Upload Dokumente von Mitarbeiter durch die Mitarbeiter selbst

Hi ​@Sabine.WE,

ich bin nicht ganz sicher, ob ich dein Problem verstehe: geht es darum zu sehen, ob ein Dokument hochgeladen wurde?

Das lässt sich ja über den Workflow “Benachrichtigung über Dokumenten Upload” lösen.

Viele Grüße

Hallo ​@SarahHen , 

Danke für Deine Rückmeldung. 
Ich bekomme von Personio schon den Hinweis auf der Startseite, dass ein MA etwas hochgeladen hat, um dann zu prüfen, ob es in der richtigen Kategorie ist. 

Nur kann der Mitarbeiter rechts unter der Kategorie auch ein Datum angeben. Manchmal passiert es, dass jemand nicht mit dem Tagesdatum hochlädt sondern z.B. mit einem anderen Datum von vor 3 Wochen, wo das Dokument unterzeichnet ist. Und dann sehe ich natürlich nicht, welches Dokument neu ist, um die Kategorie zu prüfen.

Meine Frage nun: Kann ich es sperren, dass hier ein anderes Daum als das Tagesdatum erfasst werden kann? 
 

Danke für Euren Input hier. 
Liebe Grüße

Sabine 

Hi Sabine,

Meine Frage nun: Kann ich es sperren, dass hier ein anderes Daum als das Tagesdatum erfasst werden kann? 

Nein, das Feld lässt sich nicht sperren.

Viele Grüße

Hallo ​@SarahHen,

vielen Dank für die Info. Ich verstehe dann allerdings nicht wie ich die korrekte Zuordnung der Kategorie der von den MA hochgeladenen Dokumente prüfen kann.
Hier hängen ja auch Datenschutz-Themen dran wg. Pflicht zu Datenlöschung. 
Natürlich bitten wir alle MA, das Tagesdatum nicht zu ändern aber es kommt eben doch vor, dass jemand rückwirkend noch Dokumente hochlädt. 

Gibts hier eine “best practise” Empfehlung? 

Viele Grüße

Grundsätzlich lassen sich ja die Zugriffsrechte auf die verschiedenen Dokumentenkategorien einschränken.

Um welche Dokumente geht es denn genau? Vielleicht lässt sich daraus eine Lösung ableiten.

wir hatten verschiedene Kategorien. Jahresgespräche / Planung der Entwicklung / Zertifikate über Fortbildungen… 
Kann ich festlegen, dass die MA nur in “sonstige Dokumente” hochladen können und ich verteile es dann in die richtige Kategorie? Wo kann ich das festlegen?
Macht m.E. schon recht viel Arbeit für mich, aber dann würden die Kategorien stimmen. 
Hast Du noch eine andere Idee?

Hallo ​@Sabine.WE,

wer was in den einzelnen Kategorien sehen oder tun darf, regelst du über die Mitarbeiterrollen und dann unter dem Abschnitt Dokumente. Hier kannst du für jede einzelne Kategorie eigene Regeln aufstellen. 

VG, Jan

Danke, ​@AM_HR , 

ich schaue mir das an. 
Liebe Grüße
Sabine 

Noch eine Ergänzung:
Mir wird angezeigt: “Dokument vorschlagen”. Ich würde es so interpretieren, dass jemand den Upload macht und jemand anderes prüft. In der Praxis ist es hier jedoch so, dass keine Prüfung mehr durch jemand anderen erfolgen muss. 

Bei den persönlichen Daten kann der MA Änderungen vorschlagen (z.B. Adressenänderng), die ich aber nach Prüfung noch genehmigen muss. 

Wie mache ich das bei den Dokumenten oder gibt es diese Funktion einfach nicht? 

Hallo ​@Sabine.WE, 

der Haken muss bei “Vorschlagen” gesetzt werden. Die Dokumente können dann vom Mitarbeiter direkt in der jeweiligen Kategorie hochgeladen werden. Ein Genehmigungsprozess müsste von euch separat angelegt worden sein. Falls nicht, erscheinen die Dokumente in der jeweiligen Kategorie, sofern die Berechtigungen korrekt vergeben worden sind. 

Hallo ​@AM_HR , 

Ja,die MA können alle selber vorschlagen und hochladen. Ich habe eine Automatisierung eingerichtet, dass ich informiert werde, wenn jemand was hochlädt. Da erscheint dann “Mitarbeiter XY hat etwas in seinem Profil hochgeladen”.
Da aber wie im 1. Post geschrieben das Datum vom Mitarbeiter selbst angepasst werden kann, reiht sich das Dokument unter dem angegebenen Datum ein und ich sehe nicht, welches Dokument hochgeladen wurde. Ich kann bei mir kein Datum des Uploads im Personio sehen, nur das Datum des Dokuments. Theoretisch könnte auch ein altes Dokument von vor 1 Jahr hochgeladen worden sein, was unter einer falschen Kategorie liegt. 
Hast du als Profi hier eine Idee, wie ich das irgendwie lösen kann?