Entgeltabrechnung - Info und Verteilung an Mitarbeitende

Hallo @Antonia Kalinna , 

in dem Moment, wenn die Gehaltsunterlagen über Datev zum Abrufen zur Verfügung stehen, siehst du das in der Lohnbuchhaltung. 

Rechts neben dem “Abrufen” ist der Button “Verteilen” hier im Screenshot etwas blass, weil ich sie schon verteilt habe. 

 

Darunter erscheint dann für die Lohnbuchhaltung

Ob es eine Mitteilung an die MA gibt, kann ich dir jetzt gar nicht sagen. Da ich Admin bin, sieht für mich vieles anders aus. 
Man kann aber sicherlich im Bereich Automatisierungen einen Workflow einrichten. Ich habe ihn zumindest in umgekehrter Weise (MA lädt was hoch) gebaut. 

Viele Grüße
Andrea

HI @Antonia Kalinna,

wir haben den nachfolgenden Workflow eingerichtet. Sobald du über Datev die Lohnabrechnung verteilt hast (siehe Beschreibung von Andrea B. oben) greift dann dieser Workflow. Die Kollegen erhalten automatisch eine Email über Personio, dass die Lohnabrechnung nun verfügbar ist. Liebe Grüße Mareike

Liebe @Mareike S.,

ich hab den Workflow mal eben (hoffentlich erfolgreich :)) nachgebaut - seh ich das richtig, dass im Prinzip bei “Kategorie” alle mit/bei “ist nicht” angehakt werden? So sah es bei mir jetzt aus. Die Lohnbuchhaltungskategorie scheint gar nicht aufzutauchen… (sonst könnte man ja auch einfach mit “ist” arbeiten)

Danke für Infos :)

YuBl

Liebe @YuBl ,

genau, so habe ich das angelegt. Irgendwo in der Community bin ich vor ein paar Wochen über diesen Tipp gestolpert, also dazu gibt es bereits einen Austausch 😀 Da Lohnbuchhaltung halt nicht verfügbar ist in der Auswahl, haben wird statt ist istnicht ausgewählt und dann alle Optionen selektiert.

Liebe Grüße

Mareike

Wie und wo kann ich mir eigentlich diese wichtigen Tipps und Tricks speichern, so dass ich mir mein eigenes Handbuch bauen kann? 

Gerade die Workflows, wenn man sich die einmal gebastelt hat, dann verdrängt man den Weg, den man gegangen ist. Oder hat brainfog… 🤦🏻

Ich habe den Workflow jetzt auch versucht nachzubauen und schaue nächsten Monat, ob er funktioniert. 

Viele Grüße

Andrea

Danke, @Mareike S. für diesen spannenden Workflow!

Bislang informiere ich monatlich alle Mitarbeiter mit einer kurzen Massen-Mail, dass die Abrechnung nun vorliegt, wenn ich sie verteilt habe.

Aber das ist auf jeden Fall die smartere Lösung, die ich unbedingt ausprobieren muss und werde :) 

Viele Grüße

Dominik

Sehr gerne, @D_Madre . Aber ihr schmückt mich mit fremden Federn 😉 Wie bereits gesagt, irgendwo gab es in der Community dazu vor gar nicht so langer Zeit bereits einen Austausch. Aber schön, dass es euch hilft 😀

@Mareike S. 

Schade, dass man nicht immer jeden wichtigen Austausch mitbekommt, sondern eher drüberstolpert, weil man vielleicht gerade was sucht. 

Du kannst trotzdem gerne die Lorbeeren nehmen… 

Darf ich dich noch fragen, wer bei dir die +1 bei Empfangende ist? :) 

@D_Madre ich hatte mich als +1 dazu gesetzt und dann bei einem Kollegen in seinem Ordner “Lohnbuchhaltung” eine Testdatei hochgeladen um zu gucken, ob der Workflow funktioniert. Sowohl der Kollege als auch ich haben eine Email von Personio erhalten, also das hat geklappt :)

Ich warte kommenden Monat den Gehaltslauf über die DATEV Schnittstelle noch ab und wenn das alles reibungslos läuft, dann nehme ich mich wieder raus als +1. LG Mareike

@Mareike S. kannst du denn generell die Datev-Schnittstelle empfehlen?

