Arbeitszeitmodell bei komplett flexiblen monatlichen Arbeitszeiten

Hallo @Lars B,

das kommt darauf an, ob Ihr hier Überstunden erfasst oder nicht.

Solltet Ihr keine Überstunden tracken, dann können die Minijobber einfach an den Tagen Zeiten erfassen, an denen sie auch arbeiten und die anderen Tage frei lassen. Am Ende des Monats werden die eingetragenen Stunden entsprechend aufsummiert. 

Wenn Über- bzw. Unterstunden aktiviert werden, dann können die Mitarbeiter*innen für die Tage an denen nicht gearbeitet wurde null Stunden eintragen.

Bitte beachte jedoch, dass die Arbeitszeitmodelle sich immer auf eine Woche und nicht einen Monat beziehen. Bei ganz flexiblen Arbeitstagen kannst Du die Stunden gleichmäßig auf die Wochentage verteilen. 

Wirf dazu gerne einmal einen Blick in den Helpcenter Artikel Best Practice Teilzeitmitarbeiter und Werkstudenten, hier solltest Du noch ein paar hilfreiche Tipps finden.

Liebe Grüße
Marc

@Marc und wie wird in so einem Fall dann der Urlaub berechnet?

Hallo @Lars B,

die Urlaubsberechnung gestaltet sich bei flexiblen Arbeitszeiten immer etwas schwer, die Berechnung bezieht sich hier ja auf die durchschnittlichen Arbeitstage pro Woche.

Manche Kund*innen pauschalisieren dies, indem sie beispielsweise die Stunden gleichmäßig auf Mo-Fr aufteilen und einen Urlaubsanspruch basierend auf einer 5-Tage-Woche vergeben. Jeder Urlaubstag wertet an sich dann natürlich weniger. 

Bitte beachte hierbei jedoch die gesetzlichen Regelungen.

Liebe Grüße
Marc

@Marc ja die Idee hatte ich auch schon. Welche Nachteile hätte es denn wenn ich einfach jedem Tag Mo bis Fr zwei Stunden zuweise (bei 10h pro Woche)?

Mh und dafür zahlen wir so viel Geld. Aber danke.

Hi @Lars B,

ich kann Deinen Punkt nachvollziehen, jedoch liegt das Problem ein wenig in der Natur der Sache.

Ich selbst darf keine rechtlichen Auskünfte geben, jedoch ergibt sich der Anspruch bei flexiblen Arbeitstagen, wie bereits oben kurz erwähnt, rückwirkend aus dem Durchschnitt der Arbeitstage pro Woche in einem bestimmten Zeitraum. So müsste der Urlaubsanspruch häufig entsprechend nachjustiert werden, sollte es hier starke Abweichungen geben. Ein Automatismus würde hier nicht zwangsläufig immer helfen, da die Änderungen die Mitarbeiter*innen irritieren könnten. 

Selbstverständlich verstehe ich, dass hier eine elegantere Lösung hilfreich wäre.

Liebe Grüße und ein schönes Wochenende!
Marc

@Marc und kann Personio das für uns machen? Den Durschnitt berechnen?

Hi @Lars B,

eine Funktion dafür gibt es nicht.

Du kannst jedoch einen entsprechenden Bericht mit den Arbeitszeiten exportieren um schnell einen Durchschnitt zu ermitteln. Dazu kannst du beispielsweise den Standardbericht Anwesenheitsperioden verwenden.

Liebe Grüße
Marc

@Marc mir ist noch ein Problem aufgefallen, dass ich nicht gelöst bekomme. Ich trage also die Arbeitszeiten so ein, wie sie eben passen. Wenn der Mitarbeiter dann an einem anderen Tag arbeitet, ist das für die Zeiterfassung erstmal egal. Berechnung des Urlaubsanspruchs passt auch.

Jetzt nur folgendes Problem

Angenommen ich trage ein, dass der Mitarbeiter bei einer 10h Woche Mo und Di jeweils 5h arbeitet.

