Hallo @Bärbel,
Für jeden Mitarbeitenden gibt es die Möglichkeit Dokumente gesammelt herunterzuladen. Dies geht allerdings immer nur im eigenen Profil, der Admin kann dies nicht mit der Impersonifizierung für den Mitarbeitenden erledigen. Hier wird auch genau erklärt, wie die Mitarbeitenden ihre Dokumente herunterladen können.
Für Dich gibt es nun 3 Möglichkeiten:
- Wenn es einige Dokumente sind und keine weiteren Funktionen an seinen Status geknüpft sind, wie beispielsweise Zugriffe in andere Tools, empfehle ich dem Mitarbeitenden nochmal “Aktiv” zu setzen. Wichtig ist, dass er/sie auch noch Zugriff auf die Mails hat, bzw. die private Mail Adresse kurzzeitig eingetragen ist. (Das geht auch nur, wenn es das Login Verfahren zulässt.) Anschließend können die Dokumente gesammelt heruntergeladen werden und stehen per Mail eine Woche zum Download zur Verfügung. Nachdem das erfolgt ist, am besten an einem Tag, wird der Status wieder auf Inaktiv gesetzt werden und die Mail Adresse ggf. angepasst werden.
Wichtig: Sollten mehrere Tage zwischen dem Statuswechsel liegen, müsstest Du die Historie einmal anpassen, dass die Berichte auch alle stimmen. Dafür gehst Du auf das Profil > Historie > Detailansicht und suchst nach dem Status und korrigierst über das Stiftsymbol das Anwendung Zum Datum auf das korrekte Datum. Anschließend überprüfst du den Status nochmal, dass es auch korrekt ist. - Sollten es lediglich ein paar einzelne Dokumente sein, kann es auch schneller sein, diese herunterzuladen und dem Mitarbeitenden manuell zukommen zu lassen.
- Die letzte und einigermaßen schnelle Methode alle Dokumente zu erhalten, ist einen kompletten Unternehmensdaten Export zu ziehen. Dort kann ein Weisungsberechtigter den ganzen Dokumentenordner des*der Mitarbeitenden aus der ZIP Datei raussuchen und den Ordner versenden. Wichtig: Diesen Export kann man nur 1x in 7 Tagen ziehen.
Ich empfehle den Dokumentendownload zukünftig im Offboarding als Aufgabe für den Mitarbeitenden zu hinterlegen, damit die meisten sich die Dokumente zumindest selbst herunterladen und das möglich nicht passiert, denn es ist ein Aufwand für Euch. Hier sind weitere Hinweise und Best-Practices an was alles gedacht werden kann im Offboarding.
Habt ihr das bereits im Prozess inkludiert und funktioniert das in der Regel auch?
Ich freue mich über eine kurze Rückmeldung, ob Dir meine Antwort weitergeholfen hat und wie Du es angehen wirst.
Liebe Grüße,
Lena
