Genehmigungsworkflow nur für manuell erfasste Anwesenheiten erstellen

Hallo zusammen, 
dieses Thema beschäftigt mich auch. Und meiner Meinung nach ist es schon interessant zu unterscheiden. Bei großer Mitarbeiterzahl möchte ich nicht jeden Tag Genehmigungsanfragen für die am Terminal erfasste Arbeitszeit von allen Mitarbeitern erhalten. 
 

Bis vor kurzem wurden unsere Anwesenheiten noch in einem Fremdsystem erfasst und nach Personio importiert. Hat eine Mitarbeiter seine Arbeitszeit in der Vergangenheit korrigiert, habe ich dafür eine Genehmigungsanfrage erhalten.
Seit wir nun die Entrance-App nutzen, habe ich das Problem, dass das System nicht zwischen Anwesenheiten unterscheiden kann, die tatsächlich am Terminal oder über die Startseite erfasst werden, und jenen welche manuell z.B. für Tage in der Vergangenheit nachgetragen wurden. So werden jetzt - je nach Einstellung des Workflows - entweder alle Zeiten automatisch gewertet oder alle laufen bei mir zur Genehmigung auf.. 

Eigentlich möchte ich nur eine Genehmigungsanfrage erhalten, wenn Mitarbeiter Arbeitszeiten manuell nachtragen.
Auch hätte ich gern eine Genehmigungsanfrage, wenn Mitarbeiter Zeit an einem arbeitsfreien Tag nachtragen, z.B. Sa oder So. 
Gibt es hier eine Möglichkeit, die ich nicht kenne oder ist das in Personio schlichtweg nicht möglich?

Ich freue mich, wenn mir jemand helfen kann. 

Hallo zusammen, 

ich habe dies selbe Thematik und konnte bisher keine Lösung finden. Seid ihr schon weitergekommen? 

​@AKR 
Guten Morgen, 
ich habe das Thema mit dem Support besprochen. Es ist - und bleibt wohl erstmal so - dass Personio nicht unterscheidet zwischen einstempeln am Tablet bzw. über die Startseite oder Eingabe in im Anwesenheitsjournal. Man muss also alles einfach durchlaufen lassen oder halt alles genehmigen. 
Du kannst die über den Workflow nur ein paar Ausnahmen einstellen, wie z.B. Mitarbeiter war nicht am Unternehmensstandort usw. 
Oder man stellt im Zeitprofil ein, dass Zeiteinträge in der Vergangenheit gar nicht vom Mitarbeiter bearbeitet werden können. 
 

Jetzt muss ich mich hier auch einmal einmischen ;)

Wir haben leider auch das Thema, dass entweder alle Zeiten genehmigt werden müssen - was ein extremer Mehraufwand ist - oder eben gar keine.

In unseren Augen sind hier alle Türen und Tore für Arbeitszeitbetrug offen - ich kann ja einfach irgendwelche Zeiten eintragen ohne, dass es eine Kontrollinstanz gibt, die das ganz auf Plausibilität prüft.

Wie geht ihr denn damit um?

Liebe Grüße

Hallo Johanna, 

meines Wissens gibt es keine Alternative. Wir haben nun das Ändern von Zeiteinträgen in der Vergangenheit für die Mitarbeiter gesperrt. Das heißt, jeder der vergessen hat zu stempeln, muss hier aufschlagen und um Nachtrag bitten.

Viele Grüße

Guten Morgen ​@J0HANNA,

grundsätzlich ist kein System, egal mit welchen Unterscheidungen bei der Erfassung von Arbeitszeiten, vor Arbeitszeitbetrug gefeit. Denn haben Mitarbeitende die Intention bei der Erfassung zu betrügen, werden sie das auch schaffen. Und ich kenne keine Kontrollinstanz, die das ausschließen kann.

Nehmen wir einmal die beiden dargestellten Beispiele:

• Erfassung über ein Terminal bzw. digitale Stechuhr
  • Hier ist nicht gewährleistet, dass der MA nach dem Einbuchen Arbeitszeit leistet oder nicht. Hier wird lediglich technisch das Einbuchen erfasst.
• Nachträgliche Erfassung mit Workflow durch die Führungskraft
  • Die FK wird lediglich in einem Bruchteil der Fälle verlässlich die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeitenden verifizieren können. Eine Plausibilität findet hier ebenfalls nicht statt. 

Wir haben uns daher gegen die grundsätzliche Freigabe von Arbeitszeiten entschieden, unseren Führungskräften jedoch aufgetragen die Zeiten stichprobenartig zu checken und bei Ungereimtheiten zunächst auf den Mitarbeitenden zuzugehen. Eine nachträgliche Erfassung ist nur am Folgetag möglich. Alle anderen Änderungen müssen per Ticketsystem beantragt werden.

Viele Grüße

Jan