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vorübergehende Übernahme einer 2. Position

Nina Hellmann
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Hallo zusammen,

ich frage mich (und habe bereits die Community erfolglos durchsucht), ob es in Personio möglich ist, jemandem vorübergehend zusätzlich zur eigenen Position eine weitere zu “geben”.

Beispiel: ein Teamleiter von 4 MA verlässt das Unternehmen und einer seiner Teamleiter-Kollegen soll bis ein Nachfolger gefunden ist kommissarisch seine Rolle übernehmen. Vor allem geht es mir darum, dass er dann in die Genehmigungslogiken eintreten kann, also die An/Abwesenheiten der 4 Kollegen genauso einsehen kann wie die aus dem eigenen Team, damit die ganz normalen Prozesse nicht brach liegen. 

Weiß jemand, ob das technisch möglich ist? Natürlich möchte ich es gern vermeiden, den “übernehmenden” Teamleiter ein zweites Mal im System anzulegen ;)

VG, Nina

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Beste Antwort von Lena 5 December 2022, 17:38

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10 Antworten

AlexB
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Moin, 

erstmal möchte ich auf diese hoffnungslos unterbewertete Idee verweisen :)

Dann würden sich solche Probleme gar nicht stellen. 

 

Ansonsten bleibt vermutlich nur mit einem Export und Import den Mitarbeitern des “alten” Teamleads den neuen als Vorgesetzten zuzuweisen.

 

Gruß

Alex

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Nina Hellmann
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@AlexB Großartig! Danke für den Hinweis! Das geht tatsächlich genau in die von mir gemeinte Richtung. In der Tat führt das Zuordnen von Berechtigungen/Rechten/usw. zu Personen anstatt zu Positionen zu viel Extra-Aufwand, der mit der Idee vermeidbar wäre. Und entspricht ja auch nicht der Realität, in der die meisten Unternehmen an sowas ganz anders rangehen. 

Ein Tool, welches die Möglichkeit bietet, eine mittel- bis langfristige Stellenplanung inkl. aller im Unternehmen vorhandenen Positionen (und den damit verbundenen Rechten abzubilden), suche ich leider noch vergeblich ;) Dafür müßte vermutlich einfach mal ein Personal ein System bauen ;)

AlexB
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@Nina Hellmann Upvoten der Idee nicht vergessen :)

 

Aber ja, eigentlich hätte man das ganze System von Anfang an auf Positionen statt Personen aufbauen müssen. 

Verfügbar für Jobangebote :)
Nina Hellmann
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Hallo zusammen,

ich frage mich (und habe bereits die Community erfolglos durchsucht), ob es in Personio möglich ist, jemandem vorübergehend zusätzlich zur eigenen Position eine weitere zu “geben”.

Beispiel: ein Teamleiter von 4 MA verlässt das Unternehmen und einer seiner Teamleiter-Kollegen soll bis ein Nachfolger gefunden ist kommissarisch seine Rolle übernehmen. Vor allem geht es mir darum, dass er dann in die Genehmigungslogiken eintreten kann, also die An/Abwesenheiten der 4 Kollegen genauso einsehen kann wie die aus dem eigenen Team, damit die ganz normalen Prozesse nicht brach liegen. 

Weiß jemand, ob das technisch möglich ist? Natürlich möchte ich es gern vermeiden, den “übernehmenden” Teamleiter ein zweites Mal im System anzulegen ;)

VG, Nina

@Lena @Andrea Mendoza @Admin @Dash habt Ihr hier vielleicht einen Tipp für mich? Die Idee von @AlexB , die ich neulich auch direkt upgevoted habe, geht genau in die richtige Richtung … :)

Dash
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Guten Morgen @Nina Hellmann ,

leider habe ich dafür keine Lösung. Hätte dir gerne geholfen und auch schon was geschrieben, wenn ich eine Idee gehabt hätte. 

Vielleicht fällt @Lena noch was ein.

Beste Grüße

Dash

Lena
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Hi @Nina Hellmann,

leider ist es, wie ihr bereits festgestellt habt, nicht möglich 2. Vorgesetzte zu hinterlegen. Es kann momentan immer nur ein Vorgesetzter pro Mitarbeiter eingetragen werden und danach richtet sich auch die Darstellung im Org-Chart.

Spricht in Eurer Situation etwas dagegen, den Interims Vorgesetzten auch in Personio als Vorgesetzten zu hinterlegen? - In Personio ist der Zugriff auf Informationen und auch die Genehmigungsprozesse nicht unbedingt an Personen geknüpft, sondern an Rollen, oftmals an den “Vorgesetzten”, welcher pro Mitarbeiter wiederum definiert ist.

Habt ihr die Mitarbeiterrollen so eingestellt, dass sie allgemein gültig sind und mit dem Zugriffsrecht “Meine Mitarbeiter” gearbeitet? -Dann sollte das schon ganz gut klappen. 

