Liebe Community,
auch in diesem Monat möchten wir wieder die meist gestellten Fragen aus dem Oktober mit Euch teilen. Der vorherige FAQ Artikel war ein Special zum Thema People Workflow Automation. Nun sind es wieder allgemeine Themen, welche unsere Kolleg*innen im Service am meisten mit unseren Kund*innen besprochen haben.
Das sind die Top drei Fragen aus dem Oktober 2021 - um die Antworten zu lesen, müsst Ihr lediglich auf Inhalte anzeigen klicken:
Kann ich Dokumente für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hochladen?
Ja, das geht. Ihr könnt dafür den Multiupload, in der Importfunktion, nutzen. Wichtig für einen erfolgreichen Upload ist die Bezeichnung der Dateien, damit sie entsprechend korrekt zugeordnet werden können.
Hier muss der Dokumentname in einem bestimmten Format sein, ein Beispiel nenne ich hier gerne, im verlinkten Helpcenter-Artikel findet Ihr dann alle Optionen gelistet.
Beispiel: Personalnummer___Dokumentkategorie_tt.mm.jjjj_weitere_Informationen
Weitere Informationen zum Multiupload und der Benennung der Dokumente findest Du hier.
Wie kann ich wiederkehrende Vergütungen für alle Mitarbeitende hinterlegen?
Ihr könnt wiederkehrende Vergütungen (weitere Gehaltskomponenten) für alle Mitarbeitende importieren. Ladet dafür am besten die Vorlage “DE Wiederkehrende Verguetungen Upload.xlsx” aus dem Download Bereich aus diesem Helpcenter-Artikel herunter.
Damit Importe von Gehältern funktionieren, müssen die Sprache der Import-Datei sowie die Sprache des Personio-Accounts, welcher für den Import verwendet wird, übereinstimmen. Wie ihr die Accountsprache ändern könnt, wird hier erklärt.
Die Excel Datei befüllen:
Alle nicht benötigten Spalten, müssen nicht befüllt werden, sie können auch gelöscht werden. Die einzelnen wiederkehrenden Vergütungen, auch für einen Mitarbeitenden, müssen jeweils in einer einzelnen Zeile eingetragen werden, wie im Screenshot für Max. Er hat für den Kita-Zuschuss, den ÖPNV Zuschuss und für VWL eine Vergütungsart, welche alle in separaten Zeilen aufgeführt sind.
Die Spalte Monat wird benötigt, um bei einer jährlich wiederkehrenden Zahlung den Auszahlungsmonat festzulegen. Die Spalte Gültig bis bleibt frei, sofern das Ende der wiederkehrenden Zahlung nicht definiert ist.
Weitere Tips zur Verwendung der Excel Liste:
- Fügt Werte aus anderen Listen/Programmen am besten nur ein, indem ihr nur die Werte ohne Formatierung einfügt. (Mac: Shift + Command +V; Windows: Shift + Strg * V)
- In der Excel Liste müssen die Datumsangaben rechtsbündig sein, nur dann handelt es sich um ein echtes Datumsformat. Sobald es linksbündig ist, ist es eine Text Angabe.
TIPP: Solltet ihr dies umstellen müssen, könnt ihr die Spalte markieren und in Excel auf Daten > Text in Spalten > Weiter > Weiter > Datum DMY > Fertig klicken. Anschließend sollten Excel die Spalte als Datumsformat erkennen und die Werte rechtsbündig anzeigen.
Unsere Mitarbeitenden arbeiten meistens zu ähnlichen Zeiten, können wir ihre Zeiten aus dem Arbeitszeitmodell als Standard eintragen?
Es ist seit einigen Monaten möglich die Anwesenheiten für mehrere Tage zu kopieren. Dabei kann ausgewählt werden, ob alle Arbeitstage aus meinen Arbeitszeiten oder Bestimmte Wochentage kopiert werden sollen. Damit sind die Zeiten als Standard eingetragen und müssen lediglich bei Abweichungen angepasst werden.
Die Periode der kopierten Einträge beträgt einen Monat, damit es übersichtlich bleibt. Feiertage und Tage mit eingetragenen Abwesenheiten werden für das Kopieren ausgeschlossen. Die Kopierfunktion ermöglicht es Mitarbeitern mit Vorschlagsrecht neben den Arbeitszeiten und Pausen auch Kommentare und Projekte zu übernehmen. Weitere Infos zur Erfassung der Anwesenheiten und der Kopierfunktion findet ihr in diesem Helpcenter-Artikel.
An den Zugriffsrechten und dem Genehmigungsprozess ändert sich nichts, das bleibt wie bisher und ist hier nochmal erläutert, für diejenigen, die die Anwesenheitserfassung bisher noch nicht nutzen.
Ich hoffe die Infos helfen auch Euch bei der Nutzung von Personio weiter! :)
Liebe Grüße,
Lena