Fragen zur Datenrücksicherung

Exporte sind bei Personio eigentlich immer Excel Dateien

Hallo zusammen,

auch wir sind neu bei Personio und auch bei uns ist die Frage nach der Datensicherung (Backup) aufgetaucht. Ich habe bisher in den Hilfethemen dazu nichts gefunden. Ich würde gern regelmäßig (z.B. wöchentlich) den gesamten Datenbestand aus Personio lokal sichern. Die Mitarbeiter-Daten lassen sich ja in Form einer Excel-Tabelle exportieren. Aber wie ist z.B. mit der Zeiterfassung, also den Anwesenheitsdaten.

Was wäre „best practice”, um auf einfachem Weg ein komplettes Backup zu erstellen?

Danke und Grüße aus Hannover

Dirk

Liebe Lena,

ich muss nochmal nachfragen: auf der einen Seite heißt es, die Daten wären im Katastrophenfall gesichert und wiederherstellbar, auf der anderen Seite schreibst Du, dass den Kunden empfohlen wird, regelmäßig den Unternehmensdaten-Export durchzuführen.

Wenn die Daten im Katastrophenfall nicht zu 100 % gesichert sind, sollte man ja eigentlich nach jeder Lohnabrechnung den Export ziehen? Kannst Du das bitte nochmal klarstellen?

Wir sind eine Steuerkanzlei und viele unserer Mandanten nutzen mittlerweile Personio. Das wäre wirklich eine wichtige Info, die wir dann ggf. auch an unsere Mandanten weitergeben müssen. Bzw. vielleicht müssen wir als Steuerkanzlei dann auch die Exporte für unsere Mandanten sicherheitshalber regelmäßig erzeugen?

Die Frage ist auch, wie hilfreich der Daten-Export ist: kann dieser problemlos wieder in Personio eingespielt werden und damit die gesamte digitale Personalakte sowie die Lohndaten wiederhergestellt werden? In der ZIP-Datei befinden sich unzählige Exceldateien, mit denen man aber so ja gar nicht viel anfangen kann. Wie ist das von eurer Seite aus angedacht?

Danke für eine schnelle Aufklärung und viele Grüße

Für die Stammdaten eignet sich vielleicht ein Export, wobei ich das schon nervig finden würde, monatlich selbst für eine Datensicherung zu sorgen. Aber wie ist es mit der digitalen Personalakte?

Gibt es hier schon ein Feedback?

Hallo,

für uns ist das auch ein wichtiges Thema, insbesondere unter Berücksichtigung von Fragen der Informationssicherheit, Datenhoheit, Revisionssicherheit, Business Continuity im Bereich HR usw.

Und mit der “Lösung” von Personio sind wir alles andere als happy :(

Beim Thema Backup geht es doch im Grunde um die lückenlose Sicherung von Informationen für den Fall, dass man auf das ursprüngliche System nicht mehr zugreifen kann oder möchte - also falls Personio z.B. einen Ransomware-Angriffe hätte oder wir zu einem anderen Anbieter wechseln wollen würden.

Dann muss ich in der Lage sein, meine HR-Prozesse möglichst schnell wieder ans Laufen zu bringen, sei es durch den Wechsel und die Datenmigration zu einem anderen Anbieter oder die Weiternutzung der vorliegenden Daten.

Was man aktuell aber als “Unternehmensdaten Export” erhält, ist ehrlich gesagt ein Witz:

Ein Sammelsurium aus CSV-Dateien, so kryptisch wie es nur irgendwie möglich ist.
Mit dem Übertragen ins XLS-Format und einen Haufen Sverweise, Pivot-Tabellen oder was weiß ich, kann ich mir die eine oder andere Information vermutlich mühselig zusammensuchen - aber im Prinzip müsste ich aus den Tabellen einen neue Datenbank bauen. 

Es gibt auch kein Whitepaper oder ähnliches mit Informationen, was das Backup genau enthält, und was nicht, welche Informationen sich in welcher Tabelle finden und wie im Fall der Fälle damit umzugehen wäre.

Wäre schön, wenn sich Personio dieser Sache mal ernsthaft annehmen würde. 

Viele Grüße,

Eva

….ja, ich warte auch noch auf ein Feedback! Wenn man zu dem Thema recherchiert, findet man keine konkreten Infos.

​@S.D. Mich würde auch interessieren was für eine Rückmeldung du bekommst!