Personio und Jira

Da lese ich doch gerne mal mit, falls jemand Erfahrungen dazu teilen kann. Auch wir nutzen JIRA als Ticketsystem. 

Hi @Urari,
​​Hi @AM_HR,

grundsätzlich könnt ihr über unsere API zum Beispiel:

• Mitarbeiterdaten, Anwesenheiten, sowie Abwesenheiten abrufen und schreiben
• Dokumente in Mitarbeitendenprofile hochladen
• Daten aus individuellen Berichten abrufen
• Bewerbungen an Personio Recruiting senden

Schaut euch doch mal unsere Dokumentation dazu im Developer-Hub an.

Übrigens ist Jira als Integration in unserem Marketplace bereits sehr häufig angefordert worden und kann dort noch Upvotes von euch bekommen.

Beste Grüße
Silvan

Lieber @Silvan,

vielen Dank für deinen Input.

Ich gebe am besten ein konkretes Beispiel, vielleicht kannst du mir dann nochmal sagen, was alles möglich sein könnte durch die API:

Jede Anfrage an HR, der eine Aktion folgt, MUSS bei uns als Jira Ticket angelegt werden. Da diese Funktion nicht über Personio abgedeckt werden kann (soweit ich weiß), muss ein Jira Ticket für HR angelegt werden.

Beispiel: Herr Müller benötigt eine Korrektur auf seinem Lohnzettel. Weil er die Korrektur nicht in Personio anfragen kann (wir nutzen Conversations nicht, weil DE/EN nicht ausreichend sind und die Kommunikation über Teams, zwecks mangelnder Dokumentation im Nachgang, nicht erwünscht ist), legt Herr Müller ein Jira Ticket an und weist uns dieses mit einer Deadline zu.

Innerhalb des Jiratickets findet dann die Dokumentation statt (über die Kommentarfunktion) bis die Aufgabe erledigt ist und das Ticket geschlossen wird.

Im Idealfall würde jetzt in der Personio “Akte” von Herrn Müller, die Info auffindbar sein, dass eine Lohnzettelkorrektur vorgenommen wurde und auch zu welchem Datum und ein Link zum Jira Ticket führen.

Hast du hierzu Ideen? :)

Viele Grüße,

Sabina

Hi @Urari ,

tatsächlich ist Personio Conversations genau für solche Anwendungsfälle gedacht.

An sich gibt es in jedem Mitarbeitendenprofil den Reiter Notizen, in den man beispielsweise den Link, sowie eine kurze Beschreibung aufnehmen könnte. Allerdings bin ich der Meinung, dass die entsprechenden Felder nicht über unsere API verfügbar sind.

Es gäbe auch die Möglichkeit, ein benutzerdefiniertes Attribut der Art “Mehrzeiliges Textfeld” zu erstellen und dort immer den Link und vielleicht auch den Titel der Jira-Tickets des jeweiligen Mitarbeitenden abzulegen. Hier müsste man nur beachten, dass man zuerst den bestehenden Wert des Attributs abruft, um die Details eines neuen Jira-Tickets ergänzt und erst dann zurück an Personio sendet.

Vielleicht hilft Euch diese Idee ja ein Stück weiter.

Beste Grüße
Silvan

Hallo ​@Urari ​@AM_HR ,

wir nutzen ebenfalls Jira und Personio in unserem Unternehmen. Für uns war es besonders wichtig, eine Lösung für die Arbeitszeiterfassung zu finden. Unsere Entwickler arbeiten überwiegend in Jira, da für die Projektabrechnung entscheidend ist, die aufgewendeten Zeiten dort zu erfassen. Gleichzeitig benötigen wir jedoch die Arbeitszeiten auch in Personio.

Leider gab es bisher keine Jira-Erweiterung, die beide Systeme nahtlos miteinander verbindet. Das führte bei uns zu einer doppelten Zeiterfassung – mit allen bekannten Risiken und Nebenwirkungen. Da wir als Spezialist für individuelle Softwareentwicklung das notwendige Know-how im Haus haben, haben wir uns entschieden, die Personio API für diesen Datenaustausch zu nutzen.

Im Jahr 2024 haben wir eine eigene Jira-Erweiterung entwickelt und zunächst intern eingesetzt. Mittlerweile ist die Software so ausgereift, dass wir sie über den Atlassian Marketplace auch anderen zur Verfügung stellen. Ihr findet sie unter dem Namen JPsync. Der Name ist Programm: J(ira) & P(ersonio) sync! 😉
Grundsätzlich kann ich die Nutzung der API empfehlen. Sie ist gut dokumentiert und läuft recht stabil. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, die Berechtigung des Zugriff über die API detailliert zu steuern. Das sorgt für zusätzliche Sicherheit und schafft Vertrauen – schließlich möchte niemand, dass unbefugte Personen die falschen Daten über die API abrufen können.
Viele Grüße
Daniel