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Dokument hochladen, das erst nach Vorgesetzen-Signatur vom Mitarbeitenden sichtbar ist?

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Hallo zusammen, nachdem ich für einen Mitarbeitenden einen Arbeitsvertrag anhand der Vorlage, die ich in Personio hinterlegt habe, über Dokumente “Neu von Vorlage” erstelle, erscheint das Dokument sofort für den Mitarbeitenden unter “Dokumente”, obwohl ich zunächst die Unterschrift des Vorgesetzten anfordern möchte. Gibt es keine Möglichkeit, dass der Mitarbeitende den Vertrag erst dann sehen und herunterladen kann, nachdem der Vorgesetzte ihn unterschrieben hat? Viele Grüße!

Beste Antwort von EMH

Hallo @Lena , danke, das hat geklappt. Ich habe das Ganze nun getestet, auch mit der Unterschrift. Der Supervisor erhält die eSignature-Anfrage und unterzeichnet das Draft, dann bekommt der Mitarbeiter die Aufforderung das Draft zu unterzeichnen. Sobald der Mitarbeiter das Draft unterzeichnet hat, bekommt er eine Kopie des von beiden unterzeichneten Drafts an seine Mailadresse zugeschickt. In seinem Dokumente-Bereich in Personio sieht er aber den Vertrag noch nicht, weil er ja keine Rechte hat, das Draft zu sehen. Erst wenn wir das Draft in die sichtbare Kategorie schieben, sieht der Mitarbeiter das Dokument auch in Personio. Für den Übergang wäre es eine annehmbare Lösung, aber lanfristig wäre es schon schön, wenn man das Ganze professioneller lösen könnte. Zum einen ist es recht umständlich, zum anderen ist es nicht so schön, dass der Mitarbeiter das Draft unterzeichnen muss und dann auch als Vertragsunterlage das Draft als PDF via Mail erhält.

Zum Originalpost

8 Antworten

Lena
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  • 28. Juni 2022

Hallo @EMH,

Erstmal könntest Du die Dokumente in einer Sektion, welche für die Mitarbeitenden nicht sichtbar sind, ablegen. Sobald das Dokument finalisiert ist, kannst Du es in eine Sektion verschieben, die für die Mitarbeitenden sichtbar ist. 

Eine ähnliche Situation hatte auch @MBRE: 


In diesem Post werden auch nochmal die Zugriffsrechte erklärt:


Hilft Dir das weiter?

Liebe Grüße
Lena

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  • 4. Juli 2022

Hallo Lena, nicht wirklich, denn wenn ich das Dokument für XY über die Personio-Vorlage erstellen möchte, muss ich es ja schon in seinem Bereich anlegen, damit sich Personio ja auch die Daten von XY zieht. Und in dem Moment wo ich es fertig erstellt habe, ist es ja im Bereich von XY unter Dokumente und kann von ihm eingesehen werden.

Lena
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  • 5. Juli 2022

Hallo @EMH,

Im Bereich Dokumente vergibst Du Zugriffsrechte pro Dokumentenkategorie.

Du kannst beispielsweise die Kategorien folgendermaßen anlegen:

  1. Kategorie: “Drafts (nicht einsehbar für die Mitarbeitenden)”
    Hier stellst Du keine Zugriffsrechte für die Mitarbeitenden ein, für HR oder die Vorgesetzten jedoch schon. Sobald das Dokument hier erstellt ist und vom Vorgesetzten unterschrieben ist, wird es in die für den Mitarbeitenden sichtbare Dokumentenkategorie verschoben. 
  2. Kategorie: „Arbeitsverträge“
    Hier haben die Mitarbeitenden ein Ansichtsrecht darauf, sodass sie ihre Dokumente einsehen können. 

Ist das eine Option für Dich?  

Liebe Grüße
Lena

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  • 6. Juli 2022

Hallo @Lena ,

danke für den Tipp. Das probiere ich direkt mal aus :-)

Kurze Rückfrage: wie verschiebe ich denn das Dokument in die sichtbare Dokumentenkategorie? Muss ich es in der Draft-Ansicht herunterladen und in der sichtbaren Ansicht wieder hochladen oder gibt es noch einen anderen Weg?

Viele Grüße!

 

Lena
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  • 6. Juli 2022

Hallo @EMH,

es tut mir Leid, das habe ich tatsächlich nicht ausgeführt. Gerne hole ich das noch nach. :) 

Du kannst bei einem Dokument auf das Stift-Symbol gehen, daraufhin öffnet sich ein Pop-up Fenster:

Hier kannst Du die Kategorie des Dokuments ändern, hier beispielsweise kann das Dokument in die Kategorie Arbeitsverträge geschoben werden.

Gib gerne kurz Bescheid, ob das klappt. 

Liebe Grüße
Lena

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  • 7. Juli 2022

Hallo @Lena , danke, das hat geklappt. Ich habe das Ganze nun getestet, auch mit der Unterschrift. Der Supervisor erhält die eSignature-Anfrage und unterzeichnet das Draft, dann bekommt der Mitarbeiter die Aufforderung das Draft zu unterzeichnen. Sobald der Mitarbeiter das Draft unterzeichnet hat, bekommt er eine Kopie des von beiden unterzeichneten Drafts an seine Mailadresse zugeschickt. In seinem Dokumente-Bereich in Personio sieht er aber den Vertrag noch nicht, weil er ja keine Rechte hat, das Draft zu sehen. Erst wenn wir das Draft in die sichtbare Kategorie schieben, sieht der Mitarbeiter das Dokument auch in Personio. Für den Übergang wäre es eine annehmbare Lösung, aber lanfristig wäre es schon schön, wenn man das Ganze professioneller lösen könnte. Zum einen ist es recht umständlich, zum anderen ist es nicht so schön, dass der Mitarbeiter das Draft unterzeichnen muss und dann auch als Vertragsunterlage das Draft als PDF via Mail erhält.

Lena
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  • 28. Juli 2022

Hallo @EMH,

klasse, dass es nun im ersten Schritt für Euch so klappt. 

Das verstehe ich, dass es etwas umständlicher ist für eine dauerhafte Lösung. :) 

Erstelle es gerne als Idee, das wurde bisher noch nicht aufgebracht. Ich weiß jedoch, dass @MBRE auch diesen Workaround nutzt, seine Stimme hast Du daher bestimmt schon. 

Liebe Grüße
Lena

conor
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  • 17. November 2022

@EMH  Vielen Dank, dass Sie uns Ihren Beitrag zu diesem Thema mitteilen.


Mein Name ist Conor - ich bin der Produktmanager, der für die Dokumentenerfahrung bei Personio verantwortlich ist.


Unser Produktteam ist dabei, das Gesamterlebnis von Dokumenten in Mitarbeiterprofilen zu verändern und wir suchen nach Kunden, die uns Feedback zur Prüfung, Suche und Verwaltung von Dokumenten gegeben haben.


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Lena
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