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Antwort

Fehlende E-Mail Benachrichtigungen bei Genehmigungen

  • October 27, 2025
  • 3 Antworten
  • 39 Aufrufe

Hallo zusammen,

 

seit einiger Zeit scheinen wir ein Problem bei den E-Mail Benachrichtigungen bei An- und Abwesenheitsgenehmigungen zu haben.

Grundsätzlich soll derjenige, der die Genehmigung zu erteilen hat eine E-Mail erhalten.

Dies scheint aber leider nicht immer der Fall zu sein. Die Aufgaben tauchen zwar in der Inbox auf, aber mal kommt eine Email und mal nicht. Leider ist es schwierig herauszufinden, wann dies der Fall ist und wann nicht.

Geprüft haben wir folgendes:

  • Die Email Benachrichtigung ist im Unternehmensprofil aktiviert
  • Unter den persönlichen Einstellungen sind ebenfalls die Email Benachrichtigungen aktiviert
  • Die Email, mit der Personio die Benachrichtigungen verschickt wurde auf die Whitelist gepackt, damit sie nicht “aussortieret” wird.
  • Die Einstellungen sollten passen. Vor allem sollte es ja so sein, dass sobald eine Genehmigung erforderlich wird auch eine Email versandt wird.

Leider sind wir mit unseren Ideen am Ende.

Ich würde mich über Hilfe, bzw. Ratschläge freuen. 

Ob tatsächlich eine E-Mail versandt wurde, lässt sich nicht prüfen, oder?

 

Vielen Dank im Voraus

Beste Antwort von KatharinaS.

Hallo ​@JürgenB,

Du hast aus meiner Sicht schon richtig viele Stellschrauben überprüft.

Aktuell erscheinen für Abwesenheitsanfragen eine Aufgabe in der Inbox und es wird eine Email versendet.

Für die Genehmigung von Anwesenheiten wird zur Zeit eine Aufgabe in der Inbox angezeigt. Eine Email wird nicht automatisch versendet.

Du kannst hierfür einen Erinnerungsworkflow einrichten, der beispielsweise an einem festen Tag im Monat an ausstehende Genehmigungen erinnert – zum Beispiel einen Tag vor der Abrechnung.

 

Für die Abwesenheiten kannst Du noch unter Automationen > Aktivitäten überprüfen, ob der Workflow richtig ausgelöst wird. 

Solltest alles richtig funktionieren, empfehle ich Dir Dich direkt über den Hilfe & Feedback Bereich an unseren Support zu wenden. Nenne in Deiner Anfrage gerne ein konkretes Beispiel mit Workflow und welche Mitarbeitenden keine Email erhalten. So können meine Kolleg*innen dies im Detail untersuchen.

Bitte beachte, dass nur Kontoinhaber*innen den Support kontaktieren können.
Falls notwendig, wende Dich bitte an Deine Kolleg*innen in dieser Rolle, oder füge Dich selbst als Kontoinhaber*in hinzu. Wie das geht, kannst Du hier nachlesen.

Beste Grüße

Katharina

 

3 Antworten

KiCa_SK
Brainy
Forum|alt.badge.img+21
  • Brainy
  • October 28, 2025

Es gab in den vergangenen Tagen mehrere Mailprobleme, evtl. hängt dies auch damit zusammen?

Funktionierte der Mailversand in Bezug auf deine Anforderung bereits regelmäßig und jetzt nicht mehr dauerhaft? Oder ist das ein ganz neuer Prozess (was dann auch mit Rechten etc. zu tun haben könnte).


  • Autor*in
  • First Steps
  • October 29, 2025

Hallo,

danke für die Rückmeldung.

Leider haben wir das Problem seit einigen Monaten, denke also nicht, dass es an Versandproblemen hängt. 

Auch sollten die Prozesse seit ebenfalls mehreren Monaten die selben sein. Ich möchte nicht ausschließen, dass zwischenzeitlich etwas geändert wurde, da die fehlende Benachrichtigung aber bei mehreren Personen auftritt halte ich dies für unwahrscheinlich.

Es geht ja speziell um Genehmigungen, also nicht um Erinnerungen. Dabei sollte es ja so sein, dass sobald jemand die Aufgabe in Personio erhält eine Email versandt werden soll. Dies kann, soweit ich das gesehen habe, nur einheitlich für alle eingestellt werden. Bzw. die persönlichen Benachrichtigungen kann man abstellen. Ich meine damit, am Prozess selber kann man hierbei nichts am Benachrichtigungssystem ändern, oder?

 

Vielen Dank im Voraus.


KatharinaS.
Community Moderator
Forum|alt.badge.img+11
  • Community Moderator
  • Antwort
  • November 3, 2025

Hallo ​@JürgenB,

Du hast aus meiner Sicht schon richtig viele Stellschrauben überprüft.

Aktuell erscheinen für Abwesenheitsanfragen eine Aufgabe in der Inbox und es wird eine Email versendet.

Für die Genehmigung von Anwesenheiten wird zur Zeit eine Aufgabe in der Inbox angezeigt. Eine Email wird nicht automatisch versendet.

Du kannst hierfür einen Erinnerungsworkflow einrichten, der beispielsweise an einem festen Tag im Monat an ausstehende Genehmigungen erinnert – zum Beispiel einen Tag vor der Abrechnung.

 

Für die Abwesenheiten kannst Du noch unter Automationen > Aktivitäten überprüfen, ob der Workflow richtig ausgelöst wird. 

Solltest alles richtig funktionieren, empfehle ich Dir Dich direkt über den Hilfe & Feedback Bereich an unseren Support zu wenden. Nenne in Deiner Anfrage gerne ein konkretes Beispiel mit Workflow und welche Mitarbeitenden keine Email erhalten. So können meine Kolleg*innen dies im Detail untersuchen.

Bitte beachte, dass nur Kontoinhaber*innen den Support kontaktieren können.
Falls notwendig, wende Dich bitte an Deine Kolleg*innen in dieser Rolle, oder füge Dich selbst als Kontoinhaber*in hinzu. Wie das geht, kannst Du hier nachlesen.

Beste Grüße

Katharina