Budget für Homeoffice-Ausstattung (Lst. /SV)

Hallo Martin, 

Bei uns dürfen die MA bei Bedraf auch Bildschirme usw. nach Hause mitnehmen. Im Dezember nutzen wir nun die Coronaprämie und zahlen jeden aktiven MA 250,- € aus. die kann dann jeder MA frei für Anschaffungen für den Remote-Arbeitsplatz nutzen.

LG

David

Hallo zusammen,

der Beitrag ist zwar schon etwas älter, aber das Thema ist im hybriden Arbeiten weiterhin sehr relevant – gerade, weil viele Unternehmen inzwischen merken, dass ein einfaches Homeoffice-Budget oft nicht die beste Lösung ist.

Aus meiner Sicht gibt es im Wesentlichen drei Modelle:

1. Pauschales Budget / Erstattung

Das klingt zunächst unkompliziert, ist in der Praxis aber häufig wenig zielgerichtet. Wenn Mitarbeitende einfach einen Betrag zur freien Verfügung bekommen, ist nicht sichergestellt, dass daraus wirklich ein ergonomischer und produktiver Arbeitsplatz entsteht.

Im schlimmsten Fall wird das Budget für Dinge genutzt, die mit einem professionellen Homeoffice-Arbeitsplatz wenig zu tun haben – überspitzt gesagt eher für eine Xbox, einen Drucker, der kaum genutzt wird, oder sonstige Anschaffungen, die zwar irgendwie unter „Homeoffice“ laufen, aber keine echte Wirkung auf Gesundheit, Produktivität oder Arbeitsfähigkeit haben.

Für das Unternehmen heißt das: Es entstehen Kosten, aber der Effekt ist schwer messbar. Zusätzlich bleiben Fragen zu Belegen, Erstattung, steuerlicher Behandlung und Kontrolle.

2. Firmenequipment wird nach Hause gegeben

Auch das wirkt zunächst pragmatisch: Bildschirm, Stuhl oder Tisch werden einfach aus dem Büro mitgenommen. Bei wenigen Personen kann das funktionieren. Sobald es aber skaliert, wird es schnell sehr aufwändig.

Man muss dokumentieren, wer welches Equipment hat, in welchem Zustand es ist, ob es vollständig zurückkommt, was bei Defekten passiert und wie der Prozess beim Offboarding aussieht. Gerade Austritte sind oft der Pain Point: Rückgabe organisieren, nachfassen, Zustand prüfen, fehlende Teile klären, ggf. Ersatz oder Abschreibung behandeln.

Auch steuerlich und buchhalterisch kann das unübersichtlich werden, wenn keine saubere Struktur dahinterliegt. Am Anfang spart man vielleicht Zeit, später entsteht aber viel manuelle Arbeit für HR, Finance, IT oder Office Management.

3. Strukturierter Bereitstellungsprozess / Leasing-Modell

Langfristig halte ich deshalb einen strukturierten Bereitstellungsprozess für deutlich sinnvoller. Der Arbeitgeber definiert einen Rahmen, z. B. welche Produktkategorien und Budgets zulässig sind. Mitarbeitende wählen dann innerhalb dieses Rahmens die passende Ausstattung aus – aber eben nicht völlig frei und nicht über eine private Anschaffung.

Der große Vorteil: Es läuft nicht über Payroll, weil kein Geld an Mitarbeitende ausgezahlt und keine private Anschaffung erstattet wird. Stattdessen handelt es sich um eine geregelte Bereitstellung von Arbeitsmitteln bzw. eine laufende Service- oder Leasingrechnung. Damit entfallen viele typische Themen rund um individuelle Erstattungen, Belegprüfung und Lohnabrechnung.

Gleichzeitig werden Lieferung, Dokumentation, Laufzeit, Defekte und Rückgabe deutlich sauberer abgebildet. Gerade beim Offboarding ist das ein großer Unterschied, weil Rückabwicklung und Asset-Prozess von Anfang an mitgedacht sind.

Wir beschäftigen uns bei onyo (www.onyo.de) genau mit solchen Prozessen rund um Homeoffice-Ausstattung. Mein Learning daraus: Wenn man Homeoffice-Ausstattung nicht als frei verfügbares Budget, sondern als professionellen Bereitstellungsprozess denkt, wird es für Mitarbeitende besser und für HR, Finance und Office Management deutlich einfacher.

Die Kosten sind dabei oft deutlich niedriger, als viele zunächst erwarten – im Schnitt liegen sie bei etwa 25 € pro Mitarbeitendem und Monat.

Viele Grüße
Jens