Hallo @StefanieBluu ,

Du könntest jedem Admin eine eigene Mitarbeiterrolle geben (z.B. Admin 1 und Admin 2) und dann beiden Rollen Admin-Rechte geben:

So können beide alles erledigen, Du würdest aber sehen, wer es war.

Beste Grüße

Dash

Hi Dash - super - vielen Dank - sehr hilfreich :)

Die “Historie” wird aber durch die nachträgliche Trennung zwischen Admin 1 und Admin 2 nicht aktualisiert oder?

Jedenfalls tauchen noch immer zwei editor auf - (macht jetzt aber nichts)

Viele Grüße,

Stefanie

Hallo @StefanieBluu ,

nein, ich meine nicht, bereits getätigte Eingaben bleiben so. Ich habe es jetzt nicht getestet, aber müsste so sein und Dein Screenshot sieht auch danach aus.

Beste Grüße

Dash

Hallo @StefanieBluu, 

wie sieht es denn aus wenn du in die Detailansicht in der Historie gehst? Da müsste es ja eigentlich auch nochmal genauer spezifiziert sein. Wobei wir hier schonmal das Problem hatten, dass dann tatsächlich auch die Historie geändert wurde. Das war aber wohl ein Bug, das müsstet ihr dann an Personio melden. 

Viele Grüße, 

Elena 

Hallo @Elena, magst du das näher ausführen? Ich verstehe nicht ganz, wie dieser Bug aussah.

Lieben Gruß

Anke

Hallo @Anke, 

bei uns war es so, dass wenn ich bspw das Gehalt geändert habe und ein paar Wochen später mein Kollege dann auch das Gehalt, dann stand da in der Detailansicht, dass er es beide Mal geändert hat. Und das ist ja schlicht falsch. 
Ist das einigermaßen verständlich?
LG, Elena

Hallo @Elena,

das ist total verständlich. das ist mir zum Glück bei uns noch nie aufgefallen, aber werde ich mal ein Auge drauf haben. Danke dir für die Ausführung :)

Lieben Gruß

Anke

@Elena - genau das werde ich auch im Auge behalten ;) 

In der Detailansicht ist es tatsächlich aufgesplittet - nach Admin, der die Änderung vorgenommen hat.

Sonst sehe ich beide Admins - vermutlich, weil erst in der Detailansicht deutlich wird, wo genau die Änderung vorgenommen wurde.

Danke Euch :)

Liebe Personio-Experts,

gibt es in Personio Log-Dateien, die automatisch protokollieren, wer wann welche Änderung vorgenommen hat? Uns geht es nur um den Fall der Fälle, sofern es mal Unstimmigkeiten geben sollte und zum Beispiel eine Eintragung oder Löschung u.ä. rekonstruiert werden will. Man weiß ja nie … ;-)

Viele Grüße
Susanne

Hi @Susanne AD,

ich habe Deinen Post in diesen Thread verschoben, da Deine Frage in die gleiche Richtung wie die von @StefanieBluu geht, wenn ich mich nicht täusche. 

@Elena hat vor einigen Tagen folgenden Kommentar zu diesem Thema geteilt: 

Wie sieht es denn aus wenn du in die Detailansicht in der Historie gehst? Da müsste es ja eigentlich auch nochmal genauer spezifiziert sein. Wobei wir hier schonmal das Problem hatten, dass dann tatsächlich auch die Historie geändert wurde. Das war aber wohl ein Bug, das müsstet ihr dann an Personio melden. 

Hilf Dir das weiter? :) 

Liebe Grüße
Selina 

Hallo @Selina,

vielen Dank. Allerdings, so denke ich, unterscheiden sich unsere Wünsche bzw. Anforderungen. Mir geht es wirklich um ein Protokoll der Änderungen im System. Idealerweise mit IP-Adresse, damit man wirklich sehen kann, wer welche Änderung vorgenommen hat. Schließlich geht es hier um durchaus sensible Daten, die verwaltet werden.

Viele Grüße
Susanne

Hallo @Susanne AD, 

deine Anfrage fällt für mich noch etwas mehr unter das Thema Revisionssicherheit, welches Personio, glaube ich, bis dato noch nicht als ganz so essentiell sieht. Evtl. könntest du ja eine Idee im Ideation Bereich verfassen. 

Mein Upvote hättest du auf jeden Fall, da ich das als extrem wichtig bei einem HR-Tool sehe und alle Kategorien (Abwesenheiten, Dokumente, etc.) betrifft. 

LG, Elena 

Liebe alle, 

ich muss diesen Thread nochmal zum Leben erwecken, weil mir ein Fehler in Personio aufgefallen ist. 

Thema Genehmigungen / Historie / Revisionssicherheit: 

Meine Kollegin in der Lohnbuchhaltung hat für ein paar Attribute das Vorschlagsrecht. D.h. sie gibt Änderungen bei Mitarbeitenden ein und ich genehmige sie. 

Jetzt ist mir in der Mitarbeiterhistorie aufgefallen, dass nicht meine Kollegin als “Anfrage von” steht, sondern derjenige dessen Profil es betrifft. Ich glaube nicht, dass das ein Bug ist, sondern wirklich ein erheblicher Fehler im System.  

