Liebe Community,

wir werden ab dem 01.01.25 Personio einführen und ich befinde mich als HR-Admin in der Implementierungsphase. Mit Personio möchten wir viele Prozesse, unter anderem den Genehmigungsprozess eines Fortbildungsantrages, digitalisieren.

Ich möchte euch kurz darstellen, wie ich den Prozess abgebildet habe und um Hinweise/Verbesserungsvorschläge bitten.

Ich habe zunächst eine Dokumentenkategorie “Fortbildungen” angelegt. Wir stellen ein ausfüllbares PDF-Dokument als Antrag bereit. Hier sollen alle relevanten Infos wie Zeitraum, Beschreibung, Kosten, Vergleichangebote, etc. erfasst werden. Anschließend soll dieser Antrag unter den Dokumenten zu “Fortbildungen” hochgeladen werden. 

Nun folgt der Workflow:

1. Event: ein Dokument wird hochgeladen
   Hochladende Person ist selbst
   Kategorie ist Fortbildungen
    
2. Genehmigungsanfrage stellen genehmigt/abgelehnt
   Zugewiesene Person - Führungskraft der dokumenteninhabenden Person
   Nachricht: “Dokumentinhabende Person” hat einen Fortbildungsantrag gestellt: “Name des Dokuments”. Bitte prüfen und genehmigen.
   
   Bei “abgelehnt” - E-Mail senden
   Empfangende Person: Dokumentinhabende Person
   Betreff: Rückmeldung zum Fortbildungsantrag
   Nachricht: Der Fortbildungsantrag “Name des Dokuments” wurde von “Führungskraft der dokumentinhabenden Person” abgelehnt.
    
3. Wenn genehmigt - Aufgabe zuweisen
   Zugewiesene Person: HR-Admin
   Nachricht: “Dokumentinhabende Person” hat einen Fortbildungsantrag gestellt: “Name des Dokuments”. Bitte Budget prüfen und freigeben.
    
4. Genehmigungsanfrage stellen genehmigt/abgelehnt
   Zugewiesene Person - hier würde ich gern die nächsthöhere Führungskraft auswählen, steht bei mir aber nicht zur Auswahl. Daher geht die Gehemigung aktuell an die Rolle “Vorstand”. Darunter sind aber zwei Personen und eigentlich soll jeder Vorstand nur die Fortbildungen aus dem jeweiligen Vorstandsbereich genehmigen.
   Nachricht: “Dokumentinhabende Person” hat einen Fortbildungsantrag gestellt: “Name des Dokuments”. Die Teamleitung befürwortet den Antrag. Mittel im Fortbildungsbudget sind vorhanden. Bitte prüfen und genehmigen.
   
   Bei Ablehnung E-Mail wie unter Punkt 2.
    
5. Wenn genehmigt - Aufgabe zuweisen
   Zugewiesene Person: Rolle Vorstand (auch hier würde ich gern “nächsthöhere Führungskraft” auswählen)
   Nachricht: Bitte Priorität gem. Leitfaden zur Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen als Kommentar zum Dokument “Name des Dokuments” angeben. Hier wäre es gut, wenn man als Aufgabe ein Auswahlfeld hinzufügen könnte.
    
6. Benachrichtigung - Update zu diesem Workflow senden
   Empfangende Person: HR-Admin
   Betreff: Rückmeldung zum Fortbildungsantrag
   Nachricht: Der Fortbildungsantrag “Name des Dokuments” von “Dokumentinhabende Person” wurde genehmigt.
    
7. E-Mail senden
   Empfangende Person: Dokumentinhabende Person
   Betreff: Rückmeldung zum Fortbildungsantrag
   Nachricht: Der Fortbildungsantrag “Name des Dokuments” wurde genehmigt. Die Anmeldung zur Veranstaltung kann erfolgen.

Ich habe diesen Workflow noch nicht testen können und freue mich daher auf euer Feedback, ob es so funktionieren könnte oder Rückmeldungen, wie ihr eure Fortbildungs-Workflows gelöst habt.

LG

Marina