Wettbewerb zum On- & Offboarding - Teilt Eure Best Practices mit der Community!

Liebe Elena, 

Vielen Dank für diesen tollen Beitrag. Genau solche Anwendungsbeispiele haben wir uns gewünscht!

Der Detailgrad ist super und man kann verständlich nachvollziehen, wie genau ihr diese Templates angelegt habt und worin der Mehrwert liegt!
Mir gefällt besonders, dass die Mütter hier direkt mitverfolgen können, welche Workflows bei Mutterschutz/Elternzeit in Gang gesetzt werden müssen, da dies in vielen Unternehmen hinter den verschlossenen Türen der Personalabteilung völlig intransparent abläuft. 

Ich bin sicher, dass einige Community Member die Idee genau so cool finden, wie ich 

Viele Grüße und eine tolle Woche wünsche ich dir 
Mona

Hallo zusammen,

auch wir nutzen die On- und Offboarding-Schritte sehr umfangreich, da wir als recht junges und kleines Unternehmen doch viele Aufgaben in unterschiedlichen Abteilungen liegen haben, um die Arbeitsbelastung für alle gleich gering zu halten. Wir haben für bestimmte Aufgaben entsprechende Gruppen/Teams angelegt, so dass die entsprechenden Kollegen die entsprechenden to do’s auf ihr Dashboard bekommen. Im Detail würde dies bei uns so aussehen:

Das hat den charmanten Vorteil, dass man sich sämtliche Kommunikation via Mail außerhalb von Personio spart, Mails im Tagesgeschäft nicht untergehen und alle Verantwortlichen auf ihrem Dashboard gebündelt die Aufgaben sehen und entsprechend abhaken können. So sieht auch die Personalabteilung auf den ersten Blick, ob alle to do’s erledigt sind und man kann ggf. nochmals nachhaken, damit der neue Mitarbeite gebührend in Empfang genommen werden kann.

Sehr charmant finden wir auch die Möglichkeit den Mitarbeitern über einen Onboarding-Schitt “1. Arbeitstag” sämtliche Unterlagen digital zur Verfügung zu stellen, die wir als Unternehmen verpflichtet sind auszuhändigen. Bei uns handelt es sich dabei, um Versorgungsordnungen unserer Betrieblichen Altersvorsorge, um Mitarbeiterangebote (Corporate Benefits), um FAQs zur Betrieblichen Altersvorsorge und Betrieblichen Krankenversicherung, um den Notfall- und Fluchtplan unserer Büros, um allgemeingültige Regelungen und unseren Verhaltenskodex, sowie Social Media Guideline. Sobald der Mitarbeiter abhakt, dass er es gelesen hat, haben wir halt auch einen Beleg, dass es ihm zur Verfügung gestellt wurde und er dauerhaft Zugang dazu hat. 

Als Erweiterungsidee wäre folgende Themen in diesem Zusammenhang noch großartig:

1. eine Kooperation für Aushangpflichtige Gesetze, damit der Mitarbeiter dort ebenfalls abhaken kann, dass er sie gelesen hat.
2. eine Möglichkeit dies auch während des Beschäftigungsverhältnisses immer weiter mit Neuerungen oder weiteren Arbeitsanweisungen aufzufüllen ohne neue Onboarding-Schritte anlegen zu müssen.
3. eine Terminierungsmöglichkeit, wie beispielsweise beim AGG, wo man jährlich dran denken muss, dass der Mitarbeiter dies “geschult” bekommt, so könnte man eine jährliche Erinnerung setzen, damit er es jedes Jahr erneut abhaken muss, dass er es gelesen hat und wir als Arbeitgeber haben in seinem direkten Profil den Beleg für Behörden u.ä., damit wir nachweisen können, dass wir unserer Arbeitgeberpflicht nachgekommen sind.
4. dass das Häkchen mit “ja gelesen” auch mit einem Datum versehen wird, damit ggf. auf de ersten Blick sieht, wann der Mitarbeiter sich das entsprechend angeschaut und durchgelesen hat.

