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Benutzerdefinierter Bericht - Filterfunktion (Abwesenheiten von Externen und Inaktiven werden trotz Filter angezeigt)

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Hallo zusammen,

wir möchten monatlich Berichte herunterladen, in denen wir die Abwesenheiten (alle (1.) Urlaubs- & (2.) Krankheitseinträge) für unsere “Internen” sowie “Aktiven” Mitarbeiter*innen angezeigt werden. Die Berichte werden immer am Anfang eines jeden Monats für den jeweilig vorherigen Monat erstellt und heruntergeladen.
 

Bei der Erstellung der jeweiligen Berichte hatte ich keine Schwierigkeiten. Über die Funktion “Bedingungen festlegen” habe ich Folgendes eingestellt:

  1. “Status gleich Aktiv” und
  2. “Anstellungsart gleich Intern”

Über die Funktion “Berichtdetails festlegen” habe immer den entsprechenden Zeitraum angepasst bzw. aktualisiert.

 

Wenn ich nun den Bericht heruntergeladen habe und ihn mir anschaue werden bei mir zwei Dinge (meines Erachtens nach) fehlerhaft angezeigt:

  1. Zum einen werden Mitarbeiter*innen bei denen als Anstellungsart “Extern” eingetragen ist, trotzdem angezeigt. Sie managen ihren Urlaub zwar auch über Personio um sich im Team zu koordinieren und auch Krankheitstage werden ebenfalls eingetragen, jedoch dürften diese Mitarbeiter*innen m.E. nicht mit ihren Daten im Bericht auftauchen.
  2. Zum anderen wird mir ein Mitarbeiter, der bereits im vorherigen Monat ausgetreten ist und bereits den Status “Inaktiv” hat, angezeigt. Auch dieser Mitarbeiter hatte Urlaubs- und Krankheitstage für den entsprechenden Zeitraum eingetragen. Da sein Status aber bereits “Inaktiv” ist, dürfte auch er m.E. mit seinen Daten nicht mehr im Bericht auftauchen.

Es scheint mir, dass in den benutzerdefinierten Berichten (unabhängig von den festgelegten Bedingungen) alle Urlaubs- und Krankheitseinträge die getätigt wurden, angezeigt werden.

Sehe ich das richtig und gibt es hier ein bestimmtes Muster?

Oder habe ich vielleicht Fehler bei dem Festlegen der Bedingungen gemacht? 

 

Ich freue mich auf Eure Rückmeldung. Herzlichen Dank schon einmal im Voraus.

 

Viele Grüße
Alwine

Beste Antwort von Nina Hellmann

@Alwine Sowas ähnliches hatte ich auch mal. Letztendlich war ich aber froh, dass mir diese Dinge trotzdem angezeigt wurden, denn sie hätten eigentlich nicht existieren sollen ;)

Bin nicht 100 % Sicher, aber könnte mir folgendes vorstellen: der bereits auf inaktiv gesetzte MA war zu Beginn des Beobachtungszeitraums, also vermutlich dem Monatsersten der vorherigen Monats, noch im Unternehmen, entsprechend noch aktiv, daher wird er angezeigt. Eventuell ist das sogar gut, da er ja anscheinend Resturlaub nicht genommen hat (da du schreibst, es werden noch Tage von ihm angezeigt). Das ist ja wichtig zu wissen, da die ja eigentlich hätten geregelt werden müssen zu seinem Austritt … 

Zu dem Anzeigen der Externen: eventuell ist da etwas durcheinander geraten mit dem Attribut “Arbeitsverhältnis”, also z.B. Festanstellung? Eventuell sollte das in den Bericht und nicht die Anstellungsart? 

Oder: könnte mir vorstellen, dass das System einer Logik folgt, die bei deiner Berichtanfrage quasi priorisiert: was ist wichtiger - alle Urlaube anzuzeigen oder die korrekten Gruppen anzuzeigen? Wäre übrigens vorsichtig damit, Externe im System zu pflegen (auch wenn das System das vorsieht): wenn das klassische Freelancer/ext. Dienstleister sind, dann ist es für Euch als Unternehmen wichtig, dass die so wenig wie möglich in den Betriebs und seine Abläufe eingegliedert werden, damit sie nicht als weisungsgebunden betrachtet werden, Ihr nicht ein Arbeitsverhältnis mit ihnen begründet und plötzlich Sozialversicherungsbeiträge zahlen müßt. Je klarer das getrennt bleibt, desto besser für Euch bei einer Betriebsprüfung. VG!

