Liebe Community,
unser Wunsch ist es, Euch bei Eurer täglichen Arbeit mit Personio zu unterstützen. Aus diesem Grund haben wir uns überlegt Euch jeden Monat die drei meistgefragten Themen aller Kund*innen, die an unsere Kolleg*innen im Service herangetragen wurden, hier in der Community aufzubereiten.
Das sind die Top drei Fragen aus Juli 2021 - um die Antworten zu lesen, müsst Ihr lediglich auf Inhalte anzeigen klicken:
1. Gibt es Infomaterial, welches wir mit unseren Mitarbeiter*innen zum Start mit Personio, teilen können?
Zu diesem Thema habe ich vor kurzem einen Leitfaden in Form eines PDFs mit Euch geteilt. Ihr findet alle Informationen in diesem Post:
Ihr könnt außerdem den Leitfaden aus dem Anhang herunterladen und weitere Informationen in unserem Helpcenter-Artikel Erste Schritte mit Personio für Mitarbeiter*innen nachlesen.
2. Was ist der Unterschied zwischen dem Vertragsende und dem Beenden des Arbeitsverhältnisses?
Vertragsende
Wurde ein befristetes Arbeitsverhältnis mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin geschlossen, kann in Personio das Ende dieses Arbeitsverhältnisses eingetragen werden:
Mitarbeiterprofil > Informationen > Personalinformationen > Vertragsende
Diese Information dient jedoch lediglich Eurer eigenen Information, der Nachverfolgung im Mitarbeiter Jahresplan und der anteiligen Urlaubsberechnung. Das Arbeitsverhältnis wird dadurch nicht automatisch beendet. Das muss von Euch selbst ausgelöst werden.
Um Euch diese Aufgabe leichter zu machen, erinnert Personio automatisch alle Mitarbeiter mit einem Bearbeitungsrecht für die Sektion in der sich das Attribut Vertragsende befindet 30 Tage vor Vertragsende + noch nicht verplanter Abwesenheitstage, dass der Vertrag ausläuft. Infos hier.
Beenden des Arbeitsverhältnisses
Soll der Vertrag eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin beendet werden, kann das in Personio wie folgt eingestellt werden: Klickt im Mitarbeiterprofil auf den Optionen-Button mit drei Punkten oben rechts und wählt dann Arbeitsverhältnis beenden aus.
Damit das Arbeitsverhältnis endgültig beendet wird, müsst Ihr nur das Datum, zu dem dieses enden soll, die Art der Beendigung und das Datum des letzten Arbeitstages eingeben. Ihr könnt außerdem mit einem Klick auf das Stift-Symbol die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage zum Ende des Arbeitsverhältnisses anpassen. Zu dem Datum, welches als Ende des Arbeitsverhältnisses hinterlegt ist, versetzt Personio das betroffene Mitarbeiterprofil automatisch in den Status inaktiv. Ab diesem Zeitpunkt können sich die jeweiligen Mitarbeiter*innen nicht mehr in ihre Accounts einloggen.
Weitere Informationen zu dieser Frage findet Ihr auch hier in unserem Help Center.
3. Wie importiere ich Mitarbeiterdaten?
Bevor ein Import von Mitarbeiterdaten durchgeführt werden kann, müssen alle zusätzlichen Mitarbeiterattribute in Personio hinterlegt werden. Das kann unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen durchgeführt werden. Dort könnt Ihr Eure individuellen Sektionen und die zugehörigen Attribute hinterlegen.