Viele Grüße

Hallo @andrepietras 

wir nutzen Personio erst seit September 2024, haben jetzt also 2x die Übermittlung der Lohnabrechnungsunterlagen über die DATEV-Schnittstelle genutzt. Das funktioniert einwandfrei 😀. Weitere Optionen der Schnittstelle (außerhalb der Übermittlung der Lohnabrechnung) nutzen wir aktuell (noch) nicht, da unser externer Dienstleister für die Gehaltsabrechnung digital eher veraltet unterwegs ist…. Da muss ich noch Zeit investieren und die mit an Board nehmen. Bedeutet, dass ich aktuell unseren Dienstleister noch “manuell” über Änderungen informiere. Das wollen wir aber in den kommenden Monaten ändern, so dass wir die DATEV-Schnittstelle dann vollumfänglich nutzen können. 

LG Mareike

@andrepietras 

Wir finden die Schnittstelle super. Die Steuerberaterin bekommt direkt alle Infos, wir brauchen keine Gehaltsabrechnungen verteilen und sparen damit Papier und ggf. Porto (100 % Homeoffice oder ähnliches) 

Viele Grüße

@Andrea B. @Mareike S.  Vielen Dank für euer Feedback. Wir haben auch an die Personio Payroll Lösung gedacht, aber sehen den Schritt dann doch als zu groß an und werden daher wohl auch auf die Schnittstelle zurückgreifen.

@andrepietras 

Wir nutzen nur die Schnittstelle zu Datev. Wir haben uns bewusst gegen die Payroll entschieden, da wir nicht die personelle Ressource und auch das Knowhow haben. Daher kaufen wir uns dieses Wissen über die Steuerberatung ein. Der zweite Grund ist: so lange Personio keine Tarifverträge abbilden kann, ist und bleibt Datev unser führendes System, wenn es um Geld geht. (Sorry Personio, für mein Tarif Mantra 😉)

Danke für den Hinweis auf den Workflow @Mareike S. 💛 Ich habe den bei uns jetzt auch umgesetzt, um die Sammelmail zu vermeiden!

Andrea B. schrieb:

Hallo @Antonia Kalinna , 

in dem Moment, wenn die Gehaltsunterlagen über Datev zum Abrufen zur Verfügung stehen, siehst du das in der Lohnbuchhaltung. 

Rechts neben dem “Abrufen” ist der Button “Verteilen” hier im Screenshot etwas blass, weil ich sie schon verteilt habe. 

 

 

 

Darunter erscheint dann für die Lohnbuchhaltung

 

 

Ob es eine Mitteilung an die MA gibt, kann ich dir jetzt gar nicht sagen. Da ich Admin bin, sieht für mich vieles anders aus. 
Man kann aber sicherlich im Bereich Automatisierungen einen Workflow einrichten. Ich habe ihn zumindest in umgekehrter Weise (MA lädt was hoch) gebaut. 

Viele Grüße
Andrea

 

Moin Andrea, 

danke für die Rückmeldung. Ich habe bei mir keinerlei Buttons oder Links mit Dokumente, Export, generieren, abrufen usw.

Alles blank, kann nur “Feedback geben”.

:(

@Antonia Kalinna 

Moin, 

dann könnte es an deiner “Rolle” liegen. An den Zugriffsrechten. Ich bin Admin und darf fast alles 😂. 

Oder an den Einstellungen bei der Datev Integration. Schau mal, ob bei den Einstellungen der Lohnimportdatenservice autorisiert ist. 


 

Viele Grüße
Andrea

Hey Andrea, 

Ich habe alle Zugriffsrechte, also wenn das jmd sieht, dann ich ;) Wo genau finde ich diese Einstellung?

Danke sehr und liebe Grüße aus Hamburg

Antonia

Hallo @Antonia Kalinna 

schau mal unter Einstellungen, Lohnbuchhaltung, DATEV Lohn & Gehalt Integration. LG Mareike

Hallo zusammen,

es scheint ein neues Update zu geben! 

Ich sehe seit heute auf dem Dashboard “Ihre Dokumente” und dort sind die neusten Uploads aufgelistet 🎉

Hallo zusammen,

mal ein kurzes Update zu “meinem” Workflow. Der funktioniert leider nur, wenn eine Person (ich z.B.) Unterlagen (Lohnabrechnung) in den Dokumenten-Ordner eines Mitarbeitenden manuell hochlädt 😥 Wir haben das gestern mit der DATEV Schnittstelle getestet, also über den Verteilen Button in der Lohnabrechnung und es gab keine Benachrichtigung über Personio! Bedeutet, ich habe unser Team auch per E-Mail benachrichtigen müssen. Ich bin hier also gerade mit meinem Latein leider am Ende…

LG Mareike

Es wäre so schön gewesen 😲

Dass man wenigstens auf dem Dashboard sieht, dass Abrechnungen hochgeladen worden sind, ist wenigstens etwas.