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Automatische E-Mail zum Mitarbeiter-Geburtstag

  • February 6, 2026
  • 5 Antworten
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M
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Hallo zusammen,

wir möchten bestimmte Personen (Führungskräfte) automatisch per E-Mail über den Geburtstag eines Mitarbeitenden informieren.

Wichtig dabei:

  • Die Information soll per E-Mail erfolgen

  • Die Erinnerungsfunktion kommt für uns nicht infrage, da die Empfänger:innen dann auch über alle anderen Erinnerungen per Mail informiert würden – das ist nicht gewünscht

  • Es geht wirklich nur um eine gezielte Geburtstags-Info per E-Mail, idealerweise automatisiert

Hat jemand von euch dafür bereits eine Lösung gefunden?
Z. B. über:

  • Workflows

  • Benachrichtigungen

  • Rollen / Zugriffslogiken

  • oder ggf. eine externe Anbindung?

Vielen Dank vorab für eure Ideen und Erfahrungswerte!

Beste Antwort von Michael H.

Danke ​@Andrea B. für den Beitrag!

​@Maria_1234 wir können so eine Variante für Geburtstage wenn überhaupt aktuell nur über die Erinnerungsfunktionen abbilden, in dem Erinnerungen im Stile von “Erinnere Rolle Führungskraft an Geburtstag von meine direkten Mitarbeitenden” erstellt werden. Somit sollte es aus der Perspektive eigentlich funktionieren, wie ich Deinen Wunsch initial interpretiere. Die entsprechende Mail geht dann nur so raus, wie die Personengruppen eingeschränkt sind und wird aussehen wie eine typische Personio-Erinnerungsmail. Es kann also auch eigener Text ergänzt werden.  Möglicherweise übersehe ich aber etwas, was aus Deiner Sicht die Erinnerungsfunktionen nicht möglich macht.

Über Workflows können wir das noch nicht abbilden.

Ansonsten gibt es noch die Option, die Andrea ins Spiel gebracht hat.

Wie immer gilt: Pack das alles gern in unseren Produkt-internen Feedback-Bereich!

 

Liebe Grüße

Michael

5 Antworten

Andrea B.
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  • February 10, 2026

Hallo ​@Maria_1234 , 

jede Führungskraft bekommt doch über das Widget eingeblendet, wer Geburtstag oder Jubiläum hat.

Von daher brauchen unsere FK keine separate Erinnerung per Mail. 

 


VG
Andrea​​​​​​​

Andrea
    Michael H.
    Community Moderator
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    • Michael H.Community Moderator
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    • Antwort
    • February 11, 2026

    Danke ​@Andrea B. für den Beitrag!

    ​@Maria_1234 wir können so eine Variante für Geburtstage wenn überhaupt aktuell nur über die Erinnerungsfunktionen abbilden, in dem Erinnerungen im Stile von “Erinnere Rolle Führungskraft an Geburtstag von meine direkten Mitarbeitenden” erstellt werden. Somit sollte es aus der Perspektive eigentlich funktionieren, wie ich Deinen Wunsch initial interpretiere. Die entsprechende Mail geht dann nur so raus, wie die Personengruppen eingeschränkt sind und wird aussehen wie eine typische Personio-Erinnerungsmail. Es kann also auch eigener Text ergänzt werden.  Möglicherweise übersehe ich aber etwas, was aus Deiner Sicht die Erinnerungsfunktionen nicht möglich macht.

    Über Workflows können wir das noch nicht abbilden.

    Ansonsten gibt es noch die Option, die Andrea ins Spiel gebracht hat.

    Wie immer gilt: Pack das alles gern in unseren Produkt-internen Feedback-Bereich!

     

    Liebe Grüße

    Michael

    M
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    • Maria_1234Explorer
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    • February 11, 2026

    Liebe ​@Andrea B. , lieber ​@Michael H. Danke für eure Zeit und eure Gedanken.
    Vielleicht habe ich meinen Wunsch nicht ganz eindeutig formuliert – es handelt sich um einen speziellen Wunsch🙂

    Der Wunsch ist folgender:
    Eine Person soll per E-Mail über die Geburtstage ihrer Mitarbeitenden informiert werden.

    Das ließe sich grundsätzlich über die Erinnerungsfunktion einstellen.

    Allerdings sollen alle andere Erinnerungen nicht zusätzlich per E-Mail versendet werden.

    Nach meinem aktuellen Verständnis liegt genau hier die Herausforderung:
    Soweit ich es sehe, kann man sich nur gesamt über alle Erinnerungen per E-Mail benachrichtigen lassen, nicht selektiv nur über Geburtstage.

     

    Danke euch – für mich ist damit alles geklärt. Ich weiß nun, dass diese selektive Einstellung aktuell leider nicht möglich ist 🙂

      MartinaWendler SL
      Communicator
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      Danke ​@Andrea B. für den Beitrag!

      ​@Maria_1234 wir können so eine Variante für Geburtstage wenn überhaupt aktuell nur über die Erinnerungsfunktionen abbilden, in dem Erinnerungen im Stile von “Erinnere Rolle Führungskraft an Geburtstag von meine direkten Mitarbeitenden” erstellt werden. Somit sollte es aus der Perspektive eigentlich funktionieren, wie ich Deinen Wunsch initial interpretiere. Die entsprechende Mail geht dann nur so raus, wie die Personengruppen eingeschränkt sind und wird aussehen wie eine typische Personio-Erinnerungsmail. Es kann also auch eigener Text ergänzt werden.  Möglicherweise übersehe ich aber etwas, was aus Deiner Sicht die Erinnerungsfunktionen nicht möglich macht.

      Über Workflows können wir das noch nicht abbilden.

      Ansonsten gibt es noch die Option, die Andrea ins Spiel gebracht hat.

      Wie immer gilt: Pack das alles gern in unseren Produkt-internen Feedback-Bereich!

       

      Liebe Grüße

      Michael

      Eines verstehe ich aber nicht: Das hat doch bislang immer funktioniert. ich habe als Admin immer eine Emailbenachrichtigung über die Geburtstage unserer Mitarbeiter bekommen. Ich kann fast nicht glauben, dass ich jetzt entweder in jeden einzelnen Mitarbeiter gehen muss, um eine entsprechende Erinnerung zu hinterlegen oder wieder auf Excel ausweichen muss. Denn Fakt ist doch: Eine Woche krank und alle Geburtstage aus der Vorwoche sind weg. Habe ich sie per Email bekommen, finde ich die Erinnerung beim Abarbeiten meiner Mails.
      Ich habe auch schon versucht einen Workflow zu bauen, aber bei den zeitbasierten Triggern fehlt das Geburtsdatum. Schade.

      Oder habe ich etwas übersehen?

      Michael H.
      Community Moderator
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      • Michael H.Community Moderator
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      • February 16, 2026

      Hi ​@MartinaWendler SL,

      möglicherweise beziehst Du Dich auf die klassischen Erinnerungsfunktionen. Diese bleiben aktuell so wie sie sind und wie wir sie kennen.

      Wenn es bei Dir konkrete Unstimmigkeiten gibt und etwas bei bestimmten Benachrichtigungen nicht so funktioniert wie gewünscht, mach hierfür gern eine Support-Anfrage auf damit wir auf Deinen Fall schauen können.

       

      Liebe Grüße

      Michael

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