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Self-Service für PDF-Bescheinigungen

  • December 4, 2025
  • 3 Antworten
  • 66 Aufrufe
Franzi B
First Steps

Hallo zusammen,

habt ihr Best Practices oder bestehende Lösungen, um Mitarbeitenden als Employee Self Service  über Personio heraus PDF-Bescheinigungen aus Vorlagen bereitstellen zu können?

Gemeint sind einfache Dokumente (z. B. Arbeits- oder Tätigkeitsbescheinigungen), die:

  • auf Vorlagen mit Platzhaltern basieren,

  • automatisch auf Stammdaten zugreifen

  • und im Ergebnis eine nicht bearbeitbare PDF-Datei erzeugen.

Meine Fragen:

  1. Gibt es eine native Möglichkeit, solche Self-Service-Dokumente in Personio umzusetzen?

  2. Falls nein: Welche Workarounds, Integrationen oder API-Lösungen setzt ihr ein?

  3. Worauf sollte man achten (Erfahrungen, Stolperfallen)?

Vielen Dank für eure Hinweise! :)

Beste Antwort von AM_HR

Liebe ​@Franzi B,

wir nutzen die Vorlagen u.a. genau so, wie du beschrieben hast. Elternzeitanträge, Arbeitsbescheinigungen und Personalanforderungen von Führungskräften haben wir so hinterlegt, dass diese durch die MA selbst befüllt werden und dann über den Unterschriftenworkflow an die HR Business Partner und/oder an die Führungskräfte zur Unterschrift gehen. 

Liebe Grüße, Jan

Franzi

    3 Antworten

    AM_HR
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    • December 9, 2025

    Liebe ​@Franzi B,

    wir nutzen die Vorlagen u.a. genau so, wie du beschrieben hast. Elternzeitanträge, Arbeitsbescheinigungen und Personalanforderungen von Führungskräften haben wir so hinterlegt, dass diese durch die MA selbst befüllt werden und dann über den Unterschriftenworkflow an die HR Business Partner und/oder an die Führungskräfte zur Unterschrift gehen. 

    Liebe Grüße, Jan

      SarahHen
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      • December 16, 2025

      ​@AM_HR ich bastel da bei uns auch gerade dran rum. Hast du den Workflow für die Unterschriften dann über Dokumentenupload getriggert oder wie stellst du sicher, dass die Dokumente unterschrieben werden?

      AM_HR
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      • December 17, 2025

      Hallo ​@SarahHen,

      wir haben aktuell nur die Schreiben im Self Service, die durch HR unterschrieben werden müssen. Daher müssen wir an der Stelle nicht nachhalten, welche Schreiben noch ohne Unterschrift in der Versenkung schlummern. Hier würden zudem die MA sicherlich auf uns zukommen, sofern eine Unterschrift ausbleibt. 

      Bei allen anderen Schreiben nutzen wir wie gehabt die “Aktiven Unterschriften” unter Automatisierungen und prüfen dort, ob noch offene Unterschriften vorliegen.

       Zudem kann man bei der Erstellung von Dokumenten über die Vorlagen mittlerweile eine automatische Erinnerung einstellen (inkl. der Häufigkeit) und eine Benachrichtigung, wenn alle Beteiligten unterschrieben haben. 

      LG, Jan

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