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Nina Hellmann
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  • 6. Februar 2023

@Alwine Sowas ähnliches hatte ich auch mal. Letztendlich war ich aber froh, dass mir diese Dinge trotzdem angezeigt wurden, denn sie hätten eigentlich nicht existieren sollen ;)

Bin nicht 100 % Sicher, aber könnte mir folgendes vorstellen: der bereits auf inaktiv gesetzte MA war zu Beginn des Beobachtungszeitraums, also vermutlich dem Monatsersten der vorherigen Monats, noch im Unternehmen, entsprechend noch aktiv, daher wird er angezeigt. Eventuell ist das sogar gut, da er ja anscheinend Resturlaub nicht genommen hat (da du schreibst, es werden noch Tage von ihm angezeigt). Das ist ja wichtig zu wissen, da die ja eigentlich hätten geregelt werden müssen zu seinem Austritt … 

Zu dem Anzeigen der Externen: eventuell ist da etwas durcheinander geraten mit dem Attribut “Arbeitsverhältnis”, also z.B. Festanstellung? Eventuell sollte das in den Bericht und nicht die Anstellungsart? 

Oder: könnte mir vorstellen, dass das System einer Logik folgt, die bei deiner Berichtanfrage quasi priorisiert: was ist wichtiger - alle Urlaube anzuzeigen oder die korrekten Gruppen anzuzeigen? Wäre übrigens vorsichtig damit, Externe im System zu pflegen (auch wenn das System das vorsieht): wenn das klassische Freelancer/ext. Dienstleister sind, dann ist es für Euch als Unternehmen wichtig, dass die so wenig wie möglich in den Betriebs und seine Abläufe eingegliedert werden, damit sie nicht als weisungsgebunden betrachtet werden, Ihr nicht ein Arbeitsverhältnis mit ihnen begründet und plötzlich Sozialversicherungsbeiträge zahlen müßt. Je klarer das getrennt bleibt, desto besser für Euch bei einer Betriebsprüfung. VG!

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  • 14. Februar 2023

Hi @Nina Hellmann ,
herzlichen Dank für Deine Rückmeldung :) 

Deine Idee, bzgl. des inaktiven Mitarbeiters habe ich getestet. In dem Beobachtungszeitraum war er noch im Unternehmen angestellt, seinen Status haben wir aber bereits auf “Inaktiv” gesetzt. Dennoch wurde er in den Beobachtungszeitraum angezeigt.
In Beobachtungszeitraumen nach dem Austritt des Mitarbeiters, wird der Mitarbeiter nicht mehr in den Berichten angezeigt.

Lieben Dank auch für den Hinweis bzgl. Externer und Freelancer. Wir hatten in diesem Fall zwei Kollegen diesen Status “Extern” aus anderen Gründen zugewiesen, sie sind keine Freelancer. Daher ist ihre Urlaubsplanung über Personio für uns zwar wichtig, nur sollen sie nicht in diesem Bericht auftauchen.

Deine Vermutung, dass das System selbst priorisiert was wichtiger ist (alle Daten anzeigen oder die richtige Gruppe), ist ein guter Hinweis. Ich probiere es noch einmal weiter mit anderen evtl. Auswahlmöglichkeiten, gehe davon aus, dass Du hiermit recht hast.

Ich stimme Dir zu, dass es hilfreich sein kann wie in Deinem Beispiel. In meinem Fall wäre es anders herum für uns einfacher.

 

Viele Grüße
Alwine

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Nina Hellmann
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  • 22. Februar 2023

Hi @Alwine,

zu den beiden Punkten ergänze ich gerne noch 2 Kleinigkeiten:

  1. Verstehe ich es richtig, dass es um einen Standardbericht geht und die Urlaub und Krankheitstage der Externen in der Abteilung mit inkludiert sind? 
    In den benutzerdefinierten Berichten sollte es möglich sein, die Informationen auf Mitarbeiterebene zu erhalten, ohne die Daten der Externen. Alle benutzerdefinierten Berichten zeigen Datensätze pro Mitarbeiter an. Sollte etwas mit dem Export nicht stimmen, berichte es bitte via Antworten Finden unserem Support-Team, sie können sich das in Eurem Account ansehen und ggf. an das Produkt-Team weitergeben. 
     
  2. Die Berichte zeigen alle Attributsänderungen an, sofern die betroffenen Attribute im Bericht inkludiert sind. Kann es also sein, dass der*die Mitarbeiterin in dem Monat in der Historie einen Eintrag des entsprechenden Attributes hatte? 

Liebe Grüße
Lena

 

Nina Hellmann
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@Lena Hi Lena, ich glaube zu Nr. 2 geht es @Alwine vor allem darum, dass der ursprünglich mal geplante Urlaub eines MA, der nun in diesem geplanten Zeitraum gar nicht mehr im Unternehmen ist, auch nicht mehr im System in diesem Zeitraum auftauchen sollte. VG!

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