Zeiterfassung für geringfügig beschäftigte Mitarbeiter*innen, ohne wöchentliche Sollarbeitszeit auf Stundenbasis

@Andre Michler Hast Du die anderen Posts hier in der Community zu dem Thema gesehen? Da gibt es einiges in den letzten Tagen, was Dir helfen könnte.

Ich habe leider keine hilfreichen Posts gefunden. Die Posts zum Thema, die ich gefunden habe, beantworten die Fragen m.E. nicht.

Ist nicht identisch aber so ähnlich.

Vielen Dank, der Post zum Thema “Abrechnung nach tatsächlichen Stunden” ist hilfreich und beantwortet meine Frage. Allerdings bleibt es als “Workaround-Lösung” insgesamt etwas unbefriedigend. Sinnvoll wäre m.E. eine Lösung, bei der überhaupt keine Sollstunden hinterlegt werden müssen.

Andre Michler vor dem Problem stehe ich auch, wir hatten bisher auch immer keine Zeit hinterlegt und so am Monatsende einfach die geleisteten Stunden gesehen. Habe bei Personio auch noch keine geeignete Lösung dafür gefunden. 

@Andre Michler @Lea_Ksb Das NICHT hinterlegen einer Sollarbeitszeit bzw. das Einrichten von null Sollarbeitsstunden pro Woche ist nicht mit einem “normalen” Arbeitsvertrag in Deutschland kombinierbar. Anders gesagt: auch in Euren Arbeitsverträgen steht vermutlich eine wöchentliche Sollarbeitszeit drin (vielleicht bei Minijobbern auch keine monatliche), aber es muss eine Stundenanzahl im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Das heißt, Personio bildet als System genau das ab, d.h. sie bieten etwas an, was kongruent zu den Arbeitsverträgen ist, weil alle wichtigen Bestandteile eines Arbeitsvertrages abgebildet werden. 

Auch wenn die meisten Unternehmen gerade mit Minjobbern (aber ja auch mit Werkstudenten) sehr flexibel arbeiten, braucht das Arbeitsverhältnis trotzdem grundsätzlich eine Struktur. 

Letztendlich habe ich es schon so gestaltet, dass ich die Sollarbeit “irgendwohin” gelegt habe und der Minijobber aber trotzdem in der Realität flexibel gearbeitet hat. Dann sammeln sich zwar wie du beschreibst Minusstunden und Mehrarbeit an, aber die gleichen sich in der Konstellation ja trotzdem perspektivisch wieder aus, weil dem Minijobber durch die Verdienstgrenze ja sehr hart vorgegeben wird, wo seine Mengen-Grenze ist. 

Wichtig ist dann nur, konsequent drauf zu achten, dass keine Sollarbeit in die Lohnabrechnung geht, sondern eben nur die tatsächlich geleisteten Stunden. Wär das uU auch eine Option? VG!

@Nina Hellmann unsere Aushilfen werden nach Stunden bezahlt und dürfen eine gewisse Stundenzahl, also 520 €, nicht überschreiten. Ansonsten ist keine Soll-Arbeitszeit im Vertrag festgelegt und ich wüsste auch nicht, dass das nicht rechtens ist..?!

@Lea_Ksb Wenn in dem Arbeitsvertrag drin steht, dass sie eine gewisse Stundenzahl nicht überschreiten dürfen, ist das ja eine Festlegung auf eine (max.) Stundenzahl. So kenne ich das auch. 

Der Begriff der “Sollarbeitszeit”, den Personio da verwendet, ist vielleicht in diesen Arbeitsverhältnissen nicht 100% zutreffend, da es ja gerade kein Soll gibt, sondern eher ein nicht zu überschreitendes Maximum, aber solange die Minijobber sich mit ihren erfassten Zeiten im Rahmen dieses Maximums bewegen, ist ja eigentlich alles so hinterlegt wie es sein soll, oder? VG!

@Nina Hellmann Aus meiner Sicht macht es auch bei Minijobbern mit  max. 520€ einen Unterschied, ob eine Sollarbeitszeit hinterlegt ist oder nicht. Nachdem wir gezwungenermaßen eine Sollarbeitszeit anlegen musste, wird  jetzt bei der monatlichen Auswertung nur angezeigt, wie viele Stunden der Mitarbeiter im betreffenden Monat über oder unter Soll gearbeitet hat. Hilfreich wäre aber, wenn keine Sollarbeitszeit hinterlegt werden müsste und wir einfach eine Auflistung sehen könnten, wie viele Stunden die Person im jeweiligen Monat gearbeitet hat. Die erbrachten Stunden werden dann so an das Steuerbüro übermittelt und fließen in die Lohnauswertung ein. Aktuell ist der Workaround für uns aufwändig und fehleranfällig. VG

@Nina Hellmann @Andre Michler 
Wie berechnet sich denn dann der Wert eines Urlaubstages bei einer Aushilfe? Aktuell erhalten diese bei uns einen Schnitt der geleisteten Stunden der letzten 3 Monate. Lässt sich das dann überhaupt abbilden in Personio?