Ich hoffe, dass auch unsere Vorgehensweise dem ein oder anderen eine Inspiration ist und wir ggf. auch das Produktteam bzgl. der Erweiterungsideen überzeugen können.

Liebe Grüße aus Bochum

Hallo an alle,

wir nutzen bei uns personio zwar noch nicht so lange, haben uns aber auch recht lange v.a. mit dem Onboarding beschäftigt.

Bei uns hat es sich als sehr praktisch herausgestellt, den Onboardingschritten jeweils in der “Überschrift” schon eine Verantwortlichkeit und die Zeitzuordnung zu geben, also z.B. “Mitarbeiter anlegen - HR Abteilung - 30 Tage” (= 30 Tage vor Beginn, Aufgabenliste für HR Abteilung mit verschiedenen Unterpunkten wie z.B. personio account anlegen, Einladungsmail verschicken, etc). Dadurch gibt es nach Abteilungen/Verantwortung getrennte Listen, was alles erledigt werden muss. Hierdurch steigt die Übersichtlichkeit sowohl für die Bearbeiter der Listen als auch den personio Administrator an, und man kann sich die Aufgaben in den Onboarding-Vorlagen leichter zusammensuchen.

Da uns am Anfang jetzt immer noch was einfällt, was zusätzlich in eine Liste muss, hat es sich als sehr praktisch herausgestellt, dass die neu hinzugefügten Unterpunkte auch bei den laufenden Onboarding Prozessen gleich mit angezeigt werden.

Wir haben auch getestet ob man die neuen Mitarbeiter schon vor Arbeitsbeginn um ihre Unterlagen bitten kann - diese müssen sie dann hochladen, der Login läuft dann noch über deren private Emailadresse. Dieses Vorgehen hat bisher super geklappt, die neuen Mitarbeiter können sich viel besser darauf vorbereiten was wir an Unterlagen brauchen und am Einstellungstag muss man sich nicht den Mund fusselig reden was sie noch alles liefern müssen. Die Emailadresse wird dann am 1. Arbeitstag umgestellt, das hat bisher gut geklappt und war auch für die neuen Mitarbeiter kein Problem.

Was wir genauso handhaben wie Jessica: für die neuen Mitarbeiter gibt es einen eigenen Punkt für den Arbeitsbeginn, eine Liste an Unterlagen, die müssen sie alle durchlesen und das Lesen bestätigen, manche auch unterschreiben und wieder hochladen. Dies sind Unterlagen sind z.B. unsere Betriebsordnung, Datenschutz/Brandschutz/Arbeitssicherheitsbelehrung, Anleitung zur Benutzung der Telefonanlage, etc.

Hier hätten wir auch schon einen Wunsch (siehe auch Jessica), den auch unser Qualitätsmanagement geäußert hat: könnte der Lesezeitpunkt und eventuell ein Mitarbeiterkürzel hinterlegt werden bei Checkboxen zum Lesenachweis, so dass man hier einen Nachweis hat wann genau der Mitarbeiter die Bestätigung eingegeben hat? Da wir ein akkreditiertes Labor sind, sind solche Bestätigungen immer öfter bei verschiedenen Situationen nötig und werden auch von Extern überprüft.

Was ich wirklich nützlich finde: dass andere Abteilungen z.B. unsere EDV-Abteilung im Rahmen des Onboarding dem neuen Mitarbeiter gleich eine Telefonnummer zuteilen können, und diese Info kann dann zu einem Attribut werden, wird also gleich in die Mitarbeiterinformationen übernommen.

