Erinnerung wenn Aufenthaltserlaubnis/ Arbeitserlaubnis demnächst ausläuft

@MobiLab Hey, ja, das ist möglich - habe ich (allerdings mit einem anderen Thema) auch schon mal gemacht. Es gibt soweit ich weiß, verschiedene Wege, das zu tun. Erinnere mich, dass ich als eine Option damals das On/Offboarding betrachtet habe. Das macht vor allem dann Sinn, wenn der MA passend zur Aufenthalts/Arbeitserlaubnis auch einen auf dasselbe Datum befristeten Arbeitsvertrag hat. Dann kann man das quasi als “Vorbereitung” des Offboardings gestaltet, also einen Reminder einrichten, der (z.B.) 120 Tage vor dem Austrittsdatum eine Meldung macht.

Ähnlich könnte man es auch als jährlichen Reminder in den Kalender legen - so ähnlich wie z.B. ein Jubiläum. 

Meine, dass mir damals noch eine 3. Option aufgefallen war, aber auf die komme ich gerade nicht mehr - sorry! LG!

Hallo @Nina Hellmann 

Vielen Dank für deine schnelle Antwort.

Leider hilft uns dein Vorschlag nicht weiter. Die Arbeitsverträge sind unbefristet, weshalb so wichtig für uns ist die rechtzeitige Verlängerung der Aufenthalts/Arbeitserlaubnis im Blick zu behalten. 

Zu der Idee einen jährlichen Reminder zu setzen: Meinst du damit eine Erinnerung im Profil des jeweiligen Mitarbeiters zu setzen? Falls das gemeint sein sollte, wäre das für uns auch keine Option. die Aufenthalts/Arbeitserlaubnis haben eigentlich immer eine unterschiedliche Gültigkeitsdauer. Eine jährlich Erinnerung zu einem festen Datum würde den Mitarbeiter dann wahrscheinlich eher irritieren.

Vielleicht habe ich meine Frage auch unglücklich ausgedrückt 😅  

Wir haben bei jedem Mitarbeiterprofil die beiden Attribute “Aufenthalts- “ und “Arbeitserlaubnis” als Datum angelegt. Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, soll der jeweilige Mitarbeiter 4 Monate vorher eine Erinnerung bekommen, dass er mit dem Antrag für seine neue Aufenthalts-/ Arbeitserlaubnis starten soll.

Gibt es dazu eine Möglichkeit?

@MobiLab Ah, ich verstehe. Ja, klar, dann müßt Ihr die Daten im Blick behalten, da Ihr ja niemanden beschäftigen dürft, der nicht berechtigt ist, in Deutschland zu arbeiten. Die RAe, mit denen ich bisher zusammengearbeitet habe, haben immer davor gewarnt, die Verantwortung für die Beschaffung/Verlängerung der Aufenthaltserlaubnis durch das Ausstellen eines unbefristeten ArbV vom Arbeitnehmer zum Arbeitgeber zu schieben, daher kenne ich ausschließlich Konstellationen, in denen via Sachgrund befristet wurde in diesen Fällen.

Aber zu deiner Frage: m.E. geht das, dass du (genau wie z.B. einen Geburtstagsreminder) eine Erinnerung für das Ablaufen der Aufenthaltserlaubnis anlegst, auch unabhängig vom Offboarding.

@Nina Hellmann danke, dass so schnell antwortest 😉

Bei den Geburtstagsremindern kann ich das aber nur so einstellen, dass bestimmte Gruppen/ Abteilungen/ Vorgesetzte Reminder erhalten. Ich kann das nicht einstellen, dass nur der Mitarbeiter selbst den Reminder erhält, oder ist das möglich?

@Nina Hellmann Ja das hilft mir weiter. Ich dachte nämlich, wenn ich hier “alle Mitarbeiter” auswähle, bekommen alle Mitarbeiter bei jedem Mal, wenn eine Aufenthalts-/ Arbeitserlaubnis von einem Mitarbeiter im Unternehmen ausläuft eine Erinnerung. 

Aber wenn ich deine Antwort richtig verstanden habe, bekommen alle Mitarbeiter nur eine Erinnerung, wenn die eigene Aufenthalts-/ Arbeitserlaubnis ausläuft und nicht, wenn generell irgendeine Aufenthalts-/ Arbeitserlaubnis ausläuft (von Arbeitskollegen/ Vorgesetzten/ … ). 

Habe ich das richtig verstanden?

@MobiLab Das würde ich einfach mal ausprobieren, aber so verstehe ich das - genau. Alles andere wäre ja auch nicht DSGVO-konform. Und die Logik funktioniert an anderer Stelle ja genauso in Personio. 

Okay, super.

Vielen lieben Dank für deine Geduld, um meine Frage zu beantworten 😀

Moin, 

ich meine die Erinnerungen greifen nur wenn der MA das Attribut sehen kann. 

Solange das Attribut nicht öffentlich ist, sollten es schon mal nicht alle MA bekommen. Ggfs. bekommen die Vorgesetzten die Erinnerung auch - wenn Sie das Attribut sehen können. 

Das wäre was, was dann beim Test geschaut werden kann. (Wir haben das Zusatzpaket nicht, deswegen habe ich damit noch nicht rumgespielt)

Gruß

Alex

Hallo MobiLab,

wir sind gerade bei der Einführung von Personio und ich habe genau das gleiche Thema wie du. Mir wurde von unserer Implementierungs-Managerin von Personio gesagt, dass wenn man “alle Mitarbeiter” auswählt es eben nicht nur an den einzelnen Mitarbeiter geht sondern aben an alle mit diesem Attribut. So wie du auch schon vermutet hast.

Sie wollte sich einen Workaround überlegen. Wenn ich weiß, wie es geht kann ich mich ja nochmal melden.

Oder hast du es in der Zwischenzeit ausprobiert und es funktioniert doch?

LG Stephi

Hallo @Stephanie Josten,

konntest du mit der Implementierungs-Managerin eine gute Lösung finden?
Oder hat jemand das vorgeschlagene Vorgehen schon getestet und kann berichten?

Liebe Grüße

Sarah 

Hallo @Sarah_2704 ,

momentan machen wir es tatsächlich so, dass wir im HR eine Erinnerung erhalten, wenn z.B. die Arbeitserlaubnis ausläuft. An den Mitarbeiter direkt geht leider keine Erinnerung raus.

LG Stephanie