Eine Erläuterung der verschiedenen Attributstypen findet Ihr in der folgenden Tabelle:
| Attributstyp | Erläuterung |
| Standard | Einfaches Textfeld für kurze Texte wie Namen, E-Mails oder Telefonnummern. |
| Auswahlliste | Eine Auswahlliste ermöglicht es Euch, die jeweiligen Optionen für das entsprechende Attribut festzulegen. Zu beachten ist dabei lediglich, dass nur eine Antwort ausgewählt werden kann. |
| Zahl (Ganzzahl) | Zahlen ohne Nachkommastellen, wie beispielsweise die Personalnummer. |
| Zahl (bis zu zwei Nachkommastellen) | Zahlen mit einer oder zwei Nachkommastellen, wie beispielsweise der Kinderfreibetrag, Geld- oder Prozentbeträge (Die Anzahl der Dezimalstellen bestimmt Ihr bei der Erstellung des Attributs). |
| Datum | Die Attributsausprägung ist ein Datum. Dies ist zum Beispiel bei der Angabe des Geburtstages der Fall. Hierfür können auch Erinnerungen eingestellt werden. |
| Link | Das Attribut ist ein Link. Dieser Attributstyp erlaubt das Hinterlegen bspw. des LinkedIn- oder Xing-Profils des Mitarbeiters. |
| Mehrzeiliges Textfeld | Mehrzeilige Eingabefelder dienen zur Aufnahme von Kommentaren oder Nachrichten. |
| Mehrfachauswahl | Bei der Mehrfachauswahl werden analog zur Auswahlliste Optionen hinterlegt. Jedoch können hierbei mehrere ausgewählt werden. So können beispielsweise Sprachen, die Mitarbeiter beherrschen, hinterlegt werden. |
Vorbereitungen für den Import
- Ladet zuerst die Excel-Vorlage herunter.
Diese orientiert sich an Eurem Account aus der Testphase und beinhaltet alle Attribute, die zu diesem Zeitpunkt enthalten waren. - Lest Euch das Tabellenblatt Hilfestellung zum Ausfüllen der Importvorlage sorgfältig durch.
Attribute und Optionen müssen exakt so in der Tabelle betitelt sein, wie sie auch in Eurem Personio-Account hinterlegt sind, da ansonsten der Import-Prozess nicht funktioniert. - Nun könnt Ihr die Spalten mit Euren Mitarbeiterdaten ausfüllen.
Eine Zeile entspricht dabei je einem/einer Mitarbeiter*in, welche/r eindeutig über die E-Mail-Adresse identifiziert wird – die E-Mail-Adresse ist systemseitig als eindeutiges Identifikationsmerkmal definiert.
Pflichtspalten sind gelb markiert und müssen zwingend ausgefüllt werden.
Tipp: Solltet Ihr die Daten aus einer anderen Tabelle/Tool kopiert haben, empfehlen wir die Datenwerte ohne Formatierung in die Importdatei einzufügen. - Ihr könnt auch weiter Spalten hinzufügen.
Das erlaubt Euch, auch selbst angelegte Mitarbeiterattribute zu importieren - Speichert die vollständige Excel-Datei ab.
Durchführung des Imports
In folgendem Kurzvideo seht Ihr wie die Durchführung des Importes abläuft:
Ihr findet die verschiedenen Schritte aus dem Video hier auch noch einmal aufgeführt:
- Datei hochladen
Ladet in Eurem Personio-Account im Bereich Import die Datei (max. 20MB) hoch und wählt als Dateityp Upload von Mitarbeitern aus. - Spalten konfigurieren
Im nächsten Schritt müsst Ihr die Spalten Eurer Excel-Datei den entsprechenden, in Personio hinterlegten Attributen, zuordnen. Dafür ist es sinnvoll, wenn diese gleich oder zumindest ähnlich benannt sind. - Vorschau des Imports
Anschließend erhaltet Ihr eine Vorschau des Imports. Für den Fall, dass Fehler auftreten, habt Ihr nun die Möglichkeit den Import abzubrechen und entsprechende Probleme in der Excel-Tabelle zu beheben. - Revisionsdatei
Sollte Eure Importdatei fehlerhafte Formatierungen enthalten, erscheint ein Warnfeld. Über den Button Revisionsdatei downloaden könnt Ihr eine XLS-Datei herunterladen, in der die Spalten oder Felder, die Fehler enthalten, gekennzeichnet sind. Bei Importen für den Attributstyp Zahl mit Dezimalstellen kann es zu Problemen kommen, wenn die persönliche Accountsprache auf Deutsch eingestellt ist. In einem solchen Fall könnt Ihr versuchen die persönliche Accountsprache auf Englisch umzustellen, damit sollte der Import klappen. Sobald Ihr die Fehler ausgebessert habt, könnt Ihr den Import neu starten. Weitere Informationen zu Fehlern beim Import und wie Ihr diese lösen könnt, findet Ihr hier.
Weitere Details zum Import von Mitarbeiterdaten könnt Ihr auch hier in unserem Helpcenter Artikel nachlesen.
Um zu wissen, was wir bei den monatlichen FAQs verbessern könnten, bitte ich Euch uns einen Kommentar mit Eurem Feedback zu hinterlassen. :)
Ich freue mich auf Eure Rückmeldung!