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Löschung von Arbeitszeiterfassungen

H
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Hallo liebe Community,

aus § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz ergibt sich eine Aufbewahrungsfrist für die Arbeitszeiterfassung von 2 Jahren.

Wie können wir sicherstellen, dass die erfassten Arbeitszeiten nach 2 Jahren gelöscht werden? 

Wenn das nicht automatisch passiert in Personio, wie macht man das “zu Fuß”?

DANKE und Liebe Grüße!

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Beste Antwort von Lena 20 February 2023, 10:27

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4 Antworten

Lena
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Hi @HeiBoi1981,

Es tut mir leid, dass ich jetzt erst reagiere.
Ich erkundige mich intern und melde mich nochmal bei Dir. :) 

Liebe Grüße
Lena

Lena
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Hi @HeiBoi1981 ,
das hat jetzt doch länger gedauert als erwartet. Ich habe mich bei 2 Teams erkundigt, wie ihr am besten vorgehen könnt. 

Es handelt sich um eine Mindestaufbewahrungsfrist. So lange müsst ihr die Daten mindestens speichern. 
Ob diese Daten anschließend gelöscht werden, ist abhängig von verschiedenen Faktoren und muss durch euch im Einzelfall geprüft und beurteilt werden. Es ist vorliegend auch zu berücksichtigen, ob ihr bei Mitarbeitenden Überstunden erfasst habt oder nicht. 

‼️ Wichtig
Bei einer Überstundenerfassung führt die Löschung von Anwesenheiten zu einer rückwirkenden Veränderung des Überstundensaldos. Das bedeutet, die Überstundenkontostände würden sich verändern und sie können somit auch nicht mehr nachvollzogen werden.

Solltet ihr eine Löschung vornehmen wollen, könnt ihr die Zeiten mithilfe der API löschen.

Ich hoffe, das hilft weiter. :) 

Liebe Grüße
Lena

H
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Hallo Lena,

verstehe ich das richtig, dass die Daten dann nie gelöscht werden dürften, da sich damit das aktuelle Überstundenzeitkonto noch über zig Jahre hinweg im Nachhinein ändern könnte? Das kann ja nicht sein.

Meines Erachtens ist hier die technische Umsetzung von Personio nicht praxistauglich.

Wäre eine - sehr sehr umständliche - Idee, hier in einem Workaround die Summe der Überstunden, die dann nach 2 Jahren gelöscht werden würden, manuell wieder hinzuzufügen? Aber eben nur als ein Eintrag mit einer Zahl, so dass die detaillierten Zeiten dann aber gelöscht werden können…?

Oder hast Du einen praktikableren Vorschlag…?

Danke und LG!

Lena
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Hi @HeiBoi1981,

aktuell ist es zumindest ziemlich aufwändig. 

Unsere Produkt-Entwicklung ist momentan jedoch dran, den Bereich zu überarbeiten. Was sie in den ersten Schritten angehen werden, haben sie im User Group Meeting Anfang des Monats erläutert. 
Ich kann mir vorstellen, dass es ganz hilfreich sein könnte, in welche Richtung sich das Produkt entwickelt. 

Die Überstundenanpassung würde gehen. Ich möchte gleich schon ganz transparent sein, ich stimme Dir zu, es wäre wirklich sehr umständlich.
Es gibt 2 Punkte, die ihr beachten müsstet, wenn ihr die Löschung der Zeiten und Anpassung der Überstundenkontostände vornehmen möchtet:

  • Die Überstunden können auf diese Weise nicht nachvollzogen werden. Es müsste sich in solch einem Fall dann immer auf den letzten Export vor der Löschung der Daten bezogen werden.
  • Die Überstundenkontostände müssen bei jedem Mitarbeitenden einzeln manuell eingetragen werden, da es aktuell keine Importfunktion für Kontostände gibt. 

Es tut mir leid, dass ich hier keine andere Lösung habe. 

Liebe Grüße
Lena

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