Hi Community,
Zum Jahreswechsel blickt man besonders gerne zurück – auf all die wunderbaren Momente, die das vergangene Jahr geprägt haben! Im Jahr 2024 stand bei Personio alles im Zeichen der Workflows.
Anfang 2024 haben wir voller Begeisterung die erste Serie unserer überarbeiteten Automatisierungstools vorgestellt. Dazu gehören vorgefertigte Workflow-Vorlagen für zentrale HR-Anwendungsfälle, ein individuell anpassbarer Workflow-Builder und eine Überwachungsfunktion, die Euch jederzeit einen umfassenden Überblick über Eure Workflows bietet.
Seit dem ersten Launch haben wir kontinuierlich Verbesserungen vorgenommen, um unser Automatisierungsangebot zu stärken und Eure Personalarbeit noch reibungsloser zu gestalten. Im Folgenden findet Ihr eine Übersicht über alle Neuerungen im Bereich Automatisierung, damit Ihr Eure Arbeitsabläufe im neuen Jahr 2025 noch effizienter gestalten können:
Verbesserungen bei Triggern und Attributen
- Datumsabhängige Trigger: Ein Trigger, der es ermöglicht, einen Workflow basierend auf einem Datum zu starten, z. B. bei Abwesenheitsbeginn oder Einstellungsdatum, oder einer bestimmten Anzahl von Tagen davor oder danach.
- Geplante Trigger-Optionen: Ein geplanter Trigger kann einen Workflow täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich und jetzt auch vierteljährlich aktivieren.
- 'ODER'-Operator: Die Aufnahme der 'ODER'-Bedingung ermöglicht es, Alternativen innerhalb eines Workflows hinzuzufügen, z. B. Büro ist München ODER Büro ist London.
- Benutzerdefinierte/erweiterte Attribute: Ihr könnt jetzt benutzerdefinierte Attributtypen als Bedingungen und Regeln in Workflows verwenden.
- „Alle Mitarbeitenden“ als Empfänger: Ihr könnt „Alle Mitarbeitenden“ als Empfänger für Workflow-Aktionen wie Benachrichtigungen auswählen.
- Subunternehmen-Attribut: Das Attribut „Subunternehmen“ in Bedingungen und Regeln kann aktiviert werden.
- Variablen in Aufgaben und Bestätigungsaktionen: Triggerbasierte Varianten in den Aufgaben und Bestätigungsaktionen können ausgewählt werden.
Verbesserungen im Workflow-Betrieb
- Umbenennung von Workflows: Ihr könnt Eure Workflows auch nach deren Ausführung umbenennen, um sie organisiert und leicht auffindbar zu halten.
- Vorlagenkategorien: Die Einführung von Vorlagenkategorien erleichtert das Durchsuchen von Workflows basierend auf Eurem spezifischen Anwendungsfall wie 'Abwesenheiten' oder 'Dokument'-Vorlagen.
- Bearbeitung aktiver Workflows: Ihr habt jetzt die Möglichkeit, Änderungen direkt an Workflows vorzunehmen und zu wählen, ob Ihr sie als Entwurf speichert oder sie sofort aktivieren möchtet.
- Genehmigungsketten: Ihr könnt bis zu vier Genehmigende pro Schritt zuweisen und bis zu fünf Schritte in einem Workflow erstellen.
- Hinzufügen mehrerer Bedingungen: Ihr könnt sicherstellen, den Workflow nur dann auszulösen, wenn alle Bedingungen erfüllt sind, oder wenn eine beliebige Bedingung erfüllt ist.
- Kommunikation bei fehlerhaften Workflows: Ihr erhaltet jetzt Fehlermeldungen (E-Mail und Personio-Inbox-Benachrichtigung), wenn ein Workflow nicht ausgelöst wird, sodass Ihr die Ursache schnell untersuchen und beheben könnt.
Verbesserungen im Arbeitsmanagement
Neugestaltete Inbox: Eine überarbeitete Inbox, die Eure wichtigsten Aufgaben in den Mittelpunkt stellt. Zusammen mit einem Homepage-Widget, das schnelle Arbeitsaktionen ermöglicht, haben wir auch eine Vollbildansicht eingeführt, in der Ihr alle Details zum schnellen Erledigen von Aufgaben abrufen könnt.
Verbesserungen im Dokumentenmanagement
- Dokumentenerstellung & E-Signatur-Anfragen in großem Umfang: Dokumente mit benutzerfreundlichen Vorlagen können in großen Mengen erstellt werden und gleichzeitig an mehrere Empfänger gesendet werden - um sie in großem Umfang zu unterzeichnen.
- Automatische E-Signatur-Erinnerungen: Ihr könnt automatisierte Erinnerungen an Dokumentempfänger senden, damit sie die Unterzeichnung der Dokumente abschließen, ohne dass manuelles Eingreifen erforderlich ist.
Welche der neuen Funktionen habt Ihr im vergangenen Jahr am häufigsten genutzt?
Wir freuen uns auf ein weiteres spannendes Jahr voller neuer Automatisierungsfunktionen und darauf, von Euch zu hören, wie Ihr sie einsetzt und welche Erfahrungen Ihr dabei macht. Im “Learn & Share” Bereich der Community könnt Ihr stets Eure Personio Best Practices teilen!
Liebe Grüße,
Melissa & das Personio Produkt Team