Daher liebe Personios (@Selina, @Lena,...) könntet ihr beim Produktteam mal nachfragen, ob dieser Fehler bewusst ist und in Überarbeitung? und liebe Community, ist euch das auch schon aufgefallen, bzw. nutzt ihr die Genehmigungen überhaupt so, dass auch andere bei allen Mitarbeitenden bearbeiten können? 

Lieben Dank und liebe Grüße, 

Elena

Hallo zusammen, 

zufälligerweise hatte ich genau dieses Thema eben auch.

Unserer ITler hat u.a für die Firmenmailadressen ein Vorschlagsrecht. Heute hat er eine geändert und diese Änderung in Personio beantragt. Meine Kollgegin hat dies durchgewunken und in der Historie steht nun unter Anfrage von die besagte MA statt unserem ITler.

Dies führte dann wiederum bei mir zu Verwirrung. Ich habe die MA gefragt, warum sie ihre Mailadresse in Personio geändert hat. Diese wusste natürlich von nichts. Dann bin ich zu unserer IT gegegangen, um zu erfragen, welche Mailadresse jetzt korrekt ist und habe die Antwort erhalten, dass sie diese doch in Personio hinterlegt haben.

Also auch von mir die Frage, ob das Absicht ist?

Lieben Gruß

Anke

Hallo zusammen, Hallo @Elena ,

dieser Fehler ist mir heute auch aufgefallen. Der Vorgesetzte fragt Änderungen in einer Sektion seines Mitarbeiters an, auf die der Mitarbeiter gar keinen Zugriff. Der Mitarbeiter steht aber dann als Anfragender in der Historie. Das erschwert für uns deutlich die Nachvollziehbarkeit und Belegbarkeit von Angaben. Bitte öffnet dieses Ticket erneut. Das ist doch ein Fehler und kein Verbesserungsvorschlag. 

Danke und viele Grüße,

Susen 

Hi zusammen,

ich habe ein Revisionsthema, was hier gut dazu passt.

Unsere Datenschutzbeauftragte hat beanstandet, dass wir HR’ler uns als Admins unter dem User einloggen und Änderungen in dessen Profil machen können, diese aber in der Historie als Änderung durch den User angezeigt werden - ohne Vermerk, wer die Änderung wirklich durchgeführt hat.

Könnte im Streitfall der Personio-Support den wahren Urheber in der Datenbank oder in einem Logfile ausfindig machen?

danke und viele Grüße

Eduard

Ich vermute nicht - offenbar gibt es seitens Personio auch keine Antwort dazu?

Wie hatten letztlich auch das Thema, dass bei Dokumenten nicht angezeigt wird, wer was wann hochgeladen oder bearbeitet hat bei den Dokumenten. Nicht in der Historie, nicht unter Dokumente… Und selbst da ist es offenbar ein großes Problem. Uns würde für ein Dokument gesagt, dass ein Mitarbeiter von Personio ggf. bis zu mehreren Stunden (!) für ein Dokument (!) recherchieren müsste, welcher User das geändert/hochgeladen hat. Und das nicht mal unter dem Aspekt, dass sich möglicherweise ein Admin als ein anderer Benutzer angemeldet hat. Leider ist Personio diesbezüglich offenbar nicht revisionssicher. Wir stellen daher bei uns z.B. sicher, dass wir Admins uns nur als Mitarbeiter anmelden um z.B. Problematiken nachvollziehen zu können oder ob z.B. Rollen richtig funktionieren. Wir nehmen aber keine Änderungen vor wenn wir als Mitarbeiter angemeldet sind.

Es wäre trotzdem problematisch, wenn ein Mitarbeiter dies behaupten würde und daher besteht auch unserer Meinung nach dringender Handlungsbedarf, was die Nachvollziehbarkeit von Eingaben und die Revisionssicherheit/Prüfsicherheit angeht.

Hallo zusammen,

mir ist auch ein Fehler/Bug aufgefallen, der in eine ähnliche Richtung geht.

Ich bin seit 2 Monaten neu im Unternehmen und habe mit den beiden Geschäftsführern die Admin-Rechte. Bis vor 2 Jahren war eine andere Personalerin da, die den gleichen Job gemacht hat, wie ich jetzt. Bei “Änderung durch” in der Historie stand dementsprechend ihr Name und einer der GFs drin. Vor Kurzem habe ich die laufenden Bezüge/Gehaltserhöhungen bei einigen Kolleg:innen geändert/hinzugefügt. Nun steht bei denen in der gesamten Historie mein Name, wo eigentlich ihr Name stehen müsste. Darüber hinaus haben die Geschäftsführer innerhalb der 2 Jahre die Verwaltung übernommen und auch bei diesen Änderungen wurde mein Name ersetzt.

Für uns stellt das erstmal kein Problem dar, weil wir ein relativ kleines Unternehmen sind, allerdings kann sich das zukünftig ändern. Die Nachvollziehbarkeit ist bei mehreren Personen umso wichtiger.

