Prozess Krankmeldung

Hallo 🙂

Bei uns tragen die Mitarbeitenden ihre Kranktage selbst ein. Das löst einen Workflow aus, der eine Benachrichtigung über die Abwesenheitsdauer an alle Mitarbeitenden schickt, sodass alle Bescheid wissen (Workflow ist nicht über Personio abgebildet, wir nutzen PowerAutomate). Wir verlassen uns darauf, dass die Leute ihre Kranktage korrekt eintragen. Wir sind nicht soooo viele Leute, daher würde es schnell auffallen, wenn jemand einfach fehlt ohne Bescheid zu geben 😄

(Wir nutzen nur die Browserversion von Personio, von der Nutzung der App haben wir unseren Mitarbeitenden bei Einführung von Personio abgeraten, da die in 2021 nicht auch nur ansatzweise unseren Anforderungen entsprach. Keine Ahnung, ob sich das jetzt geändert hat, wir haben seitdem nicht mehr reingeschaut.)

Zum Attest: Bisher hatten wir die “Nachweis notwendig”-Einstellung an der Abwesenheitsart “Krankheit mit Lohnfortzahlung” auf 3 Tage gesetzt, diese Einstellung haben wir jetzt aber deaktiviert, da unser Steuerbüro die Atteste eigenständig über Datev einholt. Wir melden nur über die Lohnbuchhaltung die Krankheitszeiträume an den Steuerberater. Wenn ein Attest fehlen sollte, meldet unser Steuerberater das an uns und wir haken bei der betreffenden Person nach.

Ein paar Aspekte muss man ja leider eh immer selber im Auge behalten, z.B. den Austritt aus der Lohnfortzahlung nach 6 Wochen…

VG

lbrk

Hey @JaniLom 

Wäre es nicht eine Option die Abwesenheiten “Krank” und “Krank eAU” zusammenzufassen?

Bei uns ist der Prozess so, dass die MA eine Mail an HR schicken, wenn sie krank sind. 

Das machen wir, weil die Hürde einer solchen Mail geringer ist, als in Personio was einzutragen. Die meisten stellen dann aber auch ihre Abwesenheit “Krank” in Personio ein. Alternativ weist HR darauf hin. 

Ganz selten gibt es da mal eine Verzögerung (deshalb haben wir immer noch die Mail, damit niemand aus Versehen ohne Abwesenheit in Perosnio fehlen kann). 

Wir haben aber auch nur eine Abwesenheit “Krankheit” mit Nachweis ab 4 Tagen gefordert. 

Die eAu wird dann ja automatisch angestoßen. 

So müsstet ihr nicht die Krankheitsart immer nochmal ändern. 

LG

Pauline

@JaniLom 

Hallo, 

wir handhaben es ähnlich wie @lbrk . Die Mitarbeitenden tragen selbständig ein. Ansonsten wäre es für die Personalabteilung keine Erleichterung zum analogen AU Prozess. 

Auch bei uns muss eine eAU erst ab dem 4. Tag zur Verfügung stehen. Bedeutet: der Mitarbeitende trägt Tag 1-3 krank ein (sofern er/sie  nicht beim Arzt war). Spätestens am Tag 4 muss eine eAu vorliegen. Der MA trägt diesen Zeitraum in Personio ein. Ab dann startet der automatische eAU Abruf. Bisher hat das meist reibungslos funktioniert. Es hakelt immer wieder bei Krankenhausaufenthalten. Die Liegebescheinigung (ja, heißt wohl so) ist weiterhin analog. 

Da Personio die eAU abruft, braucht man SV.net nicht mehr. 

Das Ende der Lohnfortzahlung kann man mit einem Workflow in den Automatisierungen steuern. Aber Achtung: hier muss man ein Auge darauf haben, denn gleiche Krankheiten können sich über 6 Monate zu den 6 Wochen Lohnfortzahlung zusammenrechnen lassen. Schwieriges Thema, wurde in einem anderen Post behandelt. 

Schönes Wochenende 
Andrea
 

Danke für die Rückmeldung. Wenn Kranktage Tag für Tag verlängert werden, taucht leider trotzdem keine Erinnerung seitens Personio auf ab Tag 4, dass eine AU vorgelegt/abgerufen werden muss. Hier muss bei der Eintragung manuell der Dokumentenstatus auf offen gesetzt werden. Wie stellt ihr sicher, dass das von dem Mitarbeitenden gemacht wird? Da bringt einem in den Standard-Einstellungen der Haken Attest ab Tag 4 überhaupt nichts. Die automatische Erinnerung für die AU gibt es nur, wenn die Krankheit von Anfang an mit mind. 4 Tagen eingetragen wird.