Wir haben bei uns das Anstelldatum sowie den Status aktiv/inaktiv - beides Attritbute die nicht allgemein zugänglich sind - in eine separate Sektion gezogen, und den Abteilungen die beim Einstellprozess beteiligt sind (QM, EDV, sowie das Arbeitssicherheits-Team), hierauf ein Ansichtsrecht gegeben. Somit können sich diese Abteilungen die Infos selbst “holen” und wir müssen sie nicht manuell über solche Details informieren.

Eine Frage hätte ich auch noch: Emails, die man im Rahmen des Onboarding/Offboarding Prozesses versenden möchte, sind jetzt noch “außerhalb” der Listen organisiert. Ich fände es gut wenn man diese Emails auch innerhalb der Onboardingschritte anlegen könnte - wie gesagt, wir haben die Aufgabengebiete nach Abteilungen sortiert und die Emails stehen da manchmal etwas unverbunden “daneben”.

Ich hoffe für andere Community Mitglieder ist was hilfreiches dabei!

Wir sind jedenfalls sehr froh, dass wir unser Onboarding durch Personio strukturieren konnten und es war auch überraschend zu sehen, wie komplex und aufwendig die Aufgaben sind - umso besser ist es, wenn man jetzt einfach bei jedem neuen Mitarbeiter den Überblick hat, was noch alles fehlt.

Herzliche Grüße

Birgit

Hey Zusammen,

auch wir nutzen Personio für das Onboarding unserer Mitarbeitenden. Bei uns startet das Onboarding mit der Vertragserstellung und endet mit dem Probezeitendgespräch. Wir hatten bislang ziemliches Chaos und das Onboarding war standortübergreifend sehr uneinheitlich. Oft wussten die Neustartenden nicht was zu tun ist, wohin mit ihren Angaben und wir haben sehr viel Papier verschwendet durch das Protokollieren der Arbeitsmittelübergabe.

Das gleiche galt beim Offboarding. Hier wurde oft verschlafen, dass Accounts und Zugänge deaktiviert wurden und welche Dokumente (Arbeitszeugnis, Urlaubsbescheinigung etc.) noch erstellt werden müssen. Wir testen aktuell noch unsere Onboaridngsvorlagen und haben für das Offboarding nur die notwendigsten Vorlagen. 

Gründe Personio stärker zu nutzen (Welche Vorteile)

• Alle Informationen an einem Ort
• Rechtzeitige Bearbeitung von To-Dos & damit...
• … eine Basis schaffen, auf der dann weitere Aufgaben erledigt werden können
• Prozesse vereinheitlichen und verschlanken
• Teilautomatisiert arbeiten und Zeit sparen
• Digitalisieren und damit Papier sparen
• Weniger Aufwand in der Ablage
• Remote Onboarding ermöglichen (Corona)
• Die vielen involvierten Personen steuern
• Erinnerungen schaffen

Was bilden wir ab 

• Vorbereitung und Versand von Arbeitsmitteln
• Einrichten von Accounts, Lizenzen und Zugängen
• digitale Arbeitsmittelübergabe und damit Inventar
• Reminder an Personio Onboarding auf HR Seite (Urlaub, Gehalt etc.)
• Personio Pflege und darauf aufbauend Daten Sammeln für die Payroll, Vorstellung des Neustartenden im Team, Upload auf die Homepage
• Erste Aufgaben für MA um sich einzurichten und einen Leitfaden zu haben

Basis (Wie)

Um die Vorlagen gut nutzen zu können, ist es notwendig, dass alle Daten im Mitarbeitendenprofil gepflegt sind und dort entsprechende Attribute eingerichtet werden und die richtigen Personen die Bearbeitungsrechte verfügen. 

Es ist am Anfang eteas aufwendig alle Attribute zu hinterlegen und dann mit den Vorlagen herum zu basteln. Für die Vorlagen müssen entsprechende Adressaten hinterlegt werden. Auch die FK und MAs müssen dazu aufgefordert werden die Personiopflege ernst zu nehmen und zuvor müssen die Berechtigungen angepasst werden. Aber es lohnt sich!!!

