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Hallo zusammen,

wir haben den Fall, dass wir in einem Monat irrtümlich eine Personalnummer doppelt in Personio eingetragen haben bei zwei verschiedenen Mitarbeiter.

Jetzt würden wir gerne bei einer Arbeitnehmerin, die nicht Ihre Gehaltsabrechnung sieht, sondern eine  andere, die Gehaltsabrechnung löschen. Leider ist dies nicht möglich “automatisiert verteilte abrechnungsrelevante Dokumente können nicht gelöscht werden”.

Ich muss es aber löschen! Was kann ich tun?

Hi @kathy1986,

ich habe Dir eben eine privat Nachricht geschrieben, um zu wissen um wen es genau geht. 

Ich habe bereits unseren Produkt Experten informiert er sieht es sich an.

Liebe Grüße,
Lena

Hallo zusammen,

da dies mein persönlicher Horror ist, einmal die Frage an @Lena:

In so einem Fall sollte doch eigentlich vorher diese Fehlermeldung erscheinen, oder?

Und sollte es dann nicht eigentlich so sein, dass man die Lohnscheine gar nicht erst zuordnen können sollte?

Lieben Gruß

Anke

Liebe Community, 

@kathy1986 und ich konnten die Situation heute Morgen glücklicherweise direkt klären. :) 
In diesem Fall scheint es so gewesen zu sein, dass die Datev Personalnummern genau anders herum in 2 Mitarbeiterprofilen eingetragen waren. 

@Anke, Du hast vollkommen recht, wenn eine Personalnummer doppelt oder in der Mitarbeiterhistorie eines anderen Mitarbeitenden enthalten ist, dann kommen immer solche Warnmeldungen und es ist gar nicht möglich fortzufahren. Das ist ein Sicherheitsmechanismus den unser Produkt Team eingebaut hat.

Wenn bei der Initialen Eintragung jedoch 2 Datev Personalnummern genau vertauscht werden, weiß Personio nicht, dass hier etwas nicht stimmt. Daher achtet wirklich darauf, die Datev Personalnummern dem korrekten Mitarbeiterprofil zuzuordnen.
Um es jedoch in Relation zu setzen, es ist ehrlich gesagt auch das erste Mal, dass ich davon gehört habe, dass die Datev Personalnummern genau vertauscht wurden und dies passiert ist.

Wenn man es dennoch mal passieren sollte, kann man die Verteilung auch direkt wieder rückgängig machen. Wichtig ist zu wissen, wie man vorgeht, das erläutere ich hier einmal.

Um ein automatisch importiertes Dokument aus der Kategorie Lohnbuchhaltung zu entfernen, geht bitte folgendermaßen vor:

  1. Du kannst die Dokumentenverteilung wie hier beschrieben komplett rückgängig machen. 
    Damit werden die Dokumente auch in den Mitarbeiterprofilen wieder zurück geholt und sind nicht abrufbar für die Mitarbeitenden.
  2. Du korrigierst den Fehler in der Datev Personalnummer, bitte prüfe auch unbedingt die Mitarbeiterhistorie und mache den Beitrag gegebenenfalls ungültig. In diesem Post wird auch nochmal genau erklärt, wie das geht, falls Du das bisher nicht gemacht hast. :) 
  3. Anschließend rufst die Dokumente erneut ab und verteilst sie neu.
  4. Final überprüfst Du die entsprechenden Dokumente nochmal in den betroffenen Mitarbeiterprofilen.

Ich hoffe das hilft Euch weiter und gibt auch die nötige Sicherheit, damit umzugehen. :) 

Bei Rückfragen meldet Euch natürlich gerne bei mir, oder wenn ihr direkt am Telefon Unterstützung benötigt, meldet Euch gerne bei unserem Support telefonisch in solchen zeitkritische Fällen.

Liebe Grüße,
Lena 

@Lena Ja danke dir für den Tipp, die Personalnummer in der Historischen Ansicht zu ändern.

Allerdings muss ich dazu sagen, dass die Personalnummern nicht vertauscht waren. Es hatten tatsächlich zwei MA ein und die gleiche Personalnummer.