Aber in Wahrheit hat er zB Mo und Mi gearbeitet, weil eben flexibel

Szenario 1: Mitarbeiter hat Urlaub von Mi bis Do. Jetzt wird ihm kein Urlaubstag abgezogen, obwohl das der Fall sein müsste. Selbiges Problem tritt auch bei Krankheit auf. Wir bekommen dann kein AAG erstattet.

Wie lösen wir das?

@Marc wow… Das ist euer Lösungsvorschlag? Ich soll für alle Mitarbeiter:innen mit flexiblen Zeiten am Monatsende den Urlaubsanspruch nachjustiren? Wir haben Personio gekauft, damit wir weniger Arbeit haben, nicht mehr.

Auch zu meiner obigen Frage, die Antwort ist: alles komplett manuell. Da können wir uns die 600 EUR im Monat für Personio auch sparen und alles in Excel machen. Ist das echt euer “Lösungsvorschlag”?

Hallo @Lars B,

gerne komme ich auf Deine Rückfrage von oben zurück.

Viele unserer Kund*innen verteilen die 10h auf die ganze Woche, also Mo-Fr je 2h im Arbeitszeitmodell. Dann wird natürlich auch für Mi-Fr Urlaub abgezogen. Wichtig ist es hierbei zu berücksichtigen, dass ein Urlaubstag in diesem Fall mit 2h berechnet wird und dementsprechend auch ein höherer Urlaubsanspruch, basierend auf einer 5-Tage-Woche angesetzt werden müsste. So wird in diesem Beispiel das Urlaubskontingent um 3 Tage reduziert (Mi-Fr).

Eine Alternative ist das abwechselnde Zuweisen von entsprechenden Arbeitszeitmodellen. Je nachdem, ob sich die Arbeitszeiten spontan oder geplant ergeben, kann auch für eine Woche, in welcher nicht Montag und Dienstag gearbeitet wird, ein Arbeitszeitmodell für Montag und Mittwoch zugewiesen werden. Dann wird auch für den Mittwoch der entsprechenden Woche ein Urlaubstag berechnet.

Solltest Du als fixe Tage Montag und Dienstag beibehalten wollen, müssen jedoch entsprechende Korrekturen vorgenommen werden. Personio geht hier von festen Arbeitstagen aus und reduziert daher in diesem Fall für einen Mittwoch korrekterweise nicht den Urlaubsanspruch.

Liebe Grüße
Marc

@Marc ok das würde für Urlaub ja sogar gehen. Der Anspruch erhöht sich, aber dafür wird auch mehr Urlaub verbraucht.

Aber das Problem bei Krankheit und AAG würde ja immer noch bestehen. Hier könnte ich noch ne Idee gebrauchen.

Das ganze System scheint mir recht unflexibel. Plant ihr hier Verbesserungen? Es müsste ja so sein, dass ich nicht die genauen Tage definiere sondern nur eine Anzahl. Und Personio check täglich, wie viele Tage bzw. Stunden ich schon gearbeitet habe und berechnet es dann. Stunden pro Urlaubstag können dann ja auch dynamisch berechnet werden.

Hallo @Lars B,

in diesem Beispiel verhält es sich mit der Krankheit dann ebenfalls wie mit dem Urlaub, insofern die Gültigkeitseinstellungen in der Abwesenheitsart Krankheit sich auch am Arbeitszeitmodell orientieren. 

Grundsätzlich wird Personio kontinuierlich weiterentwickelt und mit neuen Funktionen versehen. Gerne kannst Du hier jederzeit Vorschläge im Ideation-Bereich der Community mit unserem Produkt-Team teilen. In den Product Updates wirst Du regelmäßig über Erneuerungen und Verbesserungen informiert.

Liebe Grüße
Marc

Hallo zusammen, 

gibts hier was Neues? Ich finde es auch absolut unpraktikabel und fehleranfällig. 

