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Papierlose Personalankte?

Burger
Communicator
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Hallo zusammen,

ich stehe vor der Herausforderung, dass ich gelegentlich, aber dennoch, Dokumente an Mitarbeiter senden muss. Dies können beispielsweise Briefe mit Anweisungen oder Aufforderungen sein. Diese Dokumente sind individuell gestaltet, und ich hätte gerne eine unterschriebene Bestätigung über den Erhalt als Rückmeldung.

Wie kann ich das in Personio umsetzen? Oder ist es vielleicht besser, für jeden Mitarbeiter einen eigenen Windowsordner anzulegen, um dort solche Dokumente zwischenzuspeichern?

Beste Antwort von Ninue

Hallo @Burger,

wir nutzen den Platzhalter {{Task x}}, um in standardisierte Schreiben ggf. noch persönliche oder spezielle Dinge zu ergänzen.

Das ist kein perfekter Weg, weil der Text nicht formatiert werden kann. Wenn du also über mehrere Zeilen schreibst, kannst du keine Zeilenumbrüche o.ä. einfügen. Den Platzhalter nutzen wir zum Großteil nur für einzelne Sätze, alles andere macht leider keinen Sinn. 

Eine befreundete HRlerin möchte alles digital haben und schreibt daher solche Briefe und lädt sie dann als Vorlage hoch, um sie dann zu erstellen. Ziemlich aufwändig, aber leider hat es Personio bis dato immernoch nicht geschafft, dass man allgemeine Vorlagen bei der Erstellung individualisieren kann. 
 

Insofern bleibt leider nur die Möglichkeit einen oder mehrere Platzhalter einzufügen oder eben doch auf einen ganz normalen Brief zurückzugreifen. 

Viele Grüße,

Ninue

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6 Antworten

S
Ehem. Community Moderator*in
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Hallo @Burger 😊

super, dass Ihr hierfür mit den Personio Dokumenten arbeitet wollt. 🙌🏼

Du hast die Möglichkeit Dokumente direkt in ein Mitarbeiterprofil hochzuladen und dann dort eine Unterschrift anzufordern, z.B. von den entsprechenden Mitarbeitenden. Wie das geht findest Du hier: Ein Dokument mit elektronischer Unterschrift unterschreiben

Um Dir die Arbeit für individuelle Dokumente zu erleichtert kannst Du auch Dokumente als Vorlage in den Einstellungen > Dokumente hochladen. In der Word Datei vor dem Upload kannst Du dann mit Platzhaltern arbeiten und hast auch die Möglichkeit mehrere Unterschriftenplatzhalter (oder auch nur eine) zu hinterlegen. So kannst Du einen Standardtext mit individuellen Bausteinen verknüpfen und diese dann in den Mitarbeiterprofilen generieren.

Hier findest Du eine Übersicht wie das geht: 

Ich hoffe, das hilft Dir weiter. 😊

Viele Grüße und einen tollen Tag,

Maresa

Burger
Communicator
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  • 8. Dezember 2023

Hallo Maresa,

Vielen Dank für deine Antwort und Die habe ich tatsächlich schon durchgearbeitet und nutze die auch schon ganz fleißig.

allerdings geht’s mir in meinem Fall eher darum einen persönlichen Brief zu schreiben oder eine Aufforderung. Diese sind nicht standardisiert. Wie die Unterschrift Funktion genutzt wird, weiß ich.

aber ob es die Möglichkeit gibt, einen längeren freien Text einzufügen und trotzdem alles in Person zu haben, weiß ich eben nicht.

ganz herzliche Grüße

Alex

N
Supporter
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  • 11. Dezember 2023

Hallo @Burger,

wir nutzen den Platzhalter {{Task x}}, um in standardisierte Schreiben ggf. noch persönliche oder spezielle Dinge zu ergänzen.

Das ist kein perfekter Weg, weil der Text nicht formatiert werden kann. Wenn du also über mehrere Zeilen schreibst, kannst du keine Zeilenumbrüche o.ä. einfügen. Den Platzhalter nutzen wir zum Großteil nur für einzelne Sätze, alles andere macht leider keinen Sinn. 

Eine befreundete HRlerin möchte alles digital haben und schreibt daher solche Briefe und lädt sie dann als Vorlage hoch, um sie dann zu erstellen. Ziemlich aufwändig, aber leider hat es Personio bis dato immernoch nicht geschafft, dass man allgemeine Vorlagen bei der Erstellung individualisieren kann. 
 

Insofern bleibt leider nur die Möglichkeit einen oder mehrere Platzhalter einzufügen oder eben doch auf einen ganz normalen Brief zurückzugreifen. 

Viele Grüße,

Ninue

fammon
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  • 25. März 2024

Hi Alex, wir nutzen tatsächlich die  “papierlose Personalakte”. 
Es ist zwar viel Vorbereitung notwendig, erleichtert mir aber sehr den Alltag. 

 

Hast du da schon mittlerweile eine einfachere Lösung?  

Tatsächliche habe ich auch schon oft persönliche Briefe einfach in meiner “allgemeinen Personio” Vorlage geschrieben, hochgeladen und über die Platzhalter unterschreiben lassen (so wie in der letzten Personio Antwort geschrieben). 

 

Liebe Grüße

Fabio  

 

Burger
Communicator
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  • 25. März 2024

hallo Fabio, nein, leider habe ich noch keine bessere Antwort. Das kann man natürlich so machen… Ist aber meiner Ansicht nach nicht geschmeidig.

 

VielenHallo Fabio, nein, leider habe ich noch keine bessere Antwort. Das kann man natürlich so machen… Ist aber meiner Ansicht nach nicht geschmeidig.

 

Vielen Dank für deine Antwort.

 

fammon
Busy Bee
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  • 16 Kommentare
  • 25. März 2024
Burger schrieb:

hallo Fabio, nein, leider habe ich noch keine bessere Antwort. Das kann man natürlich so machen… Ist aber meiner Ansicht nach nicht geschmeidig.

 

VielenHallo Fabio, nein, leider habe ich noch keine bessere Antwort. Das kann man natürlich so machen… Ist aber meiner Ansicht nach nicht geschmeidig.

 

Vielen Dank für deine Antwort.

 

Ja stimmt, schade! 
Hast du das als Idee schonmal in Ideation gepostet ? 

 

Liebe Grüße Fabio  

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