Kalenderintegration Outlook

Hallo Andreas, 

vielen Dank für deine ausführliche Antwort, das hilft mir schon mal weiter. Eine Frage zu der Synchronisation hätte ich noch: verstehe ich das richtig, dass bei Einrichtung der Kalenderintegration dann bei jedem Mitarbeiter automatisch die Synchronisation der Kalender erfolgt, oder? Also man kann das jetzt nicht einschränken? Und müssen die Mitarbeiter dann in Outlook noch irgendwas zusätzlich einstellen? 

Ich würde mich freuen, wenn noch andere Personio-Nutzer ihre Erfahrungen zu der Kalenderintegration schildern würden. 

Viele Grüße und vorab schon mal schöne Feiertage 🎅🏽

Lea

Hallo Lea,

mir ist nicht bekannt, dass man einzelne User oder Abwesenheiten von der Synchronisation ausnehmen kann. Der einzige Weg wäre, wenn eine externe Mailadresse beim User hinterlegt ist.

Die Abwesenheiten werden aus Datenschutzgründen als private Termine mit dem Status “Gebucht” angelegt. Das lässt sich leider in keiner Weise einstellen, weder pro Abwesenheitsart, noch allgemein. Synchronisiert werden aber nur “echte” Abwesenheiten. Wir haben z. B. auch eine Abwesenheit “Homeoffice” mit der Kategorie “Mobiles Arbeiten”, die dann nicht Synchronisiert wird.

Einstellungen durch den Nutzer sind nicht notwendig, da Personio die Termine Serverseitig angelegt werden.

Ein Stolperstein, der auch bei uns schon aufgetreten ist, sollte aber bedacht werden. Wenn ein Mitarbeiter einen Interviewtermin in Outlook absagt, kommt keinerlei Information dazu in Personio an.

Viele Grüße

Andreas

Liebe Community,

wir haben eine neue Funktionalität implementiert, die hoffentlich eure Bedenken adressiert, dass Abwesenheiten, die ihr über Personio beantragt (und bestätigt), im Microsoft Outlook Kalender als “beschäftigt”, und nicht als “außer Haus” angezeigt werden.

Dies haben wir nun gemeinsam mit unserem Partner Cronofy (der die Integration zwischen Personio und externen Kalendern ermöglicht) implementieren können, d.h. Abwesenheiten werden als “außer Haus” angezeigt. Wir arbeiten mit Cronofy nun daran, dies auch auf Google auszuweiten. 

Wenn ihr Fragen oder Feedback zu dieser Verbesserung habt, würden wir uns freuen, von euch zu hören - gerne könnt ihr über diesen Link ein kurzes Telefonat mit mir vereinbaren. Wir würden uns auch freuen, wenn ihr einen Daumen hoch geben könntet, wenn euch diese Verbesserung weiterhilft.

Vielen Dank im Voraus

Vanessa

Produktmanagerin bei Personio

Hallo @Vanessa Heizmann,

das sind schon mal tolle Neuigkeiten. Wenn ihr schon mal dabei seid mit Cronofy zusammen neue Features zu entwickeln, könnt ihr auch gerne noch die Abwesenheiten vom Typ “Mobiles Arbeiten” als Termin mit der Kategorie “An einem Anderen Ort Tätig” synchronisieren. Und vor allem könnt ihr gerne die Erinnerung raus nehmen. Es bringt mir nichts um 23:45 Uhr daran erinnert zu werden, dass ich am nächsten Tag Urlaub habe.

Viele Grüße

Andreas

Danke für deine Nachricht, Andreas. Es freut uns sehr zu hören, dass dir die verbesserte Funktion weiterhilft! 🤗

Bzgl. “Mobiles Arbeiten”: Gut, dass du das erwähnst. Dieser Punkt ist uns bereits bekannt und stellt unsere eigenen Mitarbeitenden in der Nutzung von Personio vor Herausforderungen. Wir sind auch daran, das zu lösen. Wir warten derzeit darauf, dass Cronofy eine Verbindung zur neuen API von Google herstellt, die es ermöglicht, Abwesenheiten mit dem Status “Außer-Haus” und “An einem Anderen Ort Tätig” zu synchronisieren. Für Outlook bietet Cronofy das bereits an. Sobald wir das haben, können wir auch die Einträge für mobiles Arbeiten in Cronofy mit aufnehmen. Täten wir das bereits heute, würden Google-Benutzer das mobile Arbeiten als „beschäftigt“ angezeigt werden, da wir leider nicht zwischen Outlook und Google unterscheiden können. Wir sind dran und erwarten ein baldiges Update von Cronofy!

Bzgl. “Erinnerungen”: Könntest du uns genauere Infos teilen, wie diese Erinnerung aussieht? Über Cronofy haben wir keine Erinnerungsfunktion und würden gerne ausschließen, dass sie über Personio gesendet wird. Wir vermuten, dass sie direkt über Outlook kommt. Gerne können wir in einem kurzen Call gemeinsam drauf schauen, oder unser Customer Support Team kann dir weiterhelfen.

Viele Grüße

Vanessa

Hallo @Vanessa Heizmann,

es ist schön zu lesen, dass ihr die Synchronisation anderer Abwesenheiten auf dem Schirm bzw. in Arbeit habt und woran es noch hängt. Ich fände es gut, wenn ihr sowas im Sinne der Kundenzufriedenheit mehr Kommuniziert.

Als weiteres Feature wäre es auch praktisch, für jede Abwesenheit einstellen zu können, ob diese synchronisiert wird und ob der Termin als privat gekennzeichnet wird. Ein schöner Nebeneffekt wäre, dass die Synchronisation der anderen Abwesenheitsarten schon für Microsoft-Kunden starten könnte und die Google-Kunden diese Arten deaktivieren könnten, womit für diese kein Unterschied zum aktuellen Stand entsteht.

Mit den Erinnerungen meine ich jene vom Outlook-Kalender. Die Abwesenheitstermine werden in Exchange mit einer Erinnerung von 15 Minuten vor dem Termin angelegt, obwohl ich als systemweite Vorgabe keine Erinnerung eingestellt habe. Wenn es dazu noch weitere Fragen gibt, können wir das gern besprechen, leider ist dein Calendly-Link ungültig.

Viele Grüße

Andreas

Danke für deine Rückmeldung, @aBeutler, und deinen hilfreichen Hinweis zum Calendly Link. Nun sollte es funktionieren. 🙏