Konnte nichts dazu finden. Es muss doch möglich sein, ein Arbeitszeitmodell mit festen Wochenstunden festzulegen, ohne diese auf feste Tage zu verbuchen? Es sollte machbar sein, dass dann auch Urlaubs- und Krankheitstage entsprechend berechnet werden können. Es gibt doch mehr Firmen, die Werkstudenten auf Stundenbasis oder Minijober beschäftigen, die nicht immer am selben Tag arbeiten und dahingehend flexibel eingeteilt werden können, ohne dass ich als Personalerin danach alles händisch ausrechnen muss?! 

Liebe Grüße

Steffi 

Hallo @SteffiH,

vielen Dank für Deine Nachricht!
 
Momentan gibt es keine anderen Möglichkeiten wechselnde Arbeitszeiten in Personio darzustellen.
 
Man könnte theoretisch in Eurem Fall zwei verschiedene Arbeitszeitmodelle anlegen, müsste diese dann wöchentlich anpassen. Dies stellt natürlich einen erheblichen Mehraufwand dar und ist außerdem sehr fehleranfällig.
 
Diese Option ginge allerdings auch im Voraus - Du könntest also jetzt z.B. die wechselnden Arbeitszeitmodelle für den Rest des Jahres jeweils wöchentlich zuweisen.
 
Der vermutlich einfachste Weg an dieser Stelle ist es wirklich, ein Arbeitszeitmodell anzulegen und die Stunden auf alle Wochentage gleichmäßig zu verteilen.
 
Hier ist es wichtig, die Über- und Minusstunden zu aktivieren. Somit werden an manchen Tagen Überstunden und an anderen Tagen wieder Minusstunden gemacht, jedoch trotzdem die wöchentliche Soll-Arbeitszeit erreicht. 
 
Falls es in Eurem Fall jede Woche unterschiedliche Wochenstunden gibt, man in Personio aber nur eine Zahl im Mitarbeiterprofil hinterlegen kann, würde ich Euch empfehlen hier den Durchschnitt der wöchentlichen Arbeitszeit im Arbeitszeitmodell, als auch im Mitarbeiterprofil zu hinterlegen.
 
Wichtig wäre es an dieser Stelle, die Mitarbeitenden eventuell auch darüber aufzuklären, wieso die Stunden ungleich verteilt sind. Nur damit keine Verwirrung aufkommt.
 
Leider lassen sich flexible Arbeitszeitmodelle, noch nicht perfekt in Personio abbilden. Aber wir arbeiten auch hier daran, die Möglichkeiten immer weiter nutzerfreundlicher & flexibler zu gestalten. Wann immer Du also hierzu Feedback oder Verbesserungsvorschläge hast, freue ich mich sehr über Deinen Input.
 
Hier findest Du auch noch ausführlichere Informationen zu flexiblen Arbeitstagen aus unserem Helpcenter.
 
Ich hoffe, das hilft Dir weiter.
 
Liebe Grüße,
Duc-Anh

Hallo zusammen,

gibt es inzwischen eine bessere Möglichkeit flexible Arbeitszeiten abzubilden und zu berechnen?

Liebe Grüße

Hêvi

Hallo @sari_sub,

wir arbeiten aktuell an einer verbesserten Darstellung flexibler Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodellen, jedoch ist es weiterhin nicht möglich ein Arbeitszeitmodell mit komplett flexiblen Arbeitszeiten ohne manuelle Anpassungen zu erstellen. Doch hast Du bereits die Möglichkeit in den Einstellungen eines Arbeitszeitmodells wechselnde Arbeitszeitmodelle (bis zu vier wechselnde Arbeitswoche) anzulegen.

Wie Du dies einrichten kannst, findest Du hier: Arbeitszeitmodell erstellen.

Es gibt auch hier einen weiteren Community Beitrag, der das Thema aufgreift:

Sag Bescheid wenn Du noch weitere Fragen hast!

Liebe Grüße

Betty

kommt mit dem neuen Personio hierzu ein Update?