Hallo @Elif, 

das scheint in dem Fall genau der Fehler aus meinem zitierten Kommentar zu sein. Ich dachte das wäre längst behoben - aber das scheint nicht der Fall zu sein… Bei euch ist es ja noch absurder, weil du ja zum früheren Zeitpunkt noch gar nicht im Unternehmen warst, da fällt das nochmal mehr auf. 

Liebe Personios, da muss echt was passieren, leider birgt Personio hier zu viele Risiken. 

LG, Elena 

Hi,

da kann ich mich @Elena  nur anschließen.

Revisionssicherheit steht bei uns (hoffentlich bei anderen auch) ganz weit oben und ist für die Entscheidung pro/contra einer HR-Software ein Gamechanger.

Bei all den tollen Möglichkeiten und den fancy Masterclasses.

Hier darf es nicht auf die Anzahl der Klicks in der Community ankommen, sondern das muss umgehend gelöst werden. Eine vollständige und korrekte Historie ist auch kein großer Programmieraufwand und in jedem größeren System Standard. Es muss abgefragt werden, ob die Änderung durch einen Admin vorgenommen wurde und wenn ja, muss hinter dem Usernamen der Admin z. B. “via ‘<Adminuser>’” angezeigt werden.

Vielleicht kann man so kritische Einstellungen auch nochmals separat konfigurierbar in der Rollen-Verwaltung gestalten. Nicht einfach alle Rechte für jeden Admin. Man hat oft “Sub-Admins”.

Danke und Grüße

Eduard

@Selina Bitte hier noch mal schauen und tätig werden?

Hallo zusammen,

gerne schaue ich mir das Thema an und tausche mich aus mit unserem Produktteam. Ich melde mich umgehend bei Euch, sobald ich Informationen hierzu erhalten habe.

Ich danke Euch für Eure Geduld!

Liebe Grüße aus München

Andrea

Hallo nochmal, 

ich habe alle Kommentare nochmals genauer gelesen und erkenne mehrere Themen, die besprochen werden. Ich würde gerne die Themen getrennt voneinander abklären, da es sich teilweise um verschiedene Funktionen handelt. 

1. Im ursprünglichen Post, geht es darum, dass bei Änderungen in einem Mitarbeiterprofil in der allgemeinen Ansicht der Historie, Admins zusammengefügt werden. Die wird aber gelöst, wenn man die Detailansicht öffnet. Dort wird genau gezeigt, wer welche Änderungen durchgeführt hat.

2. In dem Fall von @Elif, geht es um einen Bug, ähnlich wie derjenige, der @Elena in Ihren ersten Kommentar beschreibt. Elif, hat sich dieses Thema zwischendurch gelöst? Ansonsten würde ich Dich bitten unser Support-Team zu kontaktieren, damit sie sich den Fall genau ansehen können. 
3. Im zweiten Thema ging es darum, dass bei einer Anfrage und Genehmigung von Änderungen der Mitarbeiterdaten, die Mitarbeitende selbst als Anfragende der Änderungen erscheinen in der Historie, auch wenn sie die Anfrage nicht gestellt hatten. Dies würde bereits gelöst. Jetzt ist in der Historie zu sehen, wer die richtigen Anfragenden waren und von wem die Änderung genehmigt wurde (siehe Screenshot). 

4. Im letzten Thema, geht es darum, dass Admins sich als Mitarbeitende einloggen können und Änderungen in den Profilen durchführen können. In der Historie wird gespeichert, dass die Mitarbeitende selbst die Änderungen durchgeführt hätten, was in sich falsch ist. Zu diesem Thema tausche ich mich gerade aus mit dem Produktteam. 

Bitte sagt mir Bescheid, falls ich ein Thema oder wichtige Informationen übersehen, oder missverstanden habe. Ich melde mich, sobald ich Euch hierzu neues berichten kann.

Liebe Grüße

Andrea

Hallo zusammen,

bitte entschuldigt die etwas späte Antwort. Wie versprochen, habe ich mich mit unserem Produkt-Team ausgetauscht bezüglich des Themas der Datenänderung von Admins durchgeführt im Namen der Mitarbeitenden. Das Produkt-Team ist sich über dieses Thema bewusst und arbeitet an eine Lösung hierfür. Wie die Funktion konkret aussehen wird, oder wann sie verfügbar sein wird, kann ich leider noch nicht sagen. Ich habe natürlich hervorgehoben, dass das Thema sehr wichtig ist.

Es stimmt, dass Admins allgemein sehr viele Rechte haben, die empfindliche Konsequenzen haben können für Mitarbeitende in der Firma. Es ist deswegen empfehlenswert, als Firma entsprechende Prozesse zu entwickeln, um die Aufgaben von Personio-Admins so verantwortlich wie möglich durchzuführen. Beispielsweise ein Training, um Fehler zu vermeiden, oder ein Dokument, um Regeln für die Verwaltung des Tools zu setzen. 

Sollte ich Neuigkeiten über dieses Thema erhalten, melde ich mich umgehend bei Euch. 

Danke für Euer Verständnis!  

Ich wünsche Euch einen guten Start in die Woche.

LG

Andrea