Möglichkeit Kalendertermine unkenntlich zu machen bei Cronofy Integration

Hallo @KathiG,

Wie hast Du die Kalenderintegration denn aufgesetzt? Es geht vor allem um einen Haken, “(Optional) Details zu Events anzeigen, die als vertraulich gekennzeichnet wurden.”.

Gehe zu Einstellungen > Kalender > Kalenderintegration

Wenn ihr den Mitarbeitenden, die ein Vorstellungsgespräch planen, erlauben möchte, die Details der Kalender der Mitarbeiter zu sehen, die er*sie zu dem Gespräch einladen möchte, wählt die Checkbox aus. Wenn die Termininhalte nicht angezeigt werden sollen, könnt ihr sie auch frei lassen und fortfahren, dann sollte den Planern “Nicht verfügbar”, oder ein ähnlicher Text angezeigt werden.

Um das einzustellen, de- und reaktiviere die Kalenderintegration bitte. :) 

Ich freue mich, ob es bei Dir geklappt hat und markiere auch @Michaela B. und @panda, die Deinen Beitrag geliked haben. 

Liebe Grüße
Lena

Hi @Lena bei der Einstellung geht es glaub ich um Einträge die als “Privat” gekennzeichnet sind und somit selbst bei geteilten Kalendern anderen Personen nicht angezeigt werden. Wir haben die Einstellung nicht aktiviert und trotzdem werden die Titel zu den Einträgen aktiviert. 

Aus meiner Sicht wäre es notwendig eine Option zu haben “Titel und Details zu Einträgen nicht anzeigen”:

1. Aus (wie aktuell)
2. Nur Personen (Kalender von Räumen weiterhin einsehen)
3. Personen + Räume 

Bei der 3. Option wird dann im Buchungskalender nur noch angezeigt, ob Raum und die Personen verfügbar sind oder nicht.

LG

Panda

Hi @Lena, 

es ist genau wie Panda sagt. Ich habe irgendwann dann auf euren Hilfeseiten auch gesehen, dass man diese Einstellung nicht ändern kann. Das ist aber sehr schade, denn wie Panda sagt, sollte es die Möglichkeit geben. In unserem Team gab es deshalb einige Diskussionen. 

Viele Grüße, 

Kathi

Hallo @KathiG,

Ich habe mir das nochmal näher angesehen und es scheint auch mir so, dass sich hier etwas geändert hat. Ich informiere mich hierzu nochmal und melde mich bei Euch. :) 

Tut mir leid, dass es sich nun so zieht, ich bin davon ausgegangen, dass es lediglich an einer fehlenden Einstellung liegt. 

Liebe Grüße
Lena

Hallo @KathiG,

wie versprochen, habe ich mich nochmal informiert. An der Funktion wurde nichts geändert.

Im Moment ist das Verhalten wie in diesem Helpcenter Artikel beschrieben: Datenschutz und Compliance bei Cronofy: "In Personio werden die Daten aus den Kalendern der Interviewteilnehmer angezeigt, wenn die Funktion Termin im Kalender finden verwendet wird. Dabei werden alle vertraulichen Ereignisse im Kalender eines Mitarbeiters als „Busy“/”Beschäftigt” dargestellt. Alle öffentlichen Ereignisse werden mit Details angezeigt. Individuelle Zugriffsrechte in den Kalendereinstellungen werden von der Integration nicht berücksichtigt. "

@KathiG und @panda, könnt ihr bitte überprüfen, ob der Termin, der in Personio mit Details angezeigt wird, wirklich ein privater Termin ist oder nur durch die Kalendereinstellungen als “busy” angezeigt wird?

Liebe Grüße
Lena

Hi Lena, Danke für das Update. Wo findet man diese Einstellung?

LG

Hi @panda,

Danke für Deine Rückfrage, den Teil hätte ich noch genauer beschreiben sollen! 😊

Das ist eine Funktion, welche von Personio für Euren Account freigeschalten werden muss. Da dies eine Änderung in Eurem Account bedeutet, muss diese durch die Kontoinhaber oder Account Verantwortlichen kommen, denn nur diese haben das Recht dazu und können sich über “Antworten Finden” beim Personio Support melden. Sie können gerne auch auf den Post verweisen und sagen, dass sie das neue Feature Flag für die Kalenderintegration freigeschaltet haben möchten. 

