Hallo @Ute, 

das ist ein sehr interessantes Thema und ich bin sehr auf die Best Practises der anderen Community Mitglieder gespannt! Ich habe Deinen Post in eine Diskussion umgewandelt und auf der Startseite hervorgehoben. 

LG
Selina 

Hallo @Ute,

bei uns heißt es ganz klassisch “Staatsangehörigkeit”, was die Mitarbeiter beim Onboarding ausfüllen. Das beruht noch auf dem klassischen “Personalfragebogen”, den unser Lohnbüro immer gern ausgefüllt haben möchte Einen Nachweis wie Perso etc. checken wir allerdings nicht, aber wenn ein Mitarbeiter nicht “deutsch” einträgt, dann checken wir auf jeden Fall Aufenthaltserlaubnis/ Arbeitserlaubnis. 

Warum hat der Mitarbeiter diesen Eintrag herausgenommen? Er war doch sicherlich nur für HR sichtbar? Ich würde mal auf den Mitarbeiter zugehen und ihn direkt darauf ansprechen Mit Arbeitserlaubnis etc. kannst du bestimmt gut begründen, warum diese Angabe ganz sinnvoll ist :)

Hallo @Ute,

wir fragen auch klassischerweise nach der Staatsangehörigkeit. Diese ist auch nur für die Personalabteilung bzw. Lohnbuchhaltung sichtbar. Zusätzlich machen wir bei der Einstellung eine Kopie vom Perso/Reisepasse. 

Hallo Ute,

bei uns können die Mitarbeiter auch ihre eigenen Daten ändern, jedoch nur als Vorschlagsrecht und nicht direkt zur Umsetzung. Wir als HR müssen dies dann freigeben. Dies ist allein schon deshalb praktisch, weil neue Adressen, Bankverbindungen usw. ja auch dem Steuerberater gemeldet werden müssen.

Vom Grundsatz her interessiert uns die Nationalität nicht, aber für manche Dinge sind sie halt notwendig (Arbeitserlaubnis, usw.). Wir finden es zudem praktisch es zu erfassen, wenn um Diversity-Auswertungen geht, wie “wie viele Nationalitäten habt ihr im Unternehmen”. Bei Sprachbarrieren zwischen Mitarbeitern kann man z.B. auch schauen, wer ggf. dolmetschen kann und behilflich sein könnte.

Was uns aber auch fehlt ist ein ähnliches Verfahren, wie beim Einreichen der AU.

*Gibt ein Mitarbeiter an, plötzlich geschieden zu sein, müssen wir das erst einmal blind glauben. Jetzt können wir ihn außerhalb Personio bitten einen Beleg dafür einzureichen. Vermutlich wird er sagen “seht ihr doch dann bei der Steuerklasse”. Da kommt dann wieder die DATEV-Schnittstelle ins Spiel, wo wir manuelle Anpassungen im System machen müssen, da DATEV die Daten aus Personio nicht überschreibt.

*Zieht ein Mitarbeiter um, müssen wir ihm auch das mit der neuen Adresse glauben. 

*Gibt es einen Mitarbeiter, der plötzlich Kinder einträgt, erfahren wir dies vermutlich auch nur, wenn er beim Sonderurlaubstag “Geburt Kind” eine Geburtsurkunde einreicht.

Beim Onboarding lassen wir einen Personalbogen ausfüllen, wo der Mitarbeiter unterzeichnen muss, dass die o.g. Angaben korrekt ausgefüllt wurden. Dieser Schritt fehlt bei Personio leider noch, wäre aber eine mega Erweiterung.

Im Normalfall kann man sich eigentlich den Perso zeigen lassen, damit man sicher geht, dass der Mitarbeiter, der anfängt nicht mit einer falschen Identität anfängt. (Hatte ich tatsächlich im alten Unternehmen - da hat er die Identität seines Bruders angenommen.) Wir machen es aber nicht, da es unseren Vertrauenswerten widerspricht. Zusätzlich hat der Mitarbeiter ja schon im Bewerbungsverfahren seinen Lebenslauf unterschrieben eingereicht, um die Richtigkeit seiner Daten zu bestätigen, ebenso wie dann beim Onboarding im Personalbogen.

Liebe Grüße

@Selina Stolpere gerade über diesen Beitrag, da mir aufgefallen ist, dass in dem von Euch online hinterlegten Personalfragebogen das Thema Staatsangehörigkeit nicht auftaucht. Es wird zwar gefragt, in welchem Land der MA geboren wurde, aber das ist ja nicht zwangsläufig dasselbe ...

Hi @Nina Hellmann,

welcher Personalfragebogen ist denn gemeint? 
Ich wollte das eben an meine Kolleginnen, die das Helpcenter pflegen weitergeben, konnte aber unter dem Stichwort Personalfragebogen nichts finden. Und ich war mir auch nicht sicher, welcher Bogen sonst damit gemeint sein könnte. 

Liebe Grüße
Lena

Hallo @Lena, nutze in verschiedenen Unternehmen diesen von Personio angebotenen Personalfragebogen:

https://www.personio.de/hr-lexikon/personalfragebogen/ Er sieht einfach besser aus als die Vorlage von DATEV ;)

Perspektivisch sollte er als digitales oder echtes Stück Papier natürlich überflüssig sein/werden, da die neuen MA all ihre Infos direkt in’s System selbst einpflegen, aber da hadere ich (bzw. die Unternehmen, in denen ich aktiv bin) noch mit der Logik: die IT-Abteilungen erlauben es nicht, dem neuen MA vor seinem ersten Arbeitstag seinen Office-Login zu geben, was ja aber nötig wäre, um sie für Personio freizuschalten, damit sie die Daten auch rechtzeitig pflegen können. Viele möchten auch alternativ nicht mit der privaten mail-Adresse arbeiten, da man die dann nach dem 1. Arbeitstag nicht mehr ändern kann … Dazu gibt es hier ja auch eine Diskussion, die ich gerade nicht finde. VG!

Guten Morgen @Nina Hellmann ,

den kannte ich gar nicht. Und er sieht wirklich deutlich ansprechender aus, als unserer, der von der Datev kommt.

Hier ging es mal um die E-Mails vor Beginn, waren aber noch mehr Diskussionen zu:

Neue Mitarbeiter*innen bereits vor Eintritt zu Personio einladen | Personio Community: Teile Deine Fragen & Ideen!

Beste Grüße

Dash

Danke Dir @Dash für’s raussuchen! 

Danke für’s Verlinken Nina!