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Answered

Automatische Zuordnung Dokumente über Import

  • February 4, 2026
  • 4 Antworten
  • 48 Aufrufe
Jana Sommer
Follower
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Hallo ihr Lieben,

kann mir jemand sagen was mit der automatischen Zuordnung der Dokumente über Import passiert ist 🫥? Ich muss neuerdings jeden Namen einzeln auswählen und zuordnen. Ich habe mir jetzt mal den Spaß gemacht und bei einem Dokument die P-Nummer vorne reinzuschreiben und es funktioniert! DAS wiederum würde bedeuten das der Import nur noch mit Dateibezeichnung funktioniert die die P.-Nr. (oder Mail, ergibt aber überhaupt auch gar keinen Sinn die Dokumente mit Mail Adresse zu benennen) enthält? Ist das wirklich so?

Ich glaube es nicht 🫥🙄. Die Dokumente werden nach Inhalt benannt, nicht aber nach P-Nr. OHHHHHHHHHHHHHHHH mein Gott. Was für ein Sch………..Liegt das an der DSGVO?

Liebe Grüße

Jana

Beste Antwort von Michael H.

Hi ​@Jana Sommer , ​@AM_HR , ​@MarvinHR 

dieses Thema wurde auch hier aufgemacht. Im Wesentlichen ist ​@AM_HR hier schon “auf der richtigen Spur”.

Die Antwort die ich dort gegeben habe passt vermutlich auch hier, daher kopiere ich sie rüber:

 

Ich kann ein wenig Kontext zu dem Sachverhalt geben.

Seit jeher gab es in unserem Produkt eine erwartete Vorgabe zur Dateibenennung, die man in unserem Help Center als auch in der Import-Oberfläche finden kann: https://support.personio.de/hc/de/articles/115002836389-Dokumente-importieren.

Unser Produkt-Team hat festgestellt, dass alternative Namensschemata technische Risiken mit sich bringen können, die in bestimmten Fällen die Dokumente zu falschen Personen zugeordnet haben. Zum Beispiel: Wenn es eine Person namens Frank Müller Klaus und eine Person namens Klaus Müller Müller gibt, kann es passieren, dass das Dokument von Frank Müller Klaus zu Klaus Müller Müller zugeordnet werden. Dieses Risiko beseht insbesondere bei spanischen Mitarbeitenden (und generell sind Namen nicht eindeutig).

Nun hat unser Produkt-Team darauf reagiert und einen Backend-Fix ausgerollt, der den Import stabilisiert und die Zuordnung eindeutiger gemacht hat. Allerdings kann dieser Fix auch dazu führen, dass bestehende Importe, die sich nicht an unsere vorausgesetzte Namenskonvention halten, nun nicht mehr so verhalten wie gewohnt.

Aufgrund zahlreicher Rückmeldungen von Personio-Nutzenden, einschließlich euch, die bislang mit Importen gearbeitet haben, die von unseren Namensschemata abweichen, haben wir das vorherige Verhalten wiederhergestellt. So sollten eure Importe wieder funktionieren, wenn sie zuvor schon funktioniert haben.

Unser Produkt-Team prüft nun weitere Ansätze, um das Import-Erlebnis für Dokumente zu verbessern, damit es noch zuverlässiger und intuitiver wird.

 

Ich hoffe, dass wir euch damit weiterhelfen können. ​@MarvinHR, ich konnte Deinen Beitrag auch in einem anderen, ähnlichen Post sehen. Dort habe ich das gleiche markiert.

Liebe Grüße
Michael

4 Antworten

MarvinHR
Communicator
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  • MarvinHRCommunicator
  • Communicator
  • February 4, 2026

Hallo Jana,

nein, mit der DSGVO hat es leider nichts zu tun, sondern nur mit Personio. DSGVO wäre dahingehend schön, weil wenigstens eine gesetzliche Vorgabe zur Änderung verpflichtet. Es ist allerdings nur Personio, die das System angepasst haben.

Wir stehen nämlich vor demselben Problem. Unsere Dokumente beginnen immer mit Nachname_Vorname + Inhalt. Dies hat im Massen-Upload immer reibungslos funktioniert; seit Jahren. Eine automatische Zuweisung funktioniert seit einigen Tagen nicht mehr. Der Support hat uns dazu folgende Information zukommen lassen: 

Die verwendete Namenskonvention Nachname_Vorname ist nicht passend, um die Dokumente automatisch den richtigen Mitarbeitenden zuzuordnen. Personio empfiehlt daher die Dateinamen in einem der folgenden Formate zu speichern:

  • Vorname_Nachname_Kategorie_TTMMJJJ
  • MitarbeiterID___Kategorie_TTMMJJJJ

Die Änderungen beim Dokumenten‑Upload wurden systemseitig vorgenommen, um die Zuordnung von Dokumenten zuverlässiger zu machen.