Die Mitarbeitenden tragen bei uns meist nicht Tag für Tag ein. Sie melden sich telefonisch beim Vorgesetzen und oder bei der HR krank und geben eine grobe Einschätzung, ob die 3 Tage Karenz ausreichend sein werden. Meist gehen die Mitarbeitenden am zweiten/dritten Tag zum Arzt. Manchmal wird auch die AU rückdatiert. Das ist von Arzt zu Arzt verschieden.
Wer sollte von Personio ab dem 4. Tag erinnert werden? Der Mitarbeitende und die HR? 

Die eAU wird automatisch angestoßen, egal ob nur ein Tag krank eingetragen wurde oder 5 Tage. Nur dass die eAU nicht “gefunden” wird, wenn keine eAU vorliegt. Also an den Tagen, die vor dem 4. Tag eingetragen worden sind. 
Dadurch, dass alles automatisch läuft, muss niemand mehr erinnert werden. Denn ein Attest wird auch nicht mehr hochgeladen. 
In dem Moment, wo die eAU fehlschlägt, spreche ich den MA direkt an um abzuklären, woran es liegen könnte. Sollte sich dann rausstellen, dass jemand am 4. Tag nicht beim Arzt war, hat der Mitarbeitende ein ganz anderes Problem 😎. 

Der MA + HR sollte ab dem 04. Tag über Personio eine Erinnerung erhalten, dass eine AU benötigt wird. Früher hat das auch funktioniert, aber seit ein paar Monaten geht das nur bei Krankmeldungen die von Anfang an für mind. 4 Tage angelegt worden sind. Krankmeldungen, die Tag für Tag verlängert werden bis zum 4. Tag benötigen eine manuelle Änderung “Dokumentenstatus offen”, sonst bekommt der MA + HR keine Erinnerung. Wir arbeiten ohne Datev-Schnittstelle, also wird hier nichts automatisch abgerufen. Ich rufe die eAU ab, wenn der Trigger von Personio kommt. Ich vermute aber, dass der bei Umstellung, dass die MA ihre Krankmeldungen selbst eintragen ständig vergessen wird auszulösen.

Moin zusammen,

wir haben nochmal einen leicht anderen Ansatz. Wir unterscheiden zwischen Krank und KurzKrank. Kurzkrank sind die Zeiträume ohne Attest, das ist bei uns erst ab dem 3 Tag relevant.

Zum Prozess:

MA meldet sich per Mail krank und informiert gleichzeitig ob er zum Arzt geht oder zunächst ohne Arztbesuch zu Hause bleibt.

In beiden Fällen gebe ich zunächst 3 Tage KurzKrank ein.

Sobald der MA eine Krankmeldung vom Doc erhält, müssen sie sich nochmals per Mail bei mir melden und den Zeitraum mitteilen. Dann gebe ich Krank für die entsprechenden Tage ein.

Fällt jemand <2 Tage aus, korrigiere ich es wenn der MA wieder da ist.

Theoretisch könnten meine Office People die Kranktage auch selbst eingeben. Erfahrungsgemäß gab das bei uns leider heilloses Chaos weil oft einfach falsche Eingaben gemacht wurden, die dann u. a. die Anfrage eAU ausgelöst haben obwohl es keine gibt weil <3 Tage usw.

Daher haben wir uns dagegen entschieden.

Hallo Duc-Anh,

dem ist leider nicht so. Der Trigger Attest erforderlich wird nur ausgelöst, wenn man von Anfang an mehr als zB drei Tage krank ist. Bei nachträglichen Verlängerungen wird der Trigger nicht ausgelöst. Viele Grüße Janina 

Hi @JaniLom ,

vielen lieben Dank für Deine Nachricht!

Der Trigger für das Attest wird immer ausgelöst, wenn die Anzahl der Tage erreicht wurde ab wann Mitarbeitende ein Attest brauchen. Dies passiert auch wenn eine bereits genehmigte Abwesenheitsperiode verlängert wird. Wenn Mitarbeitende mit maximal Vorschlagsrecht machen, dann erhalten die Genehmiger*innen wieder eine Anfrage zum Freigeben und ein Attest wird angefragt. Dies passiert auch wenn die alte Abwesenheitsperiode nicht verlängert wird, sondern nur ein weiterer Tag eingetragen wird.

Liebe Grüße

Duc-Anh