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Hallo zusammen, 

mich würde mal interessieren wie die digitale Unterschrift in der Praxis genutzt wird.

Grade haben wir eingeführt dass die Mitarbeiter Ihre Dienstreiseanträge über eine Dokumentenvorlage ausfüllen. Unterschrieben werden soll das Dokument erst von dem Vorgesetzten und dann von den Personen die die Buchung vornehmen. Hierfür haben wir eine extra Rolle angelegt. 

Jetzt ist es so, dass die Mitarbeiter ihren Antrag ausfüllen und dann auf das Feld “Unterschrift Anfordern” klicken. Hier MÜSSEN die Mitarbeiter nun Personen auswählen, die den Antrag unterschreiben sollen. Sie können jeden beliebigen Mitarbeiter auswählen. Was jedoch kein Sinn macht, der Antrag soll ja weiter an die Personen geroutet werden, die die Dienstreise dann auch buchen. Für was hinterlegt man dann im Dokument dass der Antrag von dem Vorgesetzten und dem Bucher unterschrieben werden soll, wenn der Mitarbeiter im Endeffekt auch einen Praktikant auswählen kann?

Wieso wird das Dokument nach dem abspeichern des Mitarbeiters nicht automatisch zur Unterschrift an den Vorgesetzten weitergeleitet, wenn der Platzhalter Unterschrift von dem Vorgesetzten schon vorgesehen ist? 

Es tut mir leid das so zu sagen aber wir haben das Gefühl, dass von Personio häufig Änderungen vorgenommen werden die den ganzen Prozess eher verschlechtern statt zu verbessern.

Hallo @Jasmini,

So wie ihr es aufgesetzt habt, könntet ihr es durchaus nutzen. Hat es nicht geklappt, dass die Mitarbeitenden die Unterschreibenden ausgesucht haben?

Verstehe ich es richtig, dass Du Dich mit anderen Community Mitglieder austauschen möchtest, wie die das lösen?


Gerne gehe ich kurz auf den Hintergrund der Platzhalter-Bezeichnungen ein. Die Unterschrift Platzhalter sind ab 2 Unterschriften technisch notwendig, dass genau definiert wird, welche Unterschrift wo im Dokument platziert werden kann. Es ist lediglich eine Angabe, welche in Personio ausgefüllt werden kann. Die Funktion wird von SignatureIT bereitgestellt und nicht von Personio direkt. Daher kann unser Produkt-Team das Feedback lediglich weitergeben und gemeinsam mit unserem Partner die Integration verbessern, nicht unabhängig von ihnen. Erstelle gerne eine Idee im Ideation Bereich, damit auch andere Nutzer*innen dafür abstimmen können. Hier wird erklärt, wie Du Ideen am besten formulierst.

Dein Vorschlag geht vor allem auch in die Richtung „Workflow Automatisierung“ in welche Personio sich immer weiter entwickeln wird. :)

Liebe Grüße
Lena

Hallo Lena, 

wieso müssen die Mitarbeiter denn überhaupt einen Unterschreibenden auswählen, wenn es in der Vorlage ja schon festgelegt wurde? 

So wie ihr es aufgesetzt habt, könntet ihr es durchaus nutzen. Hat es nicht geklappt, dass die Mitarbeitenden die Unterschreibenden ausgesucht haben?

 

Wir haben eine Rolle definiert, die Bucher heißt. In der Rolle sind mehrere Personen hinterlegt, so dass für das Buchen nicht nur eine Person angeschrieben wird sondern die ganze Gruppe. So funktioniert es ja leider nicht. 

Hallo @Jasmini, 

lieben Dank für die Rückfrage. :)
Im Dokument ist nicht festgelegt, wer unterschreibt, sondern, dass dort eine beliebige Unterschrift von jemanden aus Personio platziert werden kann. 

Das Dokument ist eine Vorlage, daher wird sie immer unterschiedlich verwendet und es müssen in den meisten Fällen verschiedene Personen unterschreiben, daher wurde eine Variabel eingefügt. Zudem ist es technisch nicht möglich, in einem Word Dokument die Mitarbeitenden aus Personio festzulegen.

Das ist ganz richtig, eine Unterschrift für einen Platzhalter kann immer nur für eine Person, nicht jedoch eine Gruppe angefragt werden. Weitere Informationen zum Prozess der Unterschriften findest Du hier.

Ich hoffe, das hilft Dir weiter, den Unterschriftprozess noch besser zu verstehen und für Euch anwenden zu können? 

Vielleicht hilft es Dir auch, Dich mit anderen Mitglieder*inne, welche die elektronische Signatur nutzen, auszutauschen? 😊 Gerne markiere ich Mitglieder, die bereits Beiträge zum Thema verfasst haben und sie demnach nutzen: @Chipmunkie, @Dani, @Charlotte-ppl, @Carolin W. , @Michaela B. 

Liebe Grüße
Lena

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