Shyftplan Integration

Gut zu wissen. Dann teste ich Shyftplan erst gar nicht. Wir bräuchten nämlich einen Ersatz für die Personio Zeiterfassung.

Hallo @Christina.Perzl,

was genau funktioniert denn nicht mit der Integration?

Die Datenübertragung zwischen Personio und Shyftplan, oder etwas in Shyftplan selbst?
Welche Funktionen von Shyftplan nutzt ihr denn?

Für alle Mitleser*innen als Info, shyftplan bietet Lösungen für Mitarbeiterkommunikation & -einsatzplanung, Abwesenheitsmanagement, Zeiterfassung, Stundenkonten und HR-Management an. Das sind einige Funktionen. Bei der Integration geht es hauptsächlich um die Übertragung der Mitarbeiterdaten, wenn neue Mitarbeiterprofile angelegt werden, dann werden die auch in Shyftplan erstellt, sodass neue Mitarbeitende direkt mit in der Schichtplanung berücksichtigt werden können.

@MischMaster, wie in einem anderen Post bereits erwähnt, bietet es sich an, nach einem Integrationspartner von Personio zu sehen, da hier zumindest immer mit den Mitarbeiterdaten ein Abgleich stattfindet. Sobald Du ein anderes passendes Tool für Eure Zeiterfassung findest, teile Deine Erfahrung gerne mit der Community. 

Liebe Grüße,
Lena

Hallo Lena,

wir spielen gerade auch mit dem Gedanken Shyftplan einzuführen als Ersatz für die Personio-Zeiterfassung, weil es bei Personio keine Möglichkeit zum Eintragen von Nachtschichten usw. gibt - aus diesem Grund läuft die Übermittlung der Arbeitszeiten ebenfalls ins Leere, wenn es um Nachtschichten geht. Dies ist auch für uns ein großes Thema und würde dazu führen ein Parallelsystem etablieren zu müssen. Zusätzlich arbeiten Shyftplan und Personio völlig unterschiedlich, wenn es um Abwesenheiten geht. Während Personio die monatliche Arbeitszeit, um die Abwesenheiten reduziert, bleiben bei Shyftplan die Monatsstunden erhalten und die Abwesenheiten werden mit der täglichen Arbeitszeit erfasst. Die Shyftplan-Variante ist auch unsere favorisierte Version, da die Personio-Variante immer zu manuellem Aufwand führt, da diese Logik auch nicht der Datev-Logik folgt.

Zusätzlich kann Shyftplan nicht die Zuschläge für Nacht-, Wochenend- und Feiertagsschichten an Personio übermitteln, da es in Personio ebenfalls keinen Anknüpfungspunkt gibt. Shyftplan hat den smarten Vorteil Zuschläge in € oder % zu berechnen. Diese Möglichkeit fehlt bei Personio gänzlich und wird von uns seit 2019 angefragt. Somit sind auch hier bei Shyftplan weiterhin csv-Exporte notwendig und wir können nicht, wie vorgesehen, die DATEV-Schnittstelle aus Personio nutzen.

Personio ist zudem sehr unflexibel, was Arbeitszeitmodelle angeht. Wir arbeiten auf Jahres- und Monats-Basis und nicht auf Wochenbasis. Aus diesem Grund müssen wir ebenfalls alles über Shyftplan parallel abdecken, da sonst sämtliche Arbeitszeitkonten falsch laufen. Zudem gibt es in Bezug auf Arbeitszeitkonten rechtliche, wie tarifvertragliche Regelungen, die entsprechend umgesetzt werden müssten. Auch dies ist in Personio grundsätzlich nicht abbildbar. (Beispiel: Deckelung des Arbeitszeitkontos, Einsicht des Arbeitszeitkontos für Mitarbeiter, einmal im Jahr Arbeitszeitkonto nullen, usw., Abbau Überstunden als Abwesenheit wird nicht vom Arbeitszeitkonto abgezogen, 13 Wochen-Schnitt ist nicht möglich, usw.).

Zusätzlich kommt dann noch das Thema mit der Synchronisation der Abwesenheiten: Es gibt zwar die Möglichkeit, dass Personio die Abwesenheiten an Shyftplan übermittelt, dies geschieht wohl aber nur 1x täglich, was uns bei der Schichtplanung dann irgendwie nicht weiterhilft. Beispiel: Ein Mitarbeiter meldet sich heute morgen krank und trägt es in Personio ein, die Übermittlung findet aber in der Nacht statt, somit ist man darauf angewiesen, dass entweder die Personalabteilung oder der kranke Mitarbeiter sich parallel nochmal bei shyftplan anmeldet und auch dort seine Krankheit einträgt, da sonst der nachgelagerte Krankmeldeprozess in beiden Programmen nicht läuft (Personio: AU hochladen usw., Shyftplan: offene Schichten, die an Kollegen verschickt werden). Worst case wäre dann, dass er sich am Nachmittag für die restliche Woche krank meldet - auch dies würde dann erst am Folgetag in Shyftplan auftauchen. wo eigentlich schon Ersatz gefunden sein muss. Auch hier wäre dann wieder ein doppelter Prozess notwendig und die nachfolgenden Krankentage müssten manuell in Shyftplan eingepflegt werden (von wem auch immer).

