Hallo @Anne_Hamburg ,

wie @Dirk Linn eben schon meinte, gibt es immer die Möglichkeit einen Implementierungspartner sich dazu zu holen und wir sind darauf spezialisiert genau solche Fragen zu beantworten.
Da du einige allgemeine Fragen hast, versuche ich die auch allgemein zu beantworten. Nachfragen sind jedoch gerne gesehen und du kannst auch nochmal via Nachricht schreiben, wenn du möchtest.

1. Datenmigration im Recruiting: Wenn möglich, versuche die Kandidaten- und Mitarbeiterdaten von Onlyfy in Personio zu importieren. Dazu könntest Du eine CSV-Datei/XLSX (Excel) erstellen und diese in Personio hochladen. Stelle sicher, dass alle relevanten Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten, Einstellungsdatum) übertragen werden. Gleichzeitig sollten auch die Phasen beachten. Natürlich kommt etwas darauf an, wie viele Bewerber ihr habt - so kann man 

   1. Massenimport: Alle Daten werden in einem Rutsch von Onlyfy in Personio übertragen, z.B. mithilfe einer CSV-Datei

   2. Graduelle Übertragung: Die Daten werden nicht alle auf einmal übertragen, sondern schrittweise. Z.B. werden zunächst nur die Stellendaten übertragen und live geschaltet, während das alte System noch für alte Bewerbungen genutzt wird.

   3. Inkrementelle Übertragung: Die Daten werden nach und nach von Onlyfy in Personio übertragen, z.B. täglich oder wöchentlich. Das kann genutzt werden um einzelne Positionen nach und nach zu übertragen und dann die FKs individuell zu schulen.

   4. Synchronisierung: Die Daten werden in Echtzeit von Onlyfy in Personio übertragen. Sobald sich die Daten im alten System ändern, werden die Änderungen automatisch in das neue System übertragen. Diese Methode ist am zeitintensivsten, aber auch am genauesten. (und wird durch eine API gelöst)

2. Datenschutz - hier kommt es etwas auf Eure Größe an.

   1. Informiere alle Betroffenen: Stelle sicher, dass alle Kandidaten und Mitarbeiter, deren Daten von Onlyfy in Personio übertragen werden, über den Wechsel und die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Dazu könntest Du z.B. eine Datenschutzerklärung erstellen und diese zur Verfügung stellen. (Das ist insbesondere dann relevant, wenn Euer System explizit in dem Datenschutz auf Eurer Homepage erwähnt wird)

   2. Sichere die Datenübertragung: Stelle sicher, dass die Datenübertragung sicher ist und keine Datenverluste oder -manipulationen stattfinden. Dazu könntest Du z.B. verschlüsselte Verbindungen nutzen. (d.h. keine Daten z.B. über E-Mail und die Daten lokal runterladen, lokal hochladen)

   3. Einhaltung der Datenschutzgesetze: Achte darauf, dass Du alle geltenden Datenschutzgesetze einhältst, insbesondere das EU-Datenschutzrecht (DSGVO) und das deutsche Datenschutzrecht. Da die Löschfrist nach der Absage startet, beachtet, dass in beiden Systemen die Daten bereinigt werden.

   4. Risikoanalyse/-minimierung: Legt Euch die Schritte zurecht, die Ihr machen wollt, um die Daten zu übertragen.

   5. Dokumentation: Dokumentiere alle Schritte der Datenübertragung und -verarbeitung, um bei Bedarf nachweisen zu können, dass der Datenschutz beachtet wurde. (Insbesondere bei größeren Unternehmen sehr relevant falls eine AGG Problematik entstehen)

Bitte bedenke, dass diese Schritte nicht abschließend sind und wir hier keine Rechtsberatung anbieten. :)

Viele liebe Grüße

Björn