Hallo @KarolinW83,

vielen Dank für Deine Nachricht. Ich bin gespannt, welche Best Practices Dir unsere Community hier an die Handy geben kann. :)

Ich empfehle Dir diesbezüglich einmal in unsere Helpcenter Artikel Einführung der Personio-Software in Ihr Unternehmen und Best Practice: Interne Kommunikation reinzuschauen, hier haben wir einige Tipps zusammengetragen.

Viele Grüße,
Karo

Hallo @KarolinW83, 

wir haben vieles analog zu den Tipps von @KarolinDasch aus dem Helpcenter gemacht. Was für uns aber, denke ich zumindest, ein gamechanger war, war dass wir ein unternehmensinternes Helpcenter eingerichtet haben. Bereits vor dem unternehmensweiten GoLive haben wir ein paar Mitarbeitenden  erste Zugriffe gegeben und ihr Feedback und ihre Fragen eingeholt. Im Intranet habe ich dann einen FAQ Bereich eingerichtet, der deren Fragen beantwortet hat. Das Mitarbeiterhandbuch von Personio zeigt ja bereits alle möglichen Funktionen von Personio. Das fand ich für uns nicht so schick, weil wir am Anfang Personio doch sehr restriktiv veröffentlich haben, um nicht zu viele Fragen zu Funktionen zu bekommen, die wir noch nicht nutzen. Der interne FAQ Bereich kann dadurch immer erweitert werden und steht vor allem auch neuen Mitarbeitenden gleich zur Verfügung. (Sie bekommen eine Willkommensmail mit dem Link zum internen Helpcenter.) 

Außerdem haben wir das RollOut, ähnlich wie in den Tipps von Personio, in Kategorien unterteilt. Zu allererst haben natürlich die Zugriff bekommen die in irgendeiner Weise in die On- und Offboarding-Prozesse involviert sind, da wir hier noch viel Feedback bekommen haben, war das, denke ich, eine sehr gute Entscheidung. Danach hat die Geschäftsführungsebene Zugriff bekommen, dann der Betriebsrat und zuletzt alle anderen Mitarbeitenden. Falls ihr einen Betriebsrat habt, kann ich euch nur ans Herz legen diesen auch beim RollOut stark mit einzubeziehen. Bei uns haben sie teilweise richtig als Change Agents / Multiplikatoren fungiert, was natürlich toll war und eine enorme Stütze für uns. Allgemein denke ich, je nach Unternehmensgröße, ist es von Vorteil ein paar Multiplikatoren ggf. auch zu schulen. Prädestiniert hierfür wären bspw. Azubis. Bei uns haben sich viele Azubis mit Personio intensiv auseinandergesetzt und erklären anderen Mitarbeitenden im Team die Funktionen. 

Vielleicht ist dafür ja das nächste User Group Meeting am 28. Juli interessant für dich (TOP 3).

Tatsächlich angekündigt haben wir die offizielle Nutzung von Personio dann per Mail an alle. Da wir SSO nutzen, mussten wir auch nicht eine Login-Mail verschicken, sondern haben einfach nur den Link zu unserer Domain verschickt und jeder ist direkt in seinem eigenen Profil gelandet. 

In der Mitarbeiterliste habe ich dann über den Einladungsstatus immer mal wieder geschaut, wer Personio noch gar nicht geöffnet hat. Das waren nur 2-3 Mitarbeitende die wir dann explizit angesprochen haben, ob wir sie noch irgendwie unterstützen können bei Personio. 

Natürlich ist das, meines Erachtens nach, auch alles abhängig von der vorherigen Ausgangssituation und der Größe des Unternehmens. Wir hatten vorher kein Employee-Self-Service System, daher war das ganze bei uns generell auch ein bisschen mit einem Change-Prozess verbunden. Vorher lief vieles auf Papier, per Mail und Excel. Die Mitarbeitenden haben ganz andere Bedürfnisse als bei einem reinen Systemwechsel. Außerdem haben wir rund 300 Mitarbeitende, falls dir das auch irgendwie zur Einordnung hilft. 

Wenn du noch Fragen hast, melde dich gerne. 

Viele Grüße, 

Elena