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Datev Personalbogen mit Personio ersetzen

M
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Hallo liebe Community,

wir machen die Payroll noch nicht über Personio. Bei neuen Mitarbeitern ist ja dennoch immer dieser DATEV Personalfragebogen (Stammdatenbogen) von den Mitarbeitern auszufüllen.

Hat diesen Bogen jemand von euch mittels Personio “abgeschafft” bzw. kann ich diesen Bogen den Mitarbeitern irgendwie ersparen? Er wird ja eh nie richtig oder vollständig ausgefüllt.

  • Hat jemand von euch das als Onboarding-Schritt eingebaut?
  • Gebt ihr den neuen Kollegen schon vor Eintritt über die private Email Zugriff auf Personio und habt ihr in Personio alle Felder analog zu diesem Bogen zum Selbst-Befüllen eingerichtet?
  • Oder hat jemand sonst eine schöne Lösung dazu?

Vielen Dank!

Gruß

Martina

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Beste Antwort von MirjamPichler 15 March 2021, 14:59

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5 Antworten

MirjamPichler
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Liebe @Martini ,

danke für Deine Nachricht. Ich bin gespannt welche Best Practices hier andere Community Mitglieder teilen. 
Aus meiner Erfahrung als Implementation Managerin kann ich Dir schon mal mitteilen, dass ich den ein oder anderen Kunden betreut habe, der das Onboarding dafür genutzt hat um Personaldaten abzufragen.

Ich freue mich auf den Austausch diesbezüglich hier.

Liebe Grüße

Mirjam

Hallo zusammen! Ich bin kein Community-Moderator mehr, wenn Ihr also eine Folgefrage habt, dann verlinkt bitte meine Kolleg*innen @Lena *oder* @Marc
N
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Hallo zusammen,

die Frage bzgl. des Abschaffens des Personalfragebogens würde mich auch brennend interessieren.

Momentan läuft es bei uns so, dass wir über einen Onboarding-Schritt die MA dazu auffordern ihre Daten zu hinterlegen und ggf. Nachweise in Personio hochzuladen (bis 5 Tage nach Anstellungsdatum). Wir verwenden aber zusätzlich noch einen Personalfragebogen, da wir erst im Januar auf Personio umgestiegen sind.

Mein Chef möchte den Personalfragebogen abschaffen, weil sonst die Mitarbeiter ihre Daten ja doppelt übermitteln müssen. Unser Steuerberater rät jedoch dazu den Fragebogen weiterhin zu nutzen, weil ja dort auch mit Unterschrift bestätigt wird, dass die Daten der Wahrheit entsprechen.

Für mich stellt sich einfach die Frage: Welche Variante ist “richtig”? 
Wir hatten mal den Fall eines Mitarbeiters, der auf dem Personalfragebogen bestätigt hat, dass er im Besitz eines Führerscheins ist und ein Dienstfahrzeug hatte. Tatsächlich hatte er uns auch einen Scan geschickt - der aber leider gefälscht war. Nur durch die Angabe auf dem Personalfragebogen sind wir damals einer dicken Strafe entgangen. Deswegen bin ich da etwas sensibel :)

Unsere neuen Mitarbeiter erhalten übrigens erst bei Eintritt Zugriff auf Personio und können dann quasi in ihrer ersten Woche die Daten hinterlegen. 

Viele Grüße!

 

M
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Hallo @Ninue,

danke für deinen Beitrag. Mir geht es genau wie dir, aber dieser Personalfragebogen ist so furchtbar und wird ja ohnehin nie richtig ausgefüllt. Dass Mitarbeiter ihre Daten 2x angeben müssen, ist auch keine Lösung, das würde ich komplett ausschließen. Das mit der Unterschrift ist ja im Homeoffice Zeitalter dann auch so eine Sache. Der Mitarbeiter soll das ausfüllen und dann signieren - das ist im Sinne einer guten Onboarding Candidate Experience ja auch total unschön. Bewerber haben keinen Drucker oder Scanner und keinen DocuSign Account. Meist läuft es ja dann eh so, dass der Bogen irgendwie ausgefüllt wird und ohne Unterschrift zurück zu HR kommt.

Meine Idee wäre noch: Könnte man vielleicht eine Dokumentenvorlage in Personio erstellen und die über die e-Signatur an den neuen Mitarbeiter zuleiten (da müsste ich mich jetzt aber erst mühevoll einlesen wie das mit Personio geht).

Dein Thema mit dem Führerschein halte ich für so wichtig, das du dir einen eigenen Onboarding Schritt überlegen könntest. Es muss ja auch - glaub ich - eine jährliche Nachkontrolle gemacht werden. Ich würde das als separates To Do einrichten. Es wird zwar vermutlich die nächsten Jahre nicht mehr vorkommen, dass es missbraucht wird, aber wenn doch mal wieder, ist es gravierend.

Vielleicht hilft dir das schon mal, auch wenn wir bzgl. des Bogens weiterhin im selben Boot sitzen bleiben :wink:

Frage an die Runde wäre noch: hat jemand eine  am PC zuverlässig befüllbare pdf Version dieses Bogens? Ich hab den in Excel wo dann bei den Bewerbern am PC die Dropdown-Menüs nicht funktionieren oder in Word. Steuerberater hat auch keine pdf Version und bei Datev selbst hab ich in der Hotline aufgegeben.

Gruß

Martina

MirjamPichler
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Schönen guten Morgen,

vielleicht kann ich für die Nutzung der Dokumentvorlagen und E-Signature in Personio weiterhelfen :) 

Beim Erstellen einer Dokumentvorlage müssen einige Punkte berücksichtigt werden. In diesem Helpcenter Artikel findet Ihr eine gute Zusammenfassung.

Für die Nutzung der E-Signature empfehle ich Euch diesen Helpcenter Artikel.

Ich wünsche Euch einen tollen Tag und einen guten Start in die neue Woche.

Viele Grüße aus München

Mirjam

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JessicaHR
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Hallo zusammen,

 

wir lassen weiterhin ein Dokument ausfüllen und im Original unterschreiben, da der Mitarbeiter damit auch bestätigen muss, dass seine Daten korrekt sind. Kommt es dann im Bereich der Abrechnung zu Fehlern, kann uns als Arbeitgeber kein Vorwurf gemacht werden und wir können zudem auch nicht haftbar gemacht werden. Wir haben uns daher noch nicht getraut umzustellen, da Personio leider keine Möglichkeit bietet, wo man aktiv anklicke muss “hiermit bestätige ich die Richtigkeit meiner Daten...”.

 

Liebe Grüße

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