Viel Spaß damit! 🚀

Liebe Grüße
Lena

@Lena  Ich finde, dieser Umstand sollte dringend aktiv an alle Nutzer kommuniziert werden!

Wir hatten die Funktion bereits gebucht, aber haben erst kürzlich begonnen, sie zu nutzen und sind zufällig darauf gestoßen, dass die Kalendereinträge sichtbar sind.  Es war überhaupt nicht lustig, von meinem Chef auf diesen Umstand aufmerksam gemacht zu werden.

Es kann doch nicht sein, dass Personio die Einstellungen bzgl. der Einsicht in den Kalender anderer einfach “over-ruled”!

Aber ist trotzdem nach wie vor so, dass Cronofy private Termine auslesen kann oder? Unsere IT sowie Datenschutzbeauftragter hat hiermit, berechtigterweise, ein massives Problem.

Hi @EvaS,

absolut valides Feedback, es wurde auch angenommen und eben für die Organisationen, eine Lösung mit diesem Feature Flag geschaffen. :) 
Es wurde sehr häufig angefragt und nun wurde das zusammen mit unserer Kalenderintegration zusammen entwickelt. 

Es ist absolut kein Geheimnis, dass Ereignisse im Kalender zu sehen sind, das wird auch angezeigt, bevor man sie aktiviert. 

@Katharina B., wenn ihr das Feature Flag über den Personio Support aktiviert, sind keinerlei Informationen einsehbar für Mitarbeitende, welche im Recruiting tätig sind. Ob und welche Daten ausgelesen werden vom System, müsste ich anfragen. Brauchst Du diese Info oder die für Recruiter? 

Liebe Grüße
Lena

Hey @Lena,

danke dir für deine Antwort! Unserer IT/Datenschutzbeauftragten geht es eher ums zweite Thema – dass Cronofy selber die privaten Termine ausliest und diese einsehen kann. Solange das der Fall ist, werden diese das nicht für uns zur Nutzung freigeben :(

Liebe Grüße,

Katharina

Hi @Katharina B.,

ich verstehe, seit Anfang des Jahres hat Cronofy einen Sitz in den Niederlanden. Vielleicht helfen Dir diese näheren Infos zur Datenverarbeitung/-aufbewahrung dazu weiter. :)

Cronofy ist ein GDPR-konformer Kalender-Synchronisationsdienst, Cronofy Ltd. Cronofy Amsterdam ist in der EU ansässig und verarbeitet die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland. Das Unternehmen ist nach ISO27001 zertifiziert und verfügt über einen SOC2-Bericht. Weitere Informationen über die Einhaltung der Vorschriften und die Sicherheit von Cronofy findet Ihr in der Cronofy-Dokumentation zum Thema Datenschutz und Sicherheit oder im Help Center.

Mit der Aktivierung der Kalenderintegration erklären sich die Nutzer mit den Nutzungsbedingungen der Cronofy Ltd. einverstanden. Cronofy erhält Zugang zu allen Kalendern, Einträgen und Inhalten. Damit Personio Ereignisse in den Kalendern von Euch erstellen kann, benötigt Cronofy Lese- und Schreibrechte auf den Kalendern. Dieser Zugriff sollte auf Daten beschränkt sein, die mit den Kalendern von Euch zusammenhängen, wie z.B:

• Name 
• Name der Firma/Organisation 
• E-Mail Adresse 
• Telefon-Nummer 
• Adresse 
• Kalendertermine 
  • Betreff 
  • Ort
  • Zeit
• Alle in dem/den Kalender(n) enthaltenen Informationen

Tausche Dich auch gerne mit weiteren Mitgliedern zum Thema Kalenderintegration aus. :) 

Liebe Grüße
Lena

Ich schließe mich Katharina an. Es ist problematisch, dass als privat/vertraulich markierte Termine via cronofy eingesehen werden können. Unabhängig davon, wo die Daten verarbeitet werden. 

Hi @Juliane.H,

Du kannst es ausstellen, dass via Cronofy die Termine eingesehen werden können. Melde Dich (bzw. Euer Kontoinhaber) bitte einmal beim Support, dann können sie eine Funktion aktivieren, welche alle Termine als “private Termine” bezeichnet und keine Termine mehr kenntlich sind. Das hat unser Produkt Team gemeinsam mit dem Cronofy Team erarbeitet und sollte für einige hilfreich sein. :) 

Liebe Grüße
Lena