wir starten gerade mit Personio und ab dem 01.09 starten zwei neue Mitarbeiterinnen. Wie ist es für die beiden möglich, dass sie all ihre wichtigen Daten (Kontonummer, SV Nummer, Steuer ID etc.) direkt in Personio eintragen können? Vorher lief es so, dass ein Personalfragebogen an die neuen MA gesandt wurde, dieser wurde ausgefüllt an die Buchhaltung geschickt und so in Datev erfasst. Diesen Umweg möchten wir jetzt umgehen und den Schritt vereinfachen.
Kann ich jetzt die Mitarbeiter direkt auf Personio zugreifen lassen, damit sie ihre eigenen Daten eintragen? Oder ist weiterhin der Personalfragebogen über das Steuerbüro notwendig?
Danke und liebe Grüße
Beste Antwort von Nina Hellmann
@JuliaCPH Hi Julia, ich bin in verschiedenen Unternehmen aktiv und erlebe es oft, dass Unternehmen sich da unterschiedlich entscheiden: manche sind sehr konsequent und gewähren vor dem 1. Arbeitstag keinen Zugriff auf Personio (oder irgendein anderes Unternehmenstool), manche gewähren vor dem 1. Arbeitstag via der privaten mail-Adresse einen limitierten Zugriff auf ausschließlich die eigenen Daten und wiederum manche gewähren bereits vor dem 1. Arbeitstag via beruflicher mail-Adresse Zugriff. Das Auftauchen der unterschiedlichen Vorgehensweisen ist m.E. auch darauf zurück zu führen, dass sich die meisten anwaltlich/datenschutzrechtlich beraten lassen und es dabei (wie so oft) zu völlig unterschiedlichen Rückmeldungen kommt ;) Ich persönlich halte die dritte der drei Varianten für sehr problematisch und empfehle daher immer 1) oder 2). VG!
in den Mitarbeiterrollen habt ihr die Möglichkeit Zugriffsrechte auf bestimmte Kategorien in den Personalinformationen zu vergeben. Wir haben es so eingerichtet, dass die MitarbeiterInnen für die entsprechenden Infos ein “Vorschlagsrecht” haben. Somit können wir in HR die Daten einmal prüfen (soweit möglich) und dann freigeben. Ansonsten könntet ihr die Daten auch direkt eintragen lassen. Allerdings würdet ihr dann nicht mitbekommen, wenn die MitarbeiterInnen ihre Daten ändern. Ich würde daher an deiner Stelle auf “Vorschlagen” gehen.
Du kannst den Mitarbeitern Vorschlagrechte für ihr eigenes Profil einräumen. Dann können sie es befüllen, sobald sie von euch zu Personio eingeladen worden sind
Und ich muss dann bei jedem neuen MA beim Steuerbüro die nächste freie DATEV-Personalnummer anfragen und manuell im Profil ergänzen - ansonsten werden die Daten nicht übermittelt, richtig? Oder gibt es für diesen Ablauf noch eine andere Möglichkeit? Danke und viele Grüße
Und ich muss dann bei jedem neuen MA beim Steuerbüro die nächste freie DATEV-Personalnummer anfragen und manuell im Profil ergänzen - ansonsten werden die Daten nicht übermittelt, richtig? Oder gibt es für diesen Ablauf noch eine andere Möglichkeit? Danke und viele Grüße
ihr könntet auch die nächste freie Datev Nummer erfragen und dann mit dem Steuerbüro vereinbaren, das ihr dann immer automatisch die nächste nehmt. Bsp. 140 ist frei, die nehmt ihr und dann vereinbart ihr das mit 141… fortgesetzt wird. So haben wir das mit unseren Mandanten auch vereinbart
@JuliaCPH Hi Julia, ich erlebe es oft, dass hier widerstreitende Interessen zwischen IT und HR existieren: oft will IT nicht, dass ein neuer MA vor seinem ersten Arbeitstag Zugriff auf ein Unternehmenstool hat, während HR natürlich ein Interesse dran hat, so früh wie möglich (vor dem 1. Arbeitstag) alle relevanten Daten vom neuen Kollegen zu erhalten. Je nachdem, wie die beiden Parteien sich verständigen, kann der gute alte Personalfragebogen abgeschafft werden oder nicht ;) VG!
@JuliaCPH Hi Julia, ich erlebe es oft, dass hier widerstreitende Interessen zwischen IT und HR existieren: oft will IT nicht, dass ein neuer MA vor seinem ersten Arbeitstag Zugriff auf ein Unternehmenstool hat, während HR natürlich ein Interesse dran hat, so früh wie möglich (vor dem 1. Arbeitstag) alle relevanten Daten vom neuen Kollegen zu erhalten. Je nachdem, wie die beiden Parteien sich verständigen, kann der gute alte Personalfragebogen abgeschafft werden oder nicht ;) VG!
Stimmt, danke! Unsere neuen MA bekommen erst ab dem 1. Tag ihre Firmen-Mailadresse. Dementsprechend könnten sie sich auch erst am 1. Arbeitstag in Personio einloggen und den “Bogen” dort ausfüllen. Habt ihr die MA dann mit den privaten E-Mail Adressen angemeldet, damit sie schon vorher Zugriff auf Personio haben und alle Daten eintragen können?
@JuliaCPH Hi Julia, ich bin in verschiedenen Unternehmen aktiv und erlebe es oft, dass Unternehmen sich da unterschiedlich entscheiden: manche sind sehr konsequent und gewähren vor dem 1. Arbeitstag keinen Zugriff auf Personio (oder irgendein anderes Unternehmenstool), manche gewähren vor dem 1. Arbeitstag via der privaten mail-Adresse einen limitierten Zugriff auf ausschließlich die eigenen Daten und wiederum manche gewähren bereits vor dem 1. Arbeitstag via beruflicher mail-Adresse Zugriff. Das Auftauchen der unterschiedlichen Vorgehensweisen ist m.E. auch darauf zurück zu führen, dass sich die meisten anwaltlich/datenschutzrechtlich beraten lassen und es dabei (wie so oft) zu völlig unterschiedlichen Rückmeldungen kommt ;) Ich persönlich halte die dritte der drei Varianten für sehr problematisch und empfehle daher immer 1) oder 2). VG!
wir machen es so, wie @Nina Hellmann als Vorschlag 1 schreibt: vor dem 1. Tag kein Zugriff auf Personio.
Im Rahmen des Onboardings bekommen alle Newbies einige Wochen vor dem Start alle Infos zum ersten Tag. Da steht dann auch drin, welche Infos sie mitbringen müssen (Steuernummer, Bankverbindung etc) und dass sie die Daten dann direkt selbst eintragen können.
Damit das im Trubel der ersten Tage nicht vergessen wird, haben wir eine Aufgabe im Onboarding angelegt in der die jeweiligen Attribute abgefragt werden.
So sind alle glücklich 😄 Datenschutz, weil die Daten nicht in Emails rumschwirren, Steuerbüro, weil alles zur Abrechnung da ist und ich, weil ich weniger Daten pflegen muss 😊
Viele Grüße
Sarah
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