Am besten erstellt ihr einen Test Dummy und tragt euch selbst als FK ein und probiert in diesem Profil alles aus. 

Beispiel

Wenn eine FK einen neuen Mitarbeitenden einstellen möchte, müssen unter Personalinformationen nicht nur die Rahmendaten für den Vertrag eingetragen werden, sondern auch welche Arbeitsmittel und Zugänge/Lizenzen benötigt werden (Siehe Screenshot 1), damit basierend auf diesen Einträge die Onboardingvorlagen wie “Arbeitmittel vorbereiten” oder “Accounts anlegen” (siehe Screenshot 2) sich eine Liste mit den gewünschten Arbeitsmitteln ziehen können. Die Einträge nutzen wir ebenfalls für die E-Mails an die Administratoren von Lizenzen. Diese bekommen eine automatisierte E-Mail mit allen notwendigen Informationen, um für den Neustart alles einrichten zu können (Siehe Screenshot 3).

Folgende Onboarding Vorlagen verwenden wir:

Onboarding Vorlagen für HR

Personio Pflege + Personalakte

• Upload vom Arbeitsvertrag
• Check ob die vertraglichen Rahmendaten stimmen (Gehalt, Antrittsdatum, Probezeit etc.)
• Erinnerung an Vergabe von Arbeitszeitmodell und Urlaubsbudget

Onboarding E-Mail

• Zieht sich durch Platzhalter relevante Daten und dient der freundlichen Begrüßung und gibt wichtige Informationen rund um den Start und Personio etc.

Vorstellung im Team

• MA erledigt vor dem Start das To-Do “Willkommensinterview” (s.u.) und durch Platzhalter werden die Antworten gezogen und die Person im Team mit Foto, Startdatum etc. vorgestellt.

Onboarding Vorlagen für IT / Administration

Accounts anlegen

• s.o. Screenshot. Dient der Information an IT / Administration, welche Accounts vergeben werden müssen.

Hardware vorbereiten

• ähnlich wie bei “Accounts anlegen”. Dient der Information an IT / Administration, welche Accounts vergeben werden müssen.

Paket mit Arbeitsmaterialien

• Checkliste für den Versand der Arbeitsmittel

Salesforce einrichten (E-Mail)

• s.o. Screenshot. E-Mail mit Platzhalter geht raus an Administrator zum Einrichten.

Sales Lizenzen einrichten (E-Mail)

• E-Mail mit Platzhalter geht raus an Administrator zum Einrichten.

SimpliMe einrichten (E-Mail)

• E-Mail mit Platzhalter geht raus an Administrator zum Einrichten.

Onboarding Vorlagen für MA

Willkommensinterview

• Foto upload, Xing und LinkedIn Link einfügen, Fragen beantworten wie “Was hast du gemacht bevor du bei uns startest” oder “wie verbringst du deine Mittagspause”. Die Antworten werden dann in einer Vorstellungsmail an das Team gesendet (siehe “Vorstellung im Team”)

Profil ausfüllen (vor dem 1. Arbeitstag)

• Payrollrelevante Daten eintragen

Profil ausfüllem (am 1. Arbeitstag)

• Dient der Vervollständigung des Personioprofils
• Einige Daten sind wichtig, um die Person auf die Homepage zu onboarden

Checkliste 1. Arbeitstag

• To-Dos und Anleitungen zum Einrichten, Download, Upload und Pflege von Profilen, Zugängen, Signatur etc.

Arbeitsmittelübergabe

• Anleitung zum Anlegen von Übergabeprotokollen. Wir haben in dem Personio Profil den Reiter “Arbeitsmittel” erstellt und erfassen dort die Modelle und Seriennummern von Laptops, Handys etc. Mitarbeitende erstellen mit ihren Führungskräften über Personio Übergabeprotokolle. Die Vorlage zieht sich über Platzhalter die Seriennummern etc. und ermöglicht das Erfassen von Mängeln und das digitale Signieren.