Ich freue mich über Deine Rückmeldung. :) 

Liebe Grüße
Lena

Nina Hellmann
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@Lena DANKE für Deine Rückmeldung.

Da liegt allerdings ein Mißverständnis vor: es geht nicht darum, einen 2. Vorgesetzten für einen (oder mehrere) MA zu hinterlegen, sondern anders herum: ein Vorgesetzter (nennen wir ihn A) soll zusätzlich zu Team x, was er bereits seit 3 Jahren führt, nun auch noch Team y als Teamleiter (vorübergehend) übernehmen. Würde sagen, dass das ein durchaus weit verbreiteter Case ist, der in den meisten Unternehmen mal vorkommt. Nicht jeden Tag und ständig, aber durchaus regelmäßig … 

Würde schon sagen, dass der Zugriff in Personio an eine Person (= Vorgesetzter) geknüpft ist, da man in den MA Informationen ja einen Vorgesetzten namentlich hinterlegen muss und nicht sagen kann, dass der MA x z.B. der Rolle Teamleitung Customer Service zugeordnet ist. Letzteres wäre um einiges praktikabler, damit man nicht alle Customer Service MA umhängen muss, wenn der Teamleiter das Unternehmen verlässt … Erlebe das bei allen Unternehmen, bei denen ich im Einsatz bin, als Problem … VG, Nina

Lena
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Hi @Nina Hellmann,

Du hast recht, dabei habe ich mich missverständlich ausgedrückt. Die Situation habe ich jedoch meine ich richtig verstanden. :) 

In Eurem Fall kann ganz einfach der Vorgesetzte bei den Mitarbeitenden ohne Teamleiter eingetragen werden und die Prozesse sollten weiter funktionieren. (Eine Prüfung würde ich dennoch durchführen.) Ich stimme Dir zu, das muss bei jedem Mitarbeiter geändert werden. Allerdings kannst Du es Dir einfacher machen und in der Mitarbeiterliste nach dem Team filtern und prüfen, dass alle enthalten sind und anschließend alle markieren und über den Button Aktionen > Attributwert ändern den neuen bzw. temporären Vorgesetzten einstellen. Hier findest Du eine Anleitung zur Masseneditierung.
→ Das Ändern für das gesamte Team geht mit ein paar Klicks. :) 

Da in Personio das Org-Chart sich nach den Vorgesetzten orientiert und aufbaut, ist lediglich das etwas verzerrt. Die Berichtlinie ist für die Zeit der Vertretung zwar korrekt, allerdings kann es sein, dass manche Teams dann plötzlich nicht mehr ganz richtig aufgehängt sind. 

Solltest Du Dir eine andere Logik bei den Vorgesetzten wünschen, poste es gerne als Idee in Ideation, dann können auch andere Mitglieder dafür abstimmen. :) Unser Produkt-Team hat sich im Herbst auch die Unternehmensstrukturen näher angeschaut und einige Interviews mit Community Mitgliedern geführt. Nutze solche Gelegenheiten immer gerne! :) 

Liebe Grüße
Lena

Nina Hellmann
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Hallo liebe @Lena , danke für Deine schnelle Rückmeldung. 

Ich verstehe die von Dir vorgeschlagene Vorgehensweise. Allerdings ist das nur eine halbe Lösung für das Thema :)

Es gibt ja regelmäßig eine freigewordene Position (in meinem Beispiel oben war das der Teamleiter von Team y, nennen wir ihn Teamleiter IT-Hotline, der das Unternehmen verlassen hat und dessen Position entsprechend vakant ist). Nun springt Teamleiter A also in eine weitere Teamleiter-Rolle/Position, die er zusätzlich übernimmt. Mit dieser sind u.U. Zugriffsrechte verbunden, die er auf seiner bisherigen Position gar nicht hatte - das gilt natürlich besonders, wenn eine Führungskraft auf der nächsthöheren Ebene eine weitere Position übernimmt. 

Viele Personalabteilungen arbeiten mit Stellenplänen, in denen Positionen und keine Personen geplant werden … Dazu würde es deutlich besser passen, wenn man an der Stelle, wo man aktuell in Personio den Namen eines Vorgesetzten hinterlegt, eine Position angeben könnte, die die Führungskraft ist. 

Greife Deinen Ideation-Vorschlag auf jeden Fall gern auf. Die Interviews im Herbst habe ich leider verpasst - da wäre das Thema vermutlich goldrichtig aufgehoben gewesen … :/ Viele Grüße, Nina

Lena
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Hi @Nina Hellmann,

der Feedback Aufruf ist zwar schon etwas länger her und die initiale Phase abgeschlossen, aber es könnte dennoch thematisch passen, unsere Produkt-Managerin hat sich Deine Kommentare schon durchgelesen. Ich melde mich in einer privaten Nachricht bei Dir. :) 

Liebe Grüße
Lena

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