Hi @Christin2022,

gut, dass Du Dich meldest, diese Änderung kann nämlich alles durcheinander bringen. :) 

Seit wann pflegt ihr denn Eure Abwesenheiten in Personio? Seit mehreren Jahren?

Es wäre klasse, wenn Du mir im ersten Schritt noch diese Info gibst, dann kann ich Dir auch sagen, ob Du die Schritte, wie in diesem Artikel auch befolgen solltest. Es ist wichtig zu wissen, dass eine Änderung in den Einstellungen der Abwesenheit auch historische Auswirkungen hat. In Deinem konkreten Fall würde das bedeuten, dass wenn Du im Jahr 2021 auch einen Übertrag gehabt hättest, dieser nicht bis Ende März genommen wurde und Du nun die Grenze verschiebst, dann kann es sein, dass Du plötzlich einen negativen Kontostand hast. Daher ändere dies bitte nicht einfach ab. Es gibt 2 Möglichkeiten und wir empfehlen prinzipiell eine neue Abwesenheitsart anzulegen. (Solltet ihr bspw. 2022 oder 2021 erst mit Personio und der Abwesenheitserfassung darin gestartet haben, können wir vll auch einen einfacheren Weg finden.)

Ich freue mich auf Deine Rückmeldung. Bitte verlinke mich bitte mit dem @ Zeichen, damit ich auch eine Benachrichtigung erhalte, Danke. :) 

Liebe Grüße
Lena

@Lena: Vielen Dank für deine Rückmeldung. Wir haben Personio im Juli 2021 implementiert, da war ich leider noch nicht Teil des Teams und kann nicht zu 100% sagen, ob hier alle Tage richtig erfasst wurden. 

Generell soll das künftige Setup 30 Tage Urlaub (3 feste Tage Betriebsurlaub) + Verfall des Resturlaubs zum 31.03 sein. Aktuelle Regel sind 26 Tage + umlimitierter Übertrag.

Hi @Christin2022,

alles klar, lieben Dank für die Details. 

Für die Änderung der Übertragsgrenze gehst Du bitte wie im Helpcenter Artikel beschrieben vor. 

Die Anzahl der Tage werden über ein Kontingent geregelt, welches Du in der neuen Abwesenheitsart anlegst und den Mitarbeitenden zuweist.

Für den Betriebsurlaub als auch die bereits eingetragenen Tage wählst Du am besten einen Import der Abwesenheitstage mit der neuen Abwesenheitsart. Beim Betriebsurlaub empfehle ich diesen im Kommentarfeld zu notieren, damit die Mitarbeitenden Bescheid wissen. (Eine weitere Option ist es, den Betriebsurlaub nicht über die Abwesenheitsart zu regeln, sondern über einen Feiertag.)
Sobald Du das alles eingestellt hast, prüfe es nochmal und gebe das Vorschlagsrecht auf die neue Abwesenheitsart. Die alte Urlaubsart kann weiterhin zur Ansicht bestehen bleiben, oder, sofern alles übertragen wurde, auch ausgeblendet werden.

Tipp für den Zeitraum der Änderung: Zwischen dem Export der bereits genommenen Tage für 2023 und dem Freischalten der neuen Abwesenheitsart Urlaub mit Übertrag bis 31.03., kannst Du das Vorschlagsrecht der Mitarbeitenden entfernen, sodass niemand Urlaub beantragen kann, während Du Änderungen vornimmst und so die Daten nicht durcheinander kommen.

Ich hoffe, das hilft Dir weiter. :)

Liebe Grüße
Lena

Hallo Community, hallo @Lena,

ich habe eine ähnliche Frage und schließe sie deshalb diesem Beispiel an.

Auch bei uns ist uneingeschränkter Übertrag möglich, wir planen auch nicht, dies zu ändern. Trotzdem wird der Resturlaub, der sich ergibt, nicht bei “verbleibende Tage” abgezogen.

Beispiel hier:

Mitarbeiterin hat inkl. Übertrag aus 2021 37 UT für 2022.

20 hat sie bereits genommen, 1 nimmt sie im Dezember. 