@Nina Hellmann Dieses Thema (mit den anteiligen Urlaubstagen) ist tatsächlich schwierig und wir regeln das nicht über Personio. Wir haben z.B. teilweise Aushilfskräfte, die nur sehr unregelmäßig arbeiten. D.h. die Mitarbeiter*innen sind streckenweise lediglich als Minijobber gemeldet, um dann bei Bedarf eingesetzt zu werden. Für diese Mitarbeiter*Innen wäre eine flexible Lösung im Hinblick auf die Erfassung der Arbeitszeiten (Übersicht der gearbeiteten Stunden ohne Sollarbeitszeit) hilfreich. Das Thema Urlaub steht dann nochmal auf einem anderen (ungelösten) Blatt.

@Andre Michler Ich kann deinen Gedanken gut nachvollziehen. Das wäre super praktisch. Allerdings wird das m.E. aktuell nicht von der technischen Gestaltung durch Personio verhindert, sondern davon, dass halt eine irgendwie formulierte Angabe im Arbeitsvertrag stehen muss zu der Menge der Arbeitsstunden. Bei Minijobbern und Werkstudenten ergibt sich das meistens aus der Kombination zwischen gesetzlich definiertem Maximalverdienst pro Monat und dem Stundenlohn, der den Rahmen absteckt. 

Technisch gestaltbar wäre dein Vorschlag sicherlich - er bräuchte dann aber vermutlich konsequente Reminder, wenn Stundengrenzen überschritten werden, um auch den Arbeitgeber abzusichern gegenüber “Missbrauch” bzw. Versäumen der Grenze. Denn wenn der Minijobber “aus Versehen” zu viel gearbeitet hat, hat der Arbeitgeber ein Problem. (Und das Schieben von Stunden von einem Monat in den nächsten ist da keine legitime Dauerlösung ;)). VG!

@Lea_Ksb Das ist tatsächlich (finde ich) das nervigste Thema in der Personalarbeit in Deutschland, was zum einen super unflexibel und unpragmatisch vom Gesetzgeber gestaltet ist und zum anderen von (noch) keinem System rundum gut abgebildet wird.

Ich kalkuliere aktuell in verschiedenen Unternehmen diese Dinge manuell und nutze Personio lediglich für ein nachträgliches Abgleichen, ob die veranschlagten UT zur prognostizierten Arbeitszeit passen. 

Grundsätzlich kalkuliert sich der Urlaub bei der Personengruppe so: die durchschnittliche Anzahl tatsächlicher Arbeitstage pro Woche aus den vergangenen 13 Wochen (exkl. Krankheit) wird beleuchtet und dann umgelegt auf eine 5-Tage-Woche. Ein Werkstudent, der grundsätzlich 3 Tage/Woche aktiv ist, hat daher (wenn er das das ganze Jahr über durchhält) meistens 16 Urlaubstage pro Jahr. Ein Minijobber, der nur an einem Tag/Woche aktiv ist, hat regelmäßig 9 Tage pro Jahr. Habe mir da (vor Jahren) eine Tabelle gebaut, die die Verteilung im Detail abbildet (ist ja ein simpler Dreisatz) und ich checke 2x jährlich, ob die Tage nach wie vor passen oder ob sich an der Arbeitszeit so stark etwas verändert hat, dass nachkorrigiert werden muss. VG!

@Nina Hellmann O.K., dann gebe ich mich jetzt mal fürs Erste geschlagen 😊und sage Danke!

Hi Nina,

kannst du deine Dreisatzrechnung einmal nennen.

Ich gehe aktuell davon aus, dass man 20 Tage Urlaub bei 5 Tagen hat.

Ergo würde ich bei 1 Tag/ Woche auf 4 Urlaubstage kommen und bei 3 Tagen auf 12.

Wie rechnest du um auf deine Werte zu kommen?

Danke für ein kurzes Feedback hierzu, damit ich mir auhc in Excel etwas bauen kann. Oder gibt es inzwischen eine bessere Personio Lösung dazu?

LG

Chantal

@Chantal_djoon Hey Chantal, ich rechne genau so wie Du es in Deinen Beispielen auch tust: indem Du die quasi Vollzeit-UT herunter rechnest auf die tatsächlichen Arbeitstage, erhälst Du den anteiligen Anspruch.

Da bei Aushilfen/Werkstudenten/Minijobbern ja in der durchschnittlichen Anzahl Arbeitstage pro Woche auch etwas Bewegung drin ist/drin sein kann im Laufe eines Kalenderjahres, kalkuliere ich diese 2-3 Mal im Jahr (und nutze dann immer den 13-Wochenschnitt), um bei Veränderungen direkt die Auswirkungen sehen und ggf. gegensteuern zu können. Hilft Dir das? VG!

@Nina Hellmann : Lieben Dank für deine schnelle Antwort.

Schön, dass wir gleich rechnen - ich kann nur leider deine Rechnung nicht nachvollziehen.

Wie kommst du ...

bei 1 Tag/Woche = 9 UT (9/1 x 5 = 45 UT ?) und

bei 3 Tagen/ Woche =16 UT (16/3 x 5 = 27 UT)?

1. ist der Anspruch unterschiedlich 45 vs 27 UT
2. ist 45 arg viel?!

oder sind die 9 UT bei 1 T/Woche eher eine 5 UT (bei 27 UT gesamt)?

LG und einen schönen Tag!☀️

@Chantal_djoon Richtig, die Variationen liegen an der unterschiedlichen Gesamtzahl Urlaubsanspruch pro Jahr. Und es kann auch mal sein, dass zB ein Minijobber mal einige Monate lang an 2 Tagen / Woche aktiv ist - dann betrachte ich die vergangenen 13 Wochen und wenn 2 Tage/Woche als Durchschnitt betrachtet auf die 13 Wochen rauskommt, erhöhe ich den Anspruch (vorübergehend). Wenn er dann später aber im Durchschnitt auf eine niedrigere Zahl kommt, kann es passieren, dass nochmal nachkorrigiert wird. 

Leider sind diese Bewegungen genau das, was noch kein Tool abbilden kann. VG!

@Nina Hellmann : Ja super, lieben Dank!

Genauso, macht es meine “automatische” Lösung in Excel jetzt auch und berechnet laufend die letzten 13 Wochen.

Wenn ich es in Excel schaffe, sollte PERSONIO es ja auch hinbekommen?!

@Chantal_djoon Super, ja ich bleibe optimistisch, dass diese Rechnung irgendwann auch von verschiedenen Anbietern umgesetzt wird. Nicht zuletzt deshalb, weil es auch Unternehmen/Branchen gibt, die sehr viel mit Werkstudenten/Praktikanten/Aushilfen & Co. arbeiten und für die z.B. Personio aktuell kein interessanter Anbieter ist, weil solche Kalkulationen dort nicht klappen. VG!

@Nina Hellmann : Hi Nina, zählt der 13-Wochenschnitt eigentlich auch bei Abwesenheit auf Grund von Krankheit? Wenn ein MA die letzten 13 Wochen im Schnitt 5 Std/ Tag gearbeitet hat und nun einen Tag krank ist, rechne ich dann die 5 Std für den einen Krankheitstag an oder die Stunden die er an dem Tag eingeplant gewesen wäre (hier: 6 Std)?

@Chantal_djoon Hallo Chantal, wenn ich mich richtig erinnere, wird Urlaub exkludiert, d.h. wenn in den vergangenen 13 Wochen Urlaubstage liegen, wird noch weiter zurück betrachtet bis die 13 Wochen voll sind. Krankheit wird m.E. mit hineingerechnet. Vielleicht findest Du online noch etwas dazu, aber meine mich zu erinnern, dass einen einberechnet wird und das andere nicht. VG!

Hallo @Chantal_djoon und @Nina Hellmann,

vielen Dank für Eure Beiträge 🚀

Wir freuen uns über Eure Einblicke und Verbesserungsvorschläge hinsichtlich der Urlaubsberechnung, damit wir unser Produkt stetig verbessern können.

Ich empfehle Euch auch EuerFeedback und Ideen über unsere Funktion Feedback geben einzureichen. Die Beiträge werden von dort direkt an die entsprechenden Produktteams weitergeleitet. Weitere Informationen dazu findet Ihr in diesem Post.

Liebe Grüße

Betty