Liebe Teilnehmer*innen des Webinars “Daily Business mit Personio Payroll”,
Wir hoffen, Ihr konntet im einen oder anderen hilfreichen Einblicke gewinnen und fühlt Euch bereit Personio Payroll nun in vollem Umfang zu nutzen!
Wir möchten Euch gern die Chance geben, noch tiefer in die Welt von Personio Payroll einzutauchen, um auch die letzten Unklarheiten zu lösen. Dazu könnt Ihr Euch in diesem Bereich mit anderen Teilnehmern gegenseitig unterstützen, Fragen stellen und von Erfahrungen profitieren. Teilt eure besten Tipps und Tricks!
Und keine Sorge, falls Ihr mal nicht weiterwisst – unsere Payroll Specialists stehen Euch zur Seite! Wenn es Themen gibt, die Ihr nicht allein beantworten könnt, sind wir natürlich da, um Euch zu helfen.
Außerdem werden wir hier auch alle Fragen aufgreifen, die wir im Webinar aus Zeitgründen nicht mehr beantworten konnten. Schaut also regelmäßig rein oder abonniert diesen Post – wir werden die Antworten so schnell wie möglich mit Euch teilen.
Abwesenheiten
Frage: Wie hinterlege ich Fehlzeiten "Krankheit Kind", wenn die Firmenregelung lautet, dass wir die Fehlzeit bezahlen und der MA kein Krankengeld beantragen muss?
Antwort: Für die Krankheit Kind kann eine eigene Abwesenheitsart hinterlegt werden, diese muss als bezahlte Fehlzeit angelegt werden. Hier kann auch die Anzahl der Kindkranktage hinterlegt werden, die der Arbeitgeber bezahlen wird.
Frage: Muss ich auch die Mitarbeiter in Elternzeit mit abrechnen oder nur im Mutterschutz?
Antwort: Bei MItarbeitenden in Elternzeit wird diese im Mitarbeitendenprofil über die drei Punkte rechts oben “Arbeitsverhältnis aussetzen” hinterlegt. Hier wird dann die Auszeit Elternzeit gewählt und mit dem jeweilgen Zeitraum hinterlegt. Je nach dem ob die Person in Elternzeit Gehaltsbestandteile hat, die auch während der Elternzeit weiter laufen, kann dies eine weitere Abrechnung erforderlich machen.
Frage: Warum werden bei bezahlten Abwesenheitsarten (bspw. Urlaub) die entsprechenden Stunden bei den Stundenbasierten Mitarbeitern in die Ist-Stunden übernommen?
Antwort: Dies ist notwendig damit das System die Stunden korrekt berechnet.
Frage: Wie wird der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld mit den echten Zahlen ausgerechnet, wenn die MA länger beschäftigt ist?
Antwort: Wenn eine Mitarbeitende vor Beginn des Mutterschutz mindestens drei volle Abrechnungsmonate mit Personio Payroll hat, wird der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld automatisch von Personio Payroll berechnet und hinterlegt. Sind noch keine drei vollen Abrechnungsmonate vor Beginn des Mutterschutzes vorhanden, müssen die Werte für den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld manuell berechnet und hinterlegt werden.
Dokumente
Frage: Müssen die Abrechnungen manuell bei den Mitarbeiter Profilen hochgeladen werden? oder passiert das automatisch?
Antwort: Die Entgeltabrechnungen werden automatisch nach der Abrechnung in den Mitarbeitendenprofilen hochgeladen.
Abrechnung Mitarbeitende
Frage: Wie erstellt man eine Korrektur eines Mitarbeiters der Abrechnung vom Vormonat?
Antwort: Um eine Korrektur für einen MItarbeitenden vornehmen zu können, müssen die betroffenen Attribute mit dem rückwirkenden Wirksamkeitsdatum im MItarbeitendenprofil hinterlegt werden. Die Korrektur erfolgt dann mit dem aktuellen Monat.
Frage: Kann Personio Abrechnungen darstellen, wenn ein neuer Mitarbeiter nach den steuerlichen Abgabeterminen in die Firma eintritt oder die Beiträge schon übermittelt wurden?
Antwort: Dieser Fall würde über eine Korrektur dargestellt werden können.
Frage: In der Implementierung wurden ein Mitarebiter der falschen Gesellschaft zugeordnet. Wie kann ich das am einfachsten ändern. Er hatte vorher schon eine Abrechnung in der korrekten Gesellschaft.
Antwort: Die Gesellschaft kann einem Mitarbeitenden direkt in seinem Mitarbeitendenprofil hinzugefügt und auch geändert werden. Hier muss jedoch immer auf das korrekte Wirksamkeitsdatum geachtet werden.
Frage: Kann Personio auch bei Minijoblern die Gehälter teilen? Also Aushilfslohn Vormonat und Aushilfslohn aktueller Monat? Und wie stellt man das da? Und wie ist das mit Urlaubstagen und Krankheit? Wie werden da die Stunden berücksichtigt?
Antwort: In Personio werden die Stunden, die nach dem Abschluss der Payroll gearbeitet wurden, im Folgemonat durch eine Korrektur berücksichtigt.
Frage: Kann in Personio ein Mitarbeiter vom Minijob in eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung wechseln und z.B. nach einem Jahr wieder zurück in den Minijob? Oder muss hierfür ein neuer Mitarbeiter angelegt werden?
Antwort: Aktuell kommt es darauf an, wann der Wechsel im Anstellungsverhältnis statt findet. Zum Monatsanfang kann das Profil weiterhin genutzt werden. Bei einem Wechsel während des Monats benötigt es weiterhin ein neues Profil.
Frage: Für privat Versicherte gibt es die Möglichkeit anzugeben, dass der AG die Beiträge bezahlt.
Wo ist hierzu die Bankverbindung zu hinterlegen?
Antwort: DIe Möglichkeit besteht. Im Mitarbeitendenprofil gibt es ein Attribut "Bei Privatversicherung: Zahlung durch". Unter diesem kann der Arbeitgeber oder auch der Arbeitnehner angegeben werden. Die Überweisung der Beiträge werden zurzeit nicht als SEPA zur Verfügung gestellt. Hierfür kann im Bankprogramm ein Dauerauftrag hinterlegt werden.
Frage: Warum kann man Mitarbeiter bei Fehler nicht erneut sofort abrechnen? Und muss bis zum nächsten Monat warten?
Antwort: Dies ist systemseitig aktuell nicht vorgesehen. Im Fall einer Korrektur kann dies über den Folgemonat direkt eingesehen werden und entsprechend weiterverarbeitet werden.
Allgemein
Frage: Sind die Kalenderdaten fixe Daten?
Antwort: Das Datum für die Freigabe der Lohnabrechnung kann unter dem Bereich Verwalten “Allgemeines” auch auf ein individuelles Datum angepasst werden. Die anderen Daten sind nicht anpassbar und richten sich nach den gesetzlichen Vorgaben.
Frage: Werden die Dokumente automatisch verteilt?
Antwort: Die Entgeltabrechnungen werden automatisch nach der Abrechnung beim Mitarbeitenden im Profil hchgeladen. Dokumente, wie die SV-Anmeldungen müssen zurzeit noch manuell in den Profilen der Mitarbeitenden hochgeladen werden
Frage: Ist es in der Planung ein Reisekostentool zur Verfügung zu stellen?
Antwort: Zurzeit ist es nicht in Planung ein Reisekostentool im Programm zur Verfügung zu stellen. Hierfür können jedoch Integrationen, wie z.B. Circula genutzt werden.
Frage: Werden die ganzen Daten automatisch an meinen Steuerberater übermittelt?
Antwort: Der Steuerberater kann als externes Profil angelegt werden, benötigt dafür jedoch die Admin Rechte, damit die entsprechenden Daten direkt eingesehen werden können. Ansonsten kann der Buchungsbeleg nach der ABrechnung als Buchungsstapel heruntergeladen und in das jeweilige Finanzbuchhaltungsprogramm importiert werden.
Frage: Wo kann ich das Registrierungsdatum für die Betriebsstätte oder die Gesellschaft ändern?
Antwort: Die Registrierungsdaten für die Gesellschaft und auch die Betriebsstätte können unter Einstellungen >Gesellschaft/Betriebsstätte> drei Punkte oben rechts > Registrierungsdatum ändern angepasst werden.
Frage: Gibt es ein Handbuch zum Programm?
Antwort: Es gibt kein aktuelles Handbuch zu dem Programm. In unserem Helpcenter sind zahlreiche Artikel zu unserem Programm und dessen Handhabung zu finden.
Frage: Können Sepa-Dateien mit einem Wertstellungsdatum ausgegeben werden?
Antwort: Dies ist momentan nicht möglich.
Import
Frage: Wo kann ich denn die csv oder txt Datei aus anderen Tool hochladen, die dann entsprechend der Personalnummer zugeordnet wird. z.b. für Sachbezüge, Verpflegungspauschalen?
Antwort: Unter dem Reiter Import in der linken Übersicht können verschiedene Importe vorgenommen werden. zum Beispiel Mitarbeitendenstammdaten, Grundvergütung, Mitarbeitendendokumente, etc.
Meldewesen
Frage: Das Attest wird automatisch bei der Krankenkasse angefragt oder? Also da würde man einfach warten, bis die Krankenkasse sich zurückmeldet oder muss man dort etwas aktiv machen?
Antwort: Beim Eintragen einer Krankheit wird nach vier Tagen nach Start der Krankheit die eAU-Abfrage automatisch angestoßen. Diese wird 14 Tage am Stück immer wieder abgefagt. Erst nach 14 Tagen ohne Informationen, erhält man eine Rückmeldung, dass keine Information zu einer eAU vorliegt. Hier muss Kontakt mit dem jeweiligen MItarbeitenden aufgenommen werden zu weiteren KLärung.
Frage: Ist es vorgesehen, dass Krankheitstage, die von denn Kollegen und Kolleginnen einzeln eingetragen werden, automatisch zu einer Abwesenheit zusammengeführt werden und der automatische eAU Abruf gestartet wird?
Antwort: Im Kalender wir die Abwesenheit nicht automatisch verlängert bzw. angepasst. Das System rechnet allerdings im Hintergrund direkt korrekt, wenn die Vorerkrankungsanfrage ergeben hat, dass die Zeiträume zusammen gehören.
Frage: Kann die Abrechnung auf mehrere SEPA-Dateien verteilt werden? Stichwort Überweisungslimit