Onboarding Vorlage für FK

Feedback Gespräch (noch nicht fertig)

• Reminder an FK mit dem MA die Feedbackgespräche zu terminieren
• Idee: Möglichkeit zur Dokumentation des Feedbacks in Personio​​​​​​​

Das waren jetzt doch mehr Informationen als ich gedacht hätte 

Ich hoffe ihr könnt daraus einen Mehrwert ziehen. Besonders die digitiale Arbeitsmittelübergabe erleichtert uns das On- und Offboarding enorm. So gehen keine Daten wie Passwörter etc. verloren und wir haben alles an einem Ort. 

Meine Vorgängerinnen haben Personio für Verträge, Krankheit und Urlaub genutzt und zum Sammeln der Stammdaten. Mir hat es wirklich viel Freude bereitet mich in Personio etwas auszutoben und es an seine Grenzen zu treiben und um dann doch wieder andere Lösungen zu finden. Mich beruhigt es zu wissen, dass so gut wie alle Daten an einem Ort vorhanden sind und ich nicht in Trello, Jira, OneDrive und irgendwelchen E-Mail und Chat Verläufen mir alle möglichen Informationen ziehen muss.

Ich bin mit unseren Onboardingvorlagen sehr zufrieden und freue mich auf das Erstellen und Überarbeiten unserer Offboardingvorlagen.

Den Beitrag zu den Vorlagen für Mutterschutz und Elternzeit finde ich wirklich klasse! Das werde ich auch für uns übernehmen Danke dafür!

Liebe Grüße,
Miri

Hallo zusammen,

da ich hier bereits einige gute Beispiele für den Onboarding-Prozess gesehen habe, die auch ähnlich aufgesetzt sind wie unserer, möchte ich gerne mit euch unseren Offboarding-Prozess teilen. 

Ich stelle euch einfach einen Screenshot zur Verfügung, damit ihr einen Überblick gewinnt. Tatsächlich beginnt der Prozess natürlich damit, das Arbeitsverhältnis in Personio zu beenden. Da das ja super einfach über die entsprechende Personio Funktionalität geregelt. Da dieser Schritt so selbstverständlich und gleichzeitig der Startschuss für die Zuordnung des Offboarding-Prozesses ist, ist er nicht noch einmal in unserer Vorlage aufgenommen. 
Mein wichtigstes Benefit im Offboarding-Prozess sind die Aufgaben, die an den Mitarbeiter selbst gerichtet sind. Zum Einen zur Vorbereitung des Arbeitszeugnisses (Rückmeldung des Mitarbeiters, welche Tätigkeiten ins Zeugnis aufgenommen werden sollen), sowie den Hinweis zum Download persönlicher Dokumente aus Personio und die Rückgabe der Arbeitsmittel. Auch die Erinnerungen der entsprechenden Verantwortlichen an zu erledigende Dinge, wie eine Stelle ausschreiben, IT Offboarding oder das Endgespräch mit dem Vorgesetzten helfen uns natürlich nichts zu vergessen. Zuletzt holen wir noch ein Offboarding-Feedback beim ehemaligen Mitarbeiter mit Hilfe eines Fragebogens über das Tool surveymonkey ein. 

Ich hoffe, einen kleinen Einblick geben zu können, und dem einen oder anderen damit weiterhelfen zu können.

Beste Grüße, 

Anett

Guten Morgen liebe Community! 

Vielen vielen Dank an @Elena, @Bienenstock , @JessicaHR , @Birgit Elisabeth , @Miri und @Anett  für Eure tollen und ausführlichen Tipps & Tricks, die Ihr mit uns geteilt habt. Jede von Euch hat auch bereits einen Community Badge für die Teilnahme an diesem Wettbewerb von uns bekommen. 

