jede relevante Kompetenz werden gezielte Fragen formuliert, die auf echte Praxisbeispiele abzielen – zum Beispiel:
„Erzähl mir von einer Situation, in der du mit einem schwierigen Kunden umgehen musstest.“ So stellen wir sicher, dass wir vergleichbare und aussagekräftige Antworten erhalten. Wir achten darauf, dass pro Gespräch nicht zu viele Themen abgefragt werden, damit der Fokus erhalten bleibt.
3. Festlegung von Bewertungskriterien
Ein wichtiger Schritt ist die Definition klarer Bewertungskriterien. Für jede Frage und Kompetenz gibt es eine einheitliche Bewertungsskala, die wir gemeinsam mit den Interviewern festlegen. Das macht die Bewertung objektiv und nachvollziehbar.
4. Schulung & Enablement aller Stakeholder
Structured Interviewing funktioniert nur, wenn alle Beteiligten – vom Interviewer bis zum Hiring Manager – die Methode verstehen und anwenden können. Deshalb bieten wir interne Schulungen, Guidelines und Best Practices an.
💡Praxis-Tipp: Gerade neue Interviewer profitieren davon, im ersten Durchlauf gemeinsam mit erfahrenen Kolleg:innen zu interviewen und Feedback zu erhalten.
5. Durchführung & Dokumentation der Interviews
Die Interviews laufen bei uns streng nach dem erarbeiteten Leitfaden ab. Jede:r Interviewer:in konzentriert sich auf bestimmte Kompetenzen und nutzt die vorab definierten Fragen. Während des Gesprächs werden die Eindrücke und Antworten direkt dokumentiert – und nach dem Gespräch im Kandidatenprofil im Personio-System gesichert. Das sorgt für maximale Transparenz und bildet die Grundlage für die spätere Entscheidungsfindung.
6. Bewertung & Entscheidungsfindung
Nach den Interviews kommen alle Beteiligten zu einem gemeinsamen Debrief zusammen. Wir besprechen unsere Eindrücke, gleichen sie ab und treffen auf Basis der strukturierten Dokumentation und Bewertung eine fundierte Entscheidung – das Bauchgefühl bleibt außen vor.
7. Feedback & kontinuierliche Verbesserung
Nach jedem abgeschlossenen Prozess nehmen wir uns Zeit für eine gemeinsame Reflexion: Was hat gut funktioniert? Wo gibt es Verbesserungspotenzial?
Wie wir das bei Personio umsetzen: Gerade bei regelmäßig ausgeschriebenen Rollen profitieren wir enorm davon, dass wir auf etablierte Kompetenzprofile und einen bewährten Interviewprozess zurückgreifen können. Für neue oder sehr spezialisierte Rollen investieren wir bewusst mehr Zeit in die Abstimmung mit allen relevanten Stakeholdern.
Mit diesem Ansatz schaffen wir es, Recruiting bei Personio nicht nur effizienter, sondern vor allem fairer und transparenter zu gestalten – und sorgen dafür, dass jede:r Bewerber:in die gleichen Chancen erhält!
🤝 Mein Personio-Tipp für Euch
Nutzt Personio Recruiting konsequent für die Dokumentation und Bewertung im Interviewprozess:
- Erstellt individuelle Kategorien für die Interviewphasen je nach Rolle.
- Legt Bewertungsskalen und Kompetenzen als Evaluations-Vorlage im System an.
- So können alle Interviewer:innen zentral Eindrücke festhalten – das spart Zeit und sorgt für Transparenz.
🧠 Mein größtes Learning
Stakeholder frühzeitig einbinden!
Ein Beispiel: Kompetenzen für eine Rolle waren nicht final abgestimmt, trotzdem haben wir mit dem Interviewleitfaden gestartet. Das Ergebnis: Rückfragen, Änderungswünsche, Mehraufwand.
Fazit: Lieber zu Beginn mehr Zeit investieren, alle an Bord holen und Abstimmungen klären – das spart später Zeit und Nerven.
Ich freue mich auf eure Fragen, Erfahrungen und Anregungen zu unserem strukturierten Interviewprozess! Wie läuft es in Euren Teams? Welche Best Practices habt Ihr in Euren Recruiting Prozessen entwickelt?
Viele Grüße,
Marcel
Talent Acquisition Partner bei Personio
👤 Steckbrief
- Name: Marcel
- Rolle: Talent Acquisition Partner bei Personio
- Im HR-Team seit: Januar 2022
- Was begeistert Dich an HR? Recruiting bedeutet für mich, jeden Tag neue Talente kennenzulernen und aktiv mitzugestalten, wer unser Team verstärkt. Ich liebe die Mischung aus Menschenkenntnis, Abwechslung und echten Einfluss auf die Zukunft des Unternehmens zu haben.
