Guten Morgen,

ich würde es wie folgt lösen:

Ihr erstellt für die Lizenzen ein Mitarbeiterattribut (Freitextfeld), bei dem die Führungskraft benötigte Lizenzen eintragt. Dieses Attribut könnt ihr dann als Trigger für einen Workflow nutzen, sobald dort ein Wert eingetragen wird. Der Trigger kann dann entweder eine Info an die IT oder eine Aufgabe in deren Dashboard auslösen.

Alternativ könnt ihr auch ein Onboarding To Do für die Führungskräfte erstellen (bspw. mit Freitextfeld wo die Lizenzen eingetragen werden) und der IT Anzeigerechte für die Onboardingliste freischalten. Dann kann die IT allerdings die gesamte Liste einsehen. Zusätzlich müsste die IT zu einem bestimmten Stichtag in das Mitarbeiterprofil gehen, um den Eintrag der Führungskraft zu sehen. Hierfür könnte man dann aber ein To Do erstellen, sodass einzusehen ist ob die Lizenzen angelegt wurden.

Vielleicht hilft dir ja eine der Möglichkeiten weiter :)

Hallo Julia,

vielen Dank für die Info.

Der Trigger sollte so auch bei einer Mehrfachauswahl funktionieren oder?

Leider konnten wir die Attribute aus der Mehrfachauswahl im Trigger nicht auswählen.

Muss da etwas beachtet werden?

Wie im folgenden Bild bekommt der Vorgesetzte die Auswahl und kann diese im Anschluss erledigen. 

Gut wäre nun, wenn wir entsprechend eine Benachrichtitung per Mail oder in der Personio Inbox erhalten.

Man kann die Onboardingliste nicht als Trigger für Workflows nutzen. Das geht nur, wenn ihr ein Mitarbeiterattribut anlegt (das kann dann auch eine Mehrfachauswahl sein). Das Mitarbeiterattirbut könntet ihr dann “Lizenzen/Zugänge” nennen.

Allerdings kann man über den Workflow nur eine Info über das Eintragen eines Wertes versenden, ohne den genauen Wert anzuzeigen. Dafür müsste man dann in das Mitarbeiterprofil gehen.

Dementsprechend wären die Schritte:

1. Ihr legt ein Mitarbeiterattribut an, welches ihr dann an den Onboardingschritt knüpft. Parallel erstellt ihr einen Workflow, der getriggert wird, wenn sich das neu erstellte Mitarbeiterattribut ändert. Dieser Workflow kann dann eine E-Mail an die IT senden oder eine Dashboard Aufgabe triggern.
2. Die Führungskraft geht in die Onboardingliste und hakt ab, welche Lizenzen gebraucht werden. Die Auswahl wird dann automatisch in die Mitarbeiterinformation übernommen.
3. Das Eintragen triggert den Workflow, sodass die IT eine Info darüber bekommt, dass das Feld gepflegt wurde.
4. Die IT geht in das Mitarbeiterprofil und schaut sich die Lizenzen an, die sie einrichten müssen.
5. (optional): Die IT hakt ein Onboarding To Do “Lizenzen anlegen” ab

Hier ist der Link zum Helpcenter Artikel zu den Workflows.