Bzgl. Arbeitszeitmodellen bietet hier Personio ebenfalls nicht das notwendige Umfeld an, so dass auch hier in einem Parallelsystem, wie Shyftplan alles gepflegt werden muss und man sich dauerhaft in zwei Umgebungen aufhalten muss. Im Detail:  Vertraglich Arbeitstage Mo - So, jedoch ausgehend von einer 5 Tage-Woche, durchschnittlich 40 Wochenstunden, Betriebsvereinbarung: max. 10 Tage am Stück arbeiten usw. Auch hier merkt man leider, dass Personio für die normale Bürotätigkeit und 9 to 5 erfunden wurde, auch wenn diverse Branchen im Büro 24/7 265 d arbeiten.

Auch funktioniert die App-Version von Shyftplan besser und man muss sich nicht alle paar Minuten wieder komplett mit dem Firmenlink und sämtlichen LogIn-Daten einloggen. Es gibt zudem bei Shyftplan ein Warnsystem bzgl. arbeitsvertraglicher Arbeitszeit, Über-/Unterschreitung von Pausenzeiten, Ruhephasen zwischen zwei Schichten usw. Personio hat hier leider Nachholbedarf, was die Umsetzung sämtlicher rechtlichen Regelungen angeht, denn unabhängig vom angelegten Arbeitszeitmodell kann ich Personio alles erfasst werden ohne, dass hier ein Kontrollmechanismus hinterlegt ist (falsche Arbeitstage, kurze Wechsel und Nichteinhaltung der Ruhephasen, keine Pause usw.).

Ich hoffe, das beantwortet deine Frage, warum die o.g. User der Auffassung sind, dass de Schnittstelle nicht ausreichend funktioniert.

Hallo @JessicaHR,

vielen Dank für Deine ausführliche Einschätzung mit den verschiedensten Blickwinkeln.

Wie Du eben auch selbst beschrieben hast, können bei der Schnittstelle ausschließlich die Mitarbeiterdaten zur Verfügung gestellt werden, und nicht die Anwesenheiten übertragen werden. 
- Das geht auch nicht anders, da manche Angaben aus dem Integrationstool so nicht in Personio abzubilden sind und somit auch keine Schnittstelle Personio sagen kann, wie die Daten darzustellen sind.

Ich stimme Dir absolut zu, dass wenn man ein komplexes Schicht und Nachtschichtmodell umsetzen muss, die Umsetzung mit einem speziellen Tool hilfreich ist. Und dies einfacher mit einer Zeitmanagement Integration funktioniert. Ihr könntet also einzelne Funktionen für diese Mitarbeitenden auslagern. Bei Personio selbst haben wir auch ein Team, welches in Schichten arbeitet und die ganze Planung und Einteilung wickeln wir beispielsweise über das Tool ab. 

Vielen Dank für das Feedback zur Übermittlung der Abwesenheiten. Ich nehme das mit auf und erkundige mich, ob unser Produkt Team dies beispielsweise erhöhen kann, oder ob dies von Shyftplan kommen muss und das weitergegeben wird.
@Christina.Perzl sind die Synchronisation der Abwesenheiten auch ein Punkt, der Euch betrifft?

Vor allem der Punkt mit der Aktualisierung ist absolut nachvollziehbar und ich sehe, ob wir hier etwas tun können. Bezüglich der Darstellung der Anwesenheiten, kommt die Schnittstelle an seine Grenzen, wenn man eine Situation in Personio nicht so abbilden kann.

Liebe Grüße,
Lena

Hallo Zusammen,

Jessica, tausend Dank für die ausführliche Erläuterung!

Ja, bei uns ist auch das Thema Abwesenheiten und Arbeitszeitmodell ein riesen Thema.

Ich muss da ehrlicherweise Jessicas Text auch nicht mehr viel hinzufügen.

Jedoch hat er mich darin bestätigt, dass das Problem nicht an unserer Ausführung liegt, sondern an der Kompatibilität der beiden Systeme.

Auch wir arbeiten mit Schichten im Einzelhandel und haben genau die Probleme die Jessica darlegt.

LG

Christina

Hallo zusammen,

ein kurzes Zwischenupdate, ich habe mit unseren Verwantwortlichen aus dem Produkt Team gesprochen und diese Änderung liegt tatsächlich beim Shyftplan Team. Wir haben eine Erhöhung des Rhythmus in welchem Abwesenheitsdaten von Personio an Shyftplan synchronisiert werden bei unserem Partner angefragt. Sobald ich hier ein Feedback habe, markiere ich Euch. :) 

Liebe Grüße,
Lena

@JessicaHR Hi, habt ihr schon ein anderes Zeiterfassungssystem gefunden oder eingeführt?

Ich habe wenig Hoffnung, dass sich die Situation bei Personio in nächster Zeit bessert und daher suche ich auch nach einem neuen System, dass Schichten, Zuschläge, Minusstunden, abgegoltene Stunden gerecht und zufriedenstellend erfassen kann.

Hallo @JessicaHR, 

mich würde auch brennend interessieren, ob Ihr Euch nun für Shyftplan entschieden oder eine andere Lösung gefunden habt. 
Würde mich freuen, falls Du ein Update mit uns teilen kannst. 😊