ich würde mich sehr über eure Erfahrungen und Tipps zur Zeiterfassung von mobilen Mitarbeitenden in Personio freuen.
Konkret geht es bei uns um Kolleg*innen im Sales-Bereich, die viel unterwegs sind – z. B. für Kundentermine vor Ort, Geschäftsreisen, Kundenessen oder die Teilnahme an Messen und Kongressen. In diesem Zusammenhang stellen sich uns einige Fragen:
Wie erfasst ihr die Arbeitszeit von Mitarbeitenden mit hoher Reisetätigkeit in Personio?
Wie geht ihr mit Zeiten für An- und Abreise um? Werden diese vollständig als Arbeitszeit gewertet oder gibt es differenzierte Regelungen?
Wie bildet ihr unterschiedliche Tätigkeiten wie Kundentermine, interne Termine unterwegs oder Events (Messen/Kongresse) in der Zeiterfassung ab?
Nutzt ihr dafür ein flexibles Arbeitszeitmodell oder arbeitet ihr mit speziellen Zeitarten bzw. individuellen Lösungen?
Habt ihr Best Practices, die sich im Alltag bewährt haben – auch im Hinblick auf Transparenz und Akzeptanz bei den Mitarbeitenden?
Wir sind aktuell dabei, unseren Ansatz zu überarbeiten und möchten gerne von euren Erfahrungen lernen.
Vielen Dank vorab für eure wertvollen Einblicke und den Austausch!
Herzliche Grüße
Claudia
Beste Antwort von Andrea B.
Hallo @Claudia Fritz-Walther,
Vielreisende haben meist den Laptop dabei und erfassen die Arbeitszeit so, wie sie es üblich auch tun. Alternativ: Personio App aufs Smartphone und dort erfassen
An- und Abreise sind lt. BAG Arbeitszeit, sofern diese im Interesse des Arbeitgebers liegt und es sich nicht um die Fahrt zum Arbeitsplatz handelt.
Kundentermine bilden wir über den Outlook Kalender ab. Wenn ihr unbedingt in der Zeiterfassung den Grund der Dienstreise hinterlegen wollt, kann man das über die Kommentare in der Zeiterfassung machen.
unsere Arbeitszeitmodelle geben eine Wochenarbeitszeit vor. Man hat immer Spielraum durch Mehr- und Minderstunden. Der Arbeitsschutz muss natürlich gewährleistet sein. Ruhezeiten sind einzuhalten. Hier sind alle geschult und informiert. Die Führungskraft, die die Anwesenheiten genehmigt, sollte immer ein Auge darauf haben und entsprechend mit seinem Team kommunizieren. Alle Führungskräfte sind auch im Bereich des Arbeitsschutzes geschult.
Transparenz gegenüber den anderen Mitarbeitenden? Das musst du näher erläutern. Bei uns wissen wir voneinander für was man angestellt ist und wer viel unterwegs ist. Um zu wissen, wo sich wer befindet, kann man im Outlook Kalender sehen, sofern dieser GUT gepflegt ist. Da ist manchmal Luft nach oben. Wichtig ist eigentlich nur für die anderen: ist erreichbar / schlecht erreichbar (weil schlechtes W-LAN in der Bahn) / nicht erreichbar. Datenschutzrechtlich ist das sicher. Weil es nur dienstliche Einträge im Kalender gibt. Private Einträge kann man unsichtbar für andere machen. Da wir auch Slack im Einsatz haben, machen wir auch dort im Profil sichtbar, ob man unterwegs ist.
Vielreisende haben meist den Laptop dabei und erfassen die Arbeitszeit so, wie sie es üblich auch tun. Alternativ: Personio App aufs Smartphone und dort erfassen
An- und Abreise sind lt. BAG Arbeitszeit, sofern diese im Interesse des Arbeitgebers liegt und es sich nicht um die Fahrt zum Arbeitsplatz handelt.
Kundentermine bilden wir über den Outlook Kalender ab. Wenn ihr unbedingt in der Zeiterfassung den Grund der Dienstreise hinterlegen wollt, kann man das über die Kommentare in der Zeiterfassung machen.
unsere Arbeitszeitmodelle geben eine Wochenarbeitszeit vor. Man hat immer Spielraum durch Mehr- und Minderstunden. Der Arbeitsschutz muss natürlich gewährleistet sein. Ruhezeiten sind einzuhalten. Hier sind alle geschult und informiert. Die Führungskraft, die die Anwesenheiten genehmigt, sollte immer ein Auge darauf haben und entsprechend mit seinem Team kommunizieren. Alle Führungskräfte sind auch im Bereich des Arbeitsschutzes geschult.
Transparenz gegenüber den anderen Mitarbeitenden? Das musst du näher erläutern. Bei uns wissen wir voneinander für was man angestellt ist und wer viel unterwegs ist. Um zu wissen, wo sich wer befindet, kann man im Outlook Kalender sehen, sofern dieser GUT gepflegt ist. Da ist manchmal Luft nach oben. Wichtig ist eigentlich nur für die anderen: ist erreichbar / schlecht erreichbar (weil schlechtes W-LAN in der Bahn) / nicht erreichbar. Datenschutzrechtlich ist das sicher. Weil es nur dienstliche Einträge im Kalender gibt. Private Einträge kann man unsichtbar für andere machen. Da wir auch Slack im Einsatz haben, machen wir auch dort im Profil sichtbar, ob man unterwegs ist.
Nur eine kleine Ergänzung zu @Andrea B.’s Kommentar: Wenn ihr die verschiedenen Termin-”Arten” in Personio abbilden möchtet könnt ihr das auch über die Projekte tun. Sind dann auch etwas einfacher auszuwerten, wenn nötig. 😊
vielen Dank für die hilfreichen Informationen bezüglich meiner Anfrage, welche mir auf alle Fälle bei der Überarbeitung weiterhelfen.
Nochmals vielen Dank für den Erfahrungsaustausch.👍🏻
@SabbuSchreiber vielen Dank auch für deine Ergänzung, mit dem Hinweis unterschiedliche “Termin-Arten” über Personio/Projekte abbilden zu können👌🏼.
Herzliche Grüße
Claudia
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