 

Wir sehen darin keine Steigerung der Zuverlässigkeit, wenn es davor reibungslos funktionierte und nun umgestellt werden muss. Unser Frust ist dahingehend sehr hoch und wir haben uns über die Umstellung bereits beschwert. 

Du musst daher nicht zwingend die MitarbeiterID verwenden, sondern es reicht aus, wenn du das Dokument mit Vorname_Nachname beginnst. So sollte die automatische Zuweisung funktionieren.

Viele Grüße
Marvin

AM_HR
Community Superstar
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  • AM_HRCommunity Superstar
  • Community Superstar
  • February 5, 2026

Hallo ​@MarvinHR,

wir haben Ende 2023 unsere gesamte Personalakte digitalisiert. Schon zu diesem Zeitpunkt war die Anforderung von Personio an uns mit 

Vorname_Nachname_Kategorie_TTMMJJJ

kommuniziert worden. 

VG, Jan

    Michael H.
    Community Moderator
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    • Michael H.Community Moderator
    • Community Moderator
    • Antwort
    • February 5, 2026

    Hi ​@Jana Sommer , ​@AM_HR , ​@MarvinHR 

    dieses Thema wurde auch hier aufgemacht. Im Wesentlichen ist ​@AM_HR hier schon “auf der richtigen Spur”.

    Die Antwort die ich dort gegeben habe passt vermutlich auch hier, daher kopiere ich sie rüber:

     

    Ich kann ein wenig Kontext zu dem Sachverhalt geben.

    Seit jeher gab es in unserem Produkt eine erwartete Vorgabe zur Dateibenennung, die man in unserem Help Center als auch in der Import-Oberfläche finden kann: https://support.personio.de/hc/de/articles/115002836389-Dokumente-importieren.

    Unser Produkt-Team hat festgestellt, dass alternative Namensschemata technische Risiken mit sich bringen können, die in bestimmten Fällen die Dokumente zu falschen Personen zugeordnet haben. Zum Beispiel: Wenn es eine Person namens Frank Müller Klaus und eine Person namens Klaus Müller Müller gibt, kann es passieren, dass das Dokument von Frank Müller Klaus zu Klaus Müller Müller zugeordnet werden. Dieses Risiko beseht insbesondere bei spanischen Mitarbeitenden (und generell sind Namen nicht eindeutig).

    Nun hat unser Produkt-Team darauf reagiert und einen Backend-Fix ausgerollt, der den Import stabilisiert und die Zuordnung eindeutiger gemacht hat. Allerdings kann dieser Fix auch dazu führen, dass bestehende Importe, die sich nicht an unsere vorausgesetzte Namenskonvention halten, nun nicht mehr so verhalten wie gewohnt.

    Aufgrund zahlreicher Rückmeldungen von Personio-Nutzenden, einschließlich euch, die bislang mit Importen gearbeitet haben, die von unseren Namensschemata abweichen, haben wir das vorherige Verhalten wiederhergestellt. So sollten eure Importe wieder funktionieren, wenn sie zuvor schon funktioniert haben.

    Unser Produkt-Team prüft nun weitere Ansätze, um das Import-Erlebnis für Dokumente zu verbessern, damit es noch zuverlässiger und intuitiver wird.

     

    Ich hoffe, dass wir euch damit weiterhelfen können. ​@MarvinHR, ich konnte Deinen Beitrag auch in einem anderen, ähnlichen Post sehen. Dort habe ich das gleiche markiert.

    Liebe Grüße
    Michael

      Jana Sommer
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      • Jana SommerFollower
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      • February 9, 2026

      Hallo Michael,

      vielen Dank für die Erklärung. Die Informationen haben mir sehr weitergeholfen und bringen für uns nun deutlich mehr Klarheit hinsichtlich des bisherigen und aktuellen Verhaltens beim Dokumentenimport.

      Hilfreich war auch der Kontext zu den technischen Risiken sowie die Info, dass das vorherige Verhalten aufgrund des Feedbacks wiederhergestellt wurde. Danke dafür, vorher hat alles problemlos funktioniert. Ich schaue mal ob das auch jetzt wieder zutrifft. Danke auch für den Hinweis auf die weiteren Prüfungen durch euer Produkt-Team.

      Viele Grüße

      Jana😊

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