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Workflow für Beschäftigungsverbot / Elternzeit / Mutterschutz

  • April 21, 2026
  • 2 Antworten
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J
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Liebe Community,

ich habe für Mitarbeitende, die in ein Beschäftigungsverbot, Mutterschutz oder in Elternzeit gehen einen “An- und Abwesenheit”-workflow erstellt. Es müssen verschiedene Abteilungen bescheid wissen, dass diese Person für einen längeren Zeitraum abwesend sind. Die Trigger sind die drei oben genannten Abwesenheiten, jedoch ist es derzeit so, dass manche Mitarbeitende jetzt als Beispiel drei Mails bekommen. - Sobald die Person eine der Abwesenheiten einträgt, wird die Mail verschickt. - Meine Frage ist jetzt: Kann ich eine Regel einführen, dass der Workflow pro Person nur ein einziges mal getriggert wird und nicht im schlechtesten Fall in verschiedenen Abständen in Summe drei Mails bekommt? 

Vielen Dank im Voraus.

 

Eric 

Beste Antwort von KatharinaS.

Hallo ​@JerichoW,

das hört sich super spannend an. 

Mit den drei einzelnen Emails meinst Du jeweils eine Email für Beschäftigungsverbot, dann eine für Mutterschutz und dann eben darauf folgend eine für die Elternzeit, richtig?

Wenn als Auslöser das Eintragen der Abwesenheit gesetzt wird, lässt sich dies leider nicht verhindern, wenn alle drei Abwesenheitsarten im Workflow berücksichtigt werden. Da eben jede einzelne Abwesenheitsperiode von Beschäftigungsverbot, Mutterschutz und Elternzeit den Workflow einzeln auslösen.

Du könntest es höchstens so machen, dass Du nur für das Beschäftigungsverbot einen Workflow einstellst, der das Eintragen der Abwesenheiten als Trigger hat.

Für Mutterschutz und Elternzeit könntest Du mir der Vorlage Benachrichtigung über anstehende Abwesenheit einen zweiten Workflow erstellen, der eine Email X Tage vor Beginn der Abwesenheit sendet.

Die Unterscheidung könnte Sinn machen, da ein Beschäftigungsverbot ja eher spontan erteilt wird und der Beginn von Mutterschutz oder Elternzeit ja eher geplant ist. So werden zwar weiterhin drei Emails versendet, aber diese wären zeitlich gestaffelt.

Beste Grüße

Katharina

 

    2 Antworten

    KatharinaS.
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    • KatharinaS.Community Moderator
    • Community Moderator
    • Antwort
    • April 23, 2026

    Hallo ​@JerichoW,

    das hört sich super spannend an. 

    Mit den drei einzelnen Emails meinst Du jeweils eine Email für Beschäftigungsverbot, dann eine für Mutterschutz und dann eben darauf folgend eine für die Elternzeit, richtig?

    Wenn als Auslöser das Eintragen der Abwesenheit gesetzt wird, lässt sich dies leider nicht verhindern, wenn alle drei Abwesenheitsarten im Workflow berücksichtigt werden. Da eben jede einzelne Abwesenheitsperiode von Beschäftigungsverbot, Mutterschutz und Elternzeit den Workflow einzeln auslösen.

    Du könntest es höchstens so machen, dass Du nur für das Beschäftigungsverbot einen Workflow einstellst, der das Eintragen der Abwesenheiten als Trigger hat.

    Für Mutterschutz und Elternzeit könntest Du mir der Vorlage Benachrichtigung über anstehende Abwesenheit einen zweiten Workflow erstellen, der eine Email X Tage vor Beginn der Abwesenheit sendet.

    Die Unterscheidung könnte Sinn machen, da ein Beschäftigungsverbot ja eher spontan erteilt wird und der Beginn von Mutterschutz oder Elternzeit ja eher geplant ist. So werden zwar weiterhin drei Emails versendet, aber diese wären zeitlich gestaffelt.

    Beste Grüße

    Katharina

     

      J
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      • JerichoWFollower
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      • April 23, 2026

      Hey Katharina, 

      vielen Dank für deine Antwort. 

      Auch wenn ich deinen Vorschlag als solches nicht anwenden kann, weil es bei den 3 Mails bleibt, weiß ich nun aber, dass es anders nicht möglich ist. Das hat mir weitergeholfen und ich verzweifle nicht mehr an meinen Programmierungsskills. 

      Nochmal vielen Dank und liebe Grüße

      Eric 

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