Die Fehlermeldung mit der doppelten PNR habe ich gesehen, jedoch in den Stammdaten gesehen, dass dies bereits korrigiert wurde. In der Historie habe ich gesehen, dass es im Oktober geändert wurde, also war die Nummer im September doppelt vergeben.

Die Lohnscheine konnte ich trotzdem hochladen. Der Schutzmechanismus hat da leider nicht gegriffen

Liebe Community,

ich habe dasselbe Problem. Mitarbeiter hatten in Personio unterschiedliche DATEV Personalnummer hinterlegt und somit ist die Gehaltsabrechnung auch beim falschen Mitarbeiter gelandet. Die Dokumente kann ich in DATEV leider nicht mehr abrufen und somit auch die Zuordnung nicht wiederholen. 

Kann ich auf irgendeine Weise doch die falsch zugeordnete Lohnabrechnung löschen? 

Vielen Dank für eure Hilfe.

 

Liebe Community, 

@kathy1986 und ich konnten die Situation heute Morgen glücklicherweise direkt klären. :) 
In diesem Fall scheint es so gewesen zu sein, dass die Datev Personalnummern genau anders herum in 2 Mitarbeiterprofilen eingetragen waren. 

@Anke, Du hast vollkommen recht, wenn eine Personalnummer doppelt oder in der Mitarbeiterhistorie eines anderen Mitarbeitenden enthalten ist, dann kommen immer solche Warnmeldungen und es ist gar nicht möglich fortzufahren. Das ist ein Sicherheitsmechanismus den unser Produkt Team eingebaut hat.

Wenn bei der Initialen Eintragung jedoch 2 Datev Personalnummern genau vertauscht werden, weiß Personio nicht, dass hier etwas nicht stimmt. Daher achtet wirklich darauf, die Datev Personalnummern dem korrekten Mitarbeiterprofil zuzuordnen.
Um es jedoch in Relation zu setzen, es ist ehrlich gesagt auch das erste Mal, dass ich davon gehört habe, dass die Datev Personalnummern genau vertauscht wurden und dies passiert ist.

Wenn man es dennoch mal passieren sollte, kann man die Verteilung auch direkt wieder rückgängig machen. Wichtig ist zu wissen, wie man vorgeht, das erläutere ich hier einmal.

Um ein automatisch importiertes Dokument aus der Kategorie Lohnbuchhaltung zu entfernen, geht bitte folgendermaßen vor:

  1. Du kannst die Dokumentenverteilung wie hier beschrieben komplett rückgängig machen. 
    Damit werden die Dokumente auch in den Mitarbeiterprofilen wieder zurück geholt und sind nicht abrufbar für die Mitarbeitenden.
  2. Du korrigierst den Fehler in der Datev Personalnummer, bitte prüfe auch unbedingt die Mitarbeiterhistorie und mache den Beitrag gegebenenfalls ungültig. In diesem Post wird auch nochmal genau erklärt, wie das geht, falls Du das bisher nicht gemacht hast. :) 
  3. Anschließend rufst die Dokumente erneut ab und verteilst sie neu.
  4. Final überprüfst Du die entsprechenden Dokumente nochmal in den betroffenen Mitarbeiterprofilen.

Ich hoffe das hilft Euch weiter und gibt auch die nötige Sicherheit, damit umzugehen. :) 

Bei Rückfragen meldet Euch natürlich gerne bei mir, oder wenn ihr direkt am Telefon Unterstützung benötigt, meldet Euch gerne bei unserem Support telefonisch in solchen zeitkritische Fällen.

Liebe Grüße,
Lena 

Hallo liebe @Lena,

 

wir haben gerade das gleiche Problem - eine Personalnummer wurde doppelt vergeben, und nun hat eine MA die Lohnabrechnung einer anderen unter Dokumente.

Ich habe versucht, die Verteilung rückgängig zu machen wie in diesem Artikel von dir beschrieben. Allerdings gibt es den Punkt “Dokumentenabruf zurücksetzen” unter den drei Punkten bei uns nicht (LuG), und auch das Mülleimer-Symbol unter “Generierte Dokumente” ist grau und lässt sich nicht anklicken.

Wir müssten die Abrechnung dringend entfernen.
Kannst du helfen?

Danke und liebe Grüße
Daniela 

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