15 hat sie für Januar eingereicht. Bleibt also 1 Tag übrig. Es werden aber trotzdem 16 verbliebende Tage angezeigt, obwohl die 15 im Januar natürlich auch vom übrigen 22’er Kontingent abgezogen werden müssten.   

Das führt dazu, dass in unseren Berichten zu Urlaubsrückstellungen falsche Zahlen angezeigt werden. Lässt sich dies irgendwie ändern?

Danke und viele Grüße

Daniela 

@dani.koehler Super, dass du das nochmal aufgreifst, das ist mir leider auch immer noch nicht klar, warum das der Fall ist. 

Hallo @Lena mich würde die Frage von @dani.koehler ebenfalls sehr interessieren, da wir uns gerade ebenfalls darüber ärgern dass der Urlaub nicht korrekt angezeigt wird. In unserem Fall hat ein Mitarbeiter ebenfalls im Januar Urlaub eingetragen, der aber nicht mit den Urlaubstagen aus 2022 verrechnet wird und somit die Zahl der verbliebenen Urlaubstage verfälscht wird. Wie lässt sich das denn ändern?

Vielen Dank schonmal und viele Grüße,

Alexandra

Hi zusammen, 

gerne erläutere ich die Berechnung. 

@dani.koehler hat das ganz richtig berechnet, nur beim letzten Schritt wird das von Personio anders definiert. 

• 30 Tage Urlaub + 7 Tage aus 2021 (diese werden ab dem 1.1.22 ausgewiesen)
• Zum 1.1.22 stehen 37 Tage für 2022 zur Verfügung
• Es wurden 20 Tage bereits genommen: 37-20=17
• Es ist ein weiterer Tag noch geplant: 17-1=16
• Sofern keine weiteren Tage eingereicht werden, werden am 1.1.23 16 Tage Übertrag ausgewiesen. 
• Die geplanten Tage im Folgejahr sind jetzt in 2022 eine reine Information, dass bereits Urlaub für 2022 genommen wurde. Erst nach dem 1.1.23 werden die 15 Tage vom Übertrag und neuen Kontingent abgezogen. Personio macht es auch immer so, dass zuerst der Übertrag abgebaut wird und dann das Kontingent angegangen wird. 
• Dies wird so ausgewiesen, da streng genommen der Urlaub nicht im laufenden Jahr genommen wurde und die Organisation “Rücklagen” bilden und planen muss. 
• Einige Organisationen kappen auch die Tage, welche übertragen werden bei 5 oder 10, dafür ist es wichtig einen klaren Cut zu haben und die ausgewiesen zu bekommen. 
  Bei Organisationen, welche gar keinen Übertrag aktiviert haben, sieht das genauso aus, nur dass sie keinen Übertrag ausweisen und er natürlich auch nicht berechnet wird. 

@dani.koehler, @Christin2022, @Alexandra08, wie ist das bei Euch in der Organisation, arbeitet ihr mit einer Übertragsgrenze? Oder von was seid ihr ausgegangen?

@sissi Kistner ich markiere Dich hier auch mal, da ich mir vorstellen kann, dass Du hier auch interessanten Input haben könntest. :) 

Liebe Grüße
Lena

 Hey @Lena,

danke für die Erläuterung! 

Wir arbeiten ohne Übertragsgrenze (zumindest technisch betrachtet), so dass erstmal aller Urlaub mitgenommen wird. 

Ich verstehe die Berechnung, aber es wäre trotzdem schön, wenn der “Anspruch nach Abzug allen genehmigten Urlaubs (auch dem des Folgejahres)” irgendwo sichtbar wäre.

Für die Führungsebene habe ich einen Bericht nach der Anleitung hier angefertigt:

So erstellen Sie einen Bericht über die zu übertragenden Urlaubskontostände – Personio 

Es wird dann dort bei uns der Urlaub bis einschl. Ende März ‘23 mit angezeigt bzw. abgezogen. Das funktioniert auch gut. Allerdings sehen den ja nur ausgewählte Menschen, der einzelne bei sich selbst eben nicht. Sorgt hier gerade flächendeckend für Verwirrung bei den MA. ;-)

Viele Grüße

Dani