Damit habt Ihr uns einen wichtigen Einblick in Eure Arbeit mit unserem On- & Offboarding Feature gegeben und auch anderen Personio User*innen die Möglichkeit gegeben, von Eurem Know-How zu profitieren und ihre tägliche Arbeit mit Personio noch effizienter zu gestalten. 

Heute morgen haben wir die drei Gewinner*innen ausgelost und können nun das Ergebnis mit Euch teilen: 

1. Platz: @Elena 
   Preis: Ein Wunschgutschein im Wert von 50€

2. Platz: @Miri 
   Preis: Ein Community Care Package Deluxe 

3. Platz: @JessicaHR 
   Preis: Ein Community Care Package Basic

❤️-lichen Glückwunsch! 🎉🎉

Wir werden Euch drei natürlich zusätzlich auch in einer privaten Nachricht kontaktieren und alles weitere direkt mit Euch klären. 

Vielen lieben Dank noch einmal für die Teilnahme von Euch allen!  An diejenigen von Euch, die dieses Mal leider nicht ausgelost wurden: Das war zwar der erste Wettbewerb in der Community, aber sicher nicht der letzte. Freut Euch auf das nächste Mal! 

Viele Grüße

Euer Personio Community Team

Ich schließe mich @JessicaHR an! Tausend Dank an dich @Mona Reith und das restliche Personio Community Team! Ich freue mich riesig 

Hallo und herzlichen Glückwunsch an die Gewinnerinnen! Habt ihr echt verdient!

Es gab hier echt spannende Einblicke und Inspirationen und die Idee des Wettbewerbs fand ich auch cool, so kam auch mehr Bewegung rein, hatte ich zumindest den Eindruck!

Beste Grüße

Dash

Hallo @hr agk, 

wir weisen keine Offboarding, sondern eine Onboarding-Vorlage zu. D.h. wir orientieren uns immer am Anstellungsdatum und somit kann man die Vorlage jederzeit zuweisen. Die Aufgaben bzw. Schritte sind ja sowohl im Onboarding als auch im Offboarding gleichermaßen erstellbar. 

Natürlich erscheint die Vorlage dann direkt wenn man sie zuweist und es ist kein schöner Ablauf, da alle Aufgaben gleichzeitig fällig werden. Aber es ist eben ja auch nur ein Workaround. 

Im Ideation Bereich gibt es einige Ideen, solche Aufgaben auch außerhalb des Onboardings zu erledigen, deshalb habe ich dir hier mal eine Idee verlinkt: 

Leider aktuell noch parked, aber evtl. erhöhen wir ja durch deinen Kommentar die Aufmerksamkeit. 

Liebe Grüße, 

Elena 

Hallo @CarmenXYZ,

da stimme ich Dir zu 100% zu, beides ist absolut richtig und vor allem auch notwendig!

In einem Jahr passiert so viel und auch wenn es manchmal nur Kleinigkeiten sind, ohne vernünftiges und organisiertes On- bzw. Reboarding geht definitiv Wissen verloren. Und nur weil der/die Mitarbeitende nicht neu ins Unternehmen kommt, hat er/sie ja trotzdem ein tolles Onboarding verdient. 

Beste Grüße

Dash

Hallo @Nicole Ziesemer,

ja da hast du recht. Das ist der ganz ganz große Haken an der Sache. Bei uns kommt das tatsächlich nicht wirklich oft vor. Aber wenn, dann steht bei uns im Vordergrund immer das “normale” Onboarding. Ich klicke mich dann in den Einstellungen durch die Onboarding Vorlage die ich zusätzlich zuweisen würde und erledige die ToDos. Daher nicht wirklich schön, besonders wenn man nicht nur eine Firma mit 10 Leuten ist. 

Leider habe ich also hier keine Lösung… 

Aber verlinke auch mal eine Idee passend dazu: 

Liebe Grüße, 

Elena

@Nicole Ziesemer Ich finde vor allem so lange es keine weiteren Möglichkeiten gibt, um Workflows abzubilden.