Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie mit Unterstützung von Personio

Hallo Iris, 

danke für deine Fragen – ich bin bei Personio seit Monaten mit dem Thema EU-Entgelttransparenz betraut und stehe dazu regelmäßig im Austausch mit Kunden sowie mit dem Ministerium, das die Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht verantwortet.

Im Folgenden habe ich dir meine Einschätzung zusammengefasst – als Orientierung aus Personio-Perspektive (auch weil wir mit über 1.500 Mitarbeitenden selbst von den Anforderungen betroffen sind).

Auskunftsrecht

Dein Ansatz ist grundsätzlich stimmig: Personio kann euch helfen, vergleichbare Gruppen sauber zu definieren und dann auswertbar zu machen.

So wird das in der Praxis am stabilsten:

• “Comparable Work” über eure Job-/Stellenstruktur abbilden (z. B. Jobfamilie + Track + Level / Stelle), statt nur über freie Titel.
• In Reporting/Analysen nach diesen Merkmalen filtern und zusätzlich nach Geschlecht segmentieren.
• Export (CSV/Excel) ziehen und daraus die Auskunft schriftlich ableiten (statt Screenshots/Ad-hoc-Auswertungen).
• Parallel: über Berechtigungen sicherstellen, dass nur autorisierte Rollen Gehaltsdaten sehen/ausleiten können.
• Für Nachweise: Exports/Antwortschreiben zentral ablegen (Dokumente/Personalakte/ablagefähiger Prozess), damit ihr später zeigen könnt: Was wurde wann auf welcher Datenbasis beantwortet?

Wichtig für “wenig manuellen Aufwand”:

Der größte Hebel ist nicht der Export selbst (der ist schnell), sondern dass eure Vergleichsgruppen und Attribute konsistent gepflegt sind – sonst wird jede Anfrage wieder zur Einzelfall-Diskussion.

Objektives Vergütungssystem

Auch hier: Personio kann euch sehr gut bei der Systematisierung und Dokumentation unterstützen – die “perfekte” Gewichtungslogik ist aber in der Regel unternehmensindividuell (und sollte mit Legal/BR abgestimmt werden).

Pragmatischer Aufbau (der in Personio gut funktioniert):

• Stellenarchitektur nutzen (Jobfamilien, Karrierestufen/Level, ggf. Karrierepfade): Das ist die Grundlage, um “gleich/gleichwertig” nicht nur gefühlt, sondern struktur-basiert zu definieren.
• Gehaltsbänder je Rolle/Level hinterlegen: Damit reduziert ihr Einzelfallverhandlungen und habt ein objektives Raster für Angebote, Anpassungen, Beförderungen.
• Objektive Kriterien dokumentieren (z. B. Anforderungen/Kompetenzen/Verantwortung pro Level) – z. B. über ein Career-/Kompetenz-Framework bzw. klar dokumentierte Rollenerwartungen.

Nachvollziehbarkeit (“Audit Trail”):

• Gehaltsänderungen sind über Mitarbeiterhistorie/Audit Log nachvollziehbar.
• Dokumente/Begründungen (z. B. Genehmigungen, Schreiben, interne Notizen) sollten nah am Datensatz abgelegt werden, damit ihr bei Rückfragen nicht E-Mail-Postfächer durchsuchen müsst.

Berichtspflichten (Gender Pay Gap Reporting)

Aktuell rollen wir ein umfangreiches Gender Pay Gap Reporting Feature aus mit dediziertem Gender‑Pay‑Gap‑Dashboard, relevanten Kennzahlen, Breakdown‑Ansichten und Quartil‑Betrachtungen. 

Außerdem kannst du mit Personio: 

• Daten konsolidieren (Gehaltsdaten + HR-Merkmale zentral),
• Segmentieren/filtern (z. B. nach Standort, Gesellschaft, Abteilung, Joblevel/Jobfamilie),
• Exportieren (CSV/Excel) für die Berechnung/Einreichung,
• Auditieren (Änderungsprotokolle, Nachweise).

Ganz wichtig: In vielen Setups ist der “Submission Step” (Einreichung an eine Stelle/Portal) ohnehin dateibasiert – d. h. auch wenn ihr intern viel automatisiert, bleibt die letzte Meile häufig: Export erstellen → intern freigeben → manuell hochladen. Personio kann den Export liefern; ein “Behörden-Upload aus Personio heraus” ist typischerweise nicht der Standardprozess.

Was darüber hinaus sehr hilfreich ist

Du schreibst, ihr nutzt Stellenfamilien und Karrierepfade bisher nicht – genau das ist in vielen Organisationen derentscheidende Faktor, weil es:

• Vergleichbarkeit (“wer gehört zusammen?”) standardisiert,
• Reports/Segmente stabil macht,
• euch in Auskunftsfällen viel Diskussion erspart,
• und eine Grundlage schafft, um Pay Gaps später zu erklären und zu adressieren (statt nur zu messen).

Wenn ihr möglichst wenig manuell machen wollt, würde ich es so priorisieren:

1. Job-/Stellenarchitektur aufräumen (Familien/Level/Jobkatalog),
2. Gehaltsbänder pro Rolle/Level definieren,
3. Reporting-Views/Exports standardisieren (inkl. Ablage/Versionierung),
4. Governance festlegen (Owner, Review, BR-Einbindung, Freigaben).

Weiterführende Ressourcen zum Thema

• Checkliste zur EU-Entgelttransparenz (sehr gut als interner Readiness-Startpunkt):
  https://www.personio.de/hr-wissen/downloads/checkliste-eu-transparenz/
• Einordnung & Überblick zur EU-Direktive Entgelttransparenz:
  https://www.personio.de/blog/eu-direktive-entgelttransparenz/

Ich hoffe, das klärt einige deiner Fragen. 

Liebe Grüße

Vivecca