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Bericht Anwesenheitsperioden, Zeiten je Tag kumuliert, inkl. Kommentar

freefall
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Mich würde interessieren, wie bzw. ob ich den Bericht “Anwesenheitsperioden” anpassen kann. Und zwar zeigt er ja jede einzelne Anwesenheitsperiode pro Tag an. D.h. wenn jemand 3x Pause gemacht hat, sind es für die Person 4 Perioden für diesen Tag. Nun hätte ich diese Zeiten gerne aufsummiert, also wieviel Stunden:Minuten - und ja, ich weiß, das kann ich über einen benutzerdefinierten Bericht machen und Arbeitsstunden bestätigt. Der Haken:

Wir haben bei unseren erfassten Zeiten/Anwesenheiten auch immer einen Kommentar dabei (ob im Büro oder im HomeOffice). Und genau diesen möchte ich auswerten. Wenn ich den Standardbericht Anwesenheiten nutze, wird dieser Kommentar mit ausgegeben. Bei den benutzerdefinierten Berichten hingegen wüsste ich nicht, wie ich diese Info herausziehen könnte.

Ziel: ich will auswerten, wieviel Stunden:Minuten pro Tag oder pro Woche im Büro bzw. im HomeOffice verbracht wurden. Gibt es dafür eine Lösung?

Beste Antwort von KatharinaS.

Hallo @freefall,

im Fall der Berichte kann ich zu Antwort von @AlexB nichts mehr hinzufügen.

Der konkrete Anwendungsfall lässt sich so noch nicht im Systembericht Anwesenheitsperioden oder in den benutzerdefinierten Berichten 1:1 umsetzen. Den Bericht Anwesenheitsperioden könnte man sich exportieren und dann in Excel weiterverarbeiten.

 

Um noch eine eventuelle Alternative mit Dir zu teilen:

Ich kenne es auch von anderen Unternehmen, dass sie Homeoffice als Abwesenheitsart anlegen.

In den Einstellungen für die Abwesenheitsart ist es wichtig, dass die Einstellung Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten auf Nein gestellt wird.

Mitarbeitende würden dann die Abwesenheitsart eintragen, wenn sie Homeoffice machen und zusätzlich ihre Arbeitszeit als Anwesenheit tracken.

Homeoffice könntest Du dann in einem benutzerdefinierten Bericht auswerten. Die Einstellungen dafür könnten so aussehen (bei einer Abwesenheitsart in Tagen):

 

 

Wenn Ihr die Abwesenheitsart in Stunden anlegen möchtet, müsstet ihr statt “darauf entfallene vertragliche Arbeitsstunden ohne Überschneidung mit Feiertagen” die sogenannt Sammlung der Abwesenheitsart hinzufügen, z.B. bei mir die Abwesenheitsart “Absences in hours” (so heißt die Abwesenheitsart in meinem Testaccount):

 

Melde Dich gerne, wenn Du Fragen zu dem Workaround hast.

Beste Grüße

Katharina

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6 Antworten

AlexB
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  • 30. Januar 2023

Moin, 

 

das dürfte so nicht möglich sein. 

 

Standardberichte kann man nicht anpassen - jedenfalls habe ich noch keine Möglichkeit gefunden. 

Und bei den benutzerdefinierten Berichten sehe ich auch nichts, was einem da helfen würde. Man bräuchte da ja eigentlich unter “Anwesenheiten” die Anwesenheitsperioden. 

 

Das wäre aber tendenziell eine gutes Thema für eine Idee :)

 

Gruß

Alex

freefall
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KatharinaS.
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  • 1. Februar 2023

Hallo @freefall,

im Fall der Berichte kann ich zu Antwort von @AlexB nichts mehr hinzufügen.

Der konkrete Anwendungsfall lässt sich so noch nicht im Systembericht Anwesenheitsperioden oder in den benutzerdefinierten Berichten 1:1 umsetzen. Den Bericht Anwesenheitsperioden könnte man sich exportieren und dann in Excel weiterverarbeiten.

 

Um noch eine eventuelle Alternative mit Dir zu teilen:

Ich kenne es auch von anderen Unternehmen, dass sie Homeoffice als Abwesenheitsart anlegen.

In den Einstellungen für die Abwesenheitsart ist es wichtig, dass die Einstellung Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten auf Nein gestellt wird.

Mitarbeitende würden dann die Abwesenheitsart eintragen, wenn sie Homeoffice machen und zusätzlich ihre Arbeitszeit als Anwesenheit tracken.

Homeoffice könntest Du dann in einem benutzerdefinierten Bericht auswerten. Die Einstellungen dafür könnten so aussehen (bei einer Abwesenheitsart in Tagen):

 

 

Wenn Ihr die Abwesenheitsart in Stunden anlegen möchtet, müsstet ihr statt “darauf entfallene vertragliche Arbeitsstunden ohne Überschneidung mit Feiertagen” die sogenannt Sammlung der Abwesenheitsart hinzufügen, z.B. bei mir die Abwesenheitsart “Absences in hours” (so heißt die Abwesenheitsart in meinem Testaccount):

 

Melde Dich gerne, wenn Du Fragen zu dem Workaround hast.

Beste Grüße

Katharina

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freefall
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  • 6. Februar 2023

Danke für die Rückmeldungen  - auch wenn sie mir leider nicht weiterhelfen ;-)

Home Office mit Abwesenheit hatten wir uns auch überlegt, kommt aber bei uns nicht in Frage, weil es uns aktuell zu aufwändig wäre. Käme Home Office selten vor, ok. Aber bei uns gibt es viel Home Office und wir haben auch Full Remote Mitarbeiter, insofern spielt das als Info für alle keine Rolle, und macht daher keinen Sinn, das über den Kalender u. die Abwesenheiten zu regeln. Wie gesagt, geht es nur um die Auswertung der Büro-Nutzung.

Und diese Info “im Büro” wird bei uns aktuell nicht im Personio erfasst, da bei uns nicht jeder einfach seine Zeiten (nachträglich) eintragen können soll. Und da es von euch noch keinen Start/Stop Button oder ein Zeiten-Rechte-Management, haben wir unseren eigenen Start/Stop Button gebaut, der automatisch die Info mitgibt, ob jemand per VPN eingeloggt ist oder eben nicht, also im Büro ist.

Technisch gesehen dürfte es doch aber kein Problem sein, die Daten vom Standardbericht Anwesenheits-Perioden auch für einen individuellen Bericht zur Verfügung zu stellen :-)

KatharinaS.
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  • 6. Februar 2023

Hallo @freefall,

das kann ich nachvollziehen, dass meine Vorschläge eher Zwischenlösungen mit den aktuellen Funktionen wäre.

Ich habe auch noch die folgende, bereits gepostete Idee dazu gefunden:

https://community.personio.de/ideas/remote-office-vs-buero-anzeige-4837

Falls die Beschreibung auf Euren Use Case zu trifft, kannst Du gerne dafür stimmen und kommentieren.

 

Falls ich das doch nicht ganz richtig verstanden habe, kannst Du Deine Idee auch selbst bei uns im Ideation Bereich posten. Dann können auch weitere Community Mitglieder dafür abstimmen und unser Produkt Team erfährt von Eurem Wunsch.

Mehr dazu findest Du hier:

 

Beste Grüße

Katharina

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Hallo zusammen,
ich schließe mich hier @freefall an.
Für uns ist der Report zwar schon eine Optimierung, jedoch fehlt es mir ebenfalls, dass alle Anwesenheiten pro Tag summiert pro Mitarbeiter angezeigt werden, speziell um 10h-Verstöße zu überprüfen. Und ja das Anzeigen von Kommentaren wäre auch für uns hilfreich.

Arbeitet das Personio-Product-Team noch daran?

Vielen Dank und Grüße
Annika

freefall
KatharinaS.
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  • 3. April 2023

Hallo @People-Passion,

in unserem Online User Group Meeting von Februar teilt unser Produkt-Team einen Einblick in zukünftige Funktionen zum Thema Anwesenheit.

Dieses findest Du hier:

https://community.personio.de/personio-user-group-meetings-ugm-95/recap-online-user-group-meeting-februar-4946

Unter dem Punkt “Update Zeiterfassung: Arbeitszeit- und Pausenregelungen” findest Du das entsprechende Video.

Ab ca. 9:20 Minuten geht es um das die geplanten Produkterweiterungen zum Thema Zeiterfassung. Die Minuten davor sind natürlich auch interessant, um einen Einblick in den gesamten Kontext zu erhalten. 🙂

Beste Grüße

Katharina

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