Mit der Zeiterfassung bei Personio registrieren wir alle Arbeitszeiten. Bei Überstunden stehen den Mitarbeitern laut Vertrag Freizeitausgleich zur Verfügung. Hier unsere Frage:
Wie kann die Abwesenheitsform “Freizeitausgleich” genutzt werden um die Überstunden damit zu verrechnen?
Über die Seite Mitarbeiter → Anwesenheiten → Weitere Details sehen wir die geleisteten Stunden und die Überstunden, jedoch nicht die Position Freizeitausgleich. Gerne würden wir hier das Feld “Abgegoltene Überstunden” nutzen um die Stunden des Freizeitausgleichs zu summieren. Wie ist das möglich?
eine Möglichkeit den Abbau von Überstunden ganz einfach über eine Abwesenheitsart abzubilden gibt es leider nicht. Es gibt jedoch folgende zwei Möglichkeiten:
Umwandeln von Überstunden in Abwesenheit: Im Überstunden Konto gibt es die Möglichkeit Überstunden in Abwesenheiten umzuwandeln. Das geht mit jeder Abwesenheitsart welche Kontingente aktiviert hat. Mehr dazu findest Du in unserem Helpcenter Artikel Überstunden verwalten. Diese umgewandelten Tage können anschließend genommen werden. Aber: Das Umwandeln der Übestunden ist ausschließlich mit einem Bearbeitungsrecht möglich. Dies haben die Mitarbeiter*innen in der Regel nicht, daher müsste das von Euren Admins (bzw. von denen die die Rechte dafür haben) vorgenommen werden, was einen erheblichen manuellen Aufwand darstellt.
Abbau durch 0-Buchungen und ohne Abwesenheiten: Die andere Möglichkeit ist, an jenen Tagen, an denen die Mitarbeiter*innen nicht arbeiten eine Arbeitszeit von 0 Stunden einzutragen, also von 00:00 Uhr bis 00:00 Uhr. Sind zudem im Arbeitszeitmodell die Unterstunden aktiviert, so werden diese an den Tagen mit 0-Buchungen aktiviert und das Überstundenkonto reduziert sich. Eine Eintragung der Abwesenheit ist dann nicht mehr nötig, kann aber zur Übersicht und für Reportings relevant und hilfreich sein. In Zukunft ist auch geplant, dass wir die 0-Buchungen automatisch generieren, aber leider nicht in naher Zukunft.
leider macht es uns Personio an der Stelle nicht so leicht, wie man sich das vielleicht wünschen würde. Ihr müsst an den Tagen an denen ihr im Kalender “Freizeitausgleich” bucht auch immer von 00:00 Uhr - 00:00 Uhr eingeben, damit ihr die Stunden abgebucht bekommt. Ich meine mich aber zu erinnern, dass Personio an einer Lösung arbeitet, da wir und andere Nutzer das auch schon öfter bemängelt haben.
Der Reiter “Abgegoltene Stunden” hat m.W.n. nichts mit einem Freizeitausgleich zu tun, sondern eher damit, ob ihr Stunden hinterlegt habt, die von vornherein durch das Gehalt o.ä. abgegolten sind.
Ich hoffe ich konnte fürs erste Klarheit schaffen, wenn auch nicht weiterhelfen.
eine Möglichkeit den Abbau von Überstunden ganz einfach über eine Abwesenheitsart abzubilden gibt es leider nicht. Es gibt jedoch folgende zwei Möglichkeiten:
Umwandeln von Überstunden in Abwesenheit: Im Überstunden Konto gibt es die Möglichkeit Überstunden in Abwesenheiten umzuwandeln. Das geht mit jeder Abwesenheitsart welche Kontingente aktiviert hat. Mehr dazu findest Du in unserem Helpcenter Artikel Überstunden verwalten. Diese umgewandelten Tage können anschließend genommen werden. Aber: Das Umwandeln der Übestunden ist ausschließlich mit einem Bearbeitungsrecht möglich. Dies haben die Mitarbeiter*innen in der Regel nicht, daher müsste das von Euren Admins (bzw. von denen die die Rechte dafür haben) vorgenommen werden, was einen erheblichen manuellen Aufwand darstellt.
Abbau durch 0-Buchungen und ohne Abwesenheiten: Die andere Möglichkeit ist, an jenen Tagen, an denen die Mitarbeiter*innen nicht arbeiten eine Arbeitszeit von 0 Stunden einzutragen, also von 00:00 Uhr bis 00:00 Uhr. Sind zudem im Arbeitszeitmodell die Unterstunden aktiviert, so werden diese an den Tagen mit 0-Buchungen aktiviert und das Überstundenkonto reduziert sich. Eine Eintragung der Abwesenheit ist dann nicht mehr nötig, kann aber zur Übersicht und für Reportings relevant und hilfreich sein. In Zukunft ist auch geplant, dass wir die 0-Buchungen automatisch generieren, aber leider nicht in naher Zukunft.
Option “Umwandeln von Überstunden in Abwesenheit“ ist problematisch, weil man damit die Gesamtübersicht verliert, wie viele Überstunden Mitarbeiter machen, vor allem wenn es eine geregelte Obergrenze gibt, die man nicht überschreiten soll. Überstunden sind 3 Jahre gültig, Urlaubstage nur bis Ende des Jahres, dazu ist hier der administrative Aufwand sehr hoch, bei jedem MA in das einzelne profil zu gehen und das zu ändern.
“Abbau durch 0-Buchungen und ohne Abwesenheiten” ist auch problematisch da diese nicht im gesamt Kalender gezeigt werden als abwesend, obwohl die MA durch Überstunden Abbau abwesend sind.
Was sehr hilfreich wäre:
entweder, dass bei der 0:00-0:00 Eingabe ein Abwesenheit Eintrag im Kalender sichtbar wird, wie eine Abwesenheit
ODER
eine Abwesenheitsart “Überstunden Abbau” zu bauen, die automatisch vom Überstunden Konto abzieht.
Wir werden vorerst nicht drum rum kommen einen Workaround zu machen in dem wir intern eine Art Dummy Abwesenheitsart “Überstunden Abbau” machen, aber dies wird dann ein extra Armin schritt für Supervisor werden, was nicht ideal ist, denn wenn wir Mitarbeitern diesen Zugriff geben, werden sie automatsch annehmen, dass sie damit Überstunden abziehen. Sie würden sicher nicht konstant die 2 Schritte machen, vor allem da wir nicht einen nach dem anderen voneinander abhängig machen können, da es 2 total unterschiedlich Prozesse im Tool sind.
in deinem ursprünglichen Post zu diesem Thema habe ich bereits die Idee im Ideation Bereich dazu verlinkt. Ich denke das könnte für dich sehr hilfreich sein. Wir bspw. nutzen (unter anderem) aus diesem Grund die Zeiterfassung in Personio nicht, weil sie einfach noch nicht ausgereift genug ist. Daher kann ich deinen “Schmerz” hier sehr gut nachvollziehen.
Zum generellen Thema Zeiterfassung, bspw. arbeitsrechtliche Aspekte, gibt es weitere Ideen im Ideation Bereich.
so haben wir es für uns gelöst, das funktioniert gut, allerdings nutzen wir die Zeiterfassung nicht verpflichtend und Konflikte zwischen den An- und Abwesenheiten in Personio sind so bei uns nicht vorhanden.
Wir haben die Tage der Abwesenheitsart (bei uns “Abfeiern” genannt) allerdings auf 4 pro Jahr begrenzt, das halte ich manuell nach bzw, es hat noch nie jemand versucht mehr Tage zu beantragen, als ihm/ihr zustehen.
Wie löst ihr das, wenn der Freizeitausgleich beantragt wird?
Also mir reicht es ja grundsätzlich, wenn die Mitarbeiter keine Zeit erfassen (dann geht es gegen das ÜStunden-Konto), aber ich möchte doch vorher ganze Tage Abwesenheiten genehmigen?!
ich bin eben erst auf Deinen Kommentar aufmerksam geworden. - Ich hoffe Du hast es in der Zwischenzeit bereits gelöst, möchte aber dennoch darauf eingehen!
Von vielen bekomme ich mit und empfehle, dass die Mitarbeitenden ganz normal die Abwesenheit beantragen müssen, damit sie auch als Info für die Kolleg*innen mit drin ist.
Bei den Zeiten müssen sie inzwischen nichts mehr eintragen, sobald die automatischen Minusstunden im Zeitmodell zumindest aktiviert wurden. - Wie man das umstellt, habe ich im Product Update im September 2022 erklärt. :)
Liebe Grüße Lena
PS: Markiere gerne eines der Mitglieder und/oder jemandem vom Community Team, dann bekommen wir auf jeden Fall eine Benachrichtigung und sehen Deine Rückfrage besser.
gibt es inzwischen eine smoothe Lösung für dieses Problem? Als Abwesenheitsart gibt es ja inzwischen “Freizeitausgleich”. Wirkt sich das auf die Arbeitsstunden bzw die Überstunden aus? In der selben Abwesenheitsart kann man auch “Schulung” auswählen. Das sollte sich ja nicht auf die Überstunden auswirken. Danke und liebe Grüße! Indra
Du hast die Möglichkeit unter Einstellungen > Anwesenheit im Arbeitszeitmodell die Funktion “Bei fehlender Zeiterfassung Minusstunden täglich abziehen” zu aktivieren. Dadurch werden an Tagen, an denen Abwesenheitsarten wie z.B Freizeitausgleich eingetragen sind trotzdem Minusstunden berechnet. Hier ist es wichtig, dass die Funktion “Anwesenheiten während Abwesenheitsperioden als Überstunden werten?” bei den Abwesenheitsarten deaktiviert sind, denn dadurch wird das Stundensoll nicht reduziert an den Tagen.
lies Dir hierzu doch mal gerne diesen Community Beitragdurch. Dieser enthält alle Möglichkeiten, wie Du aktuell Zeitausgleich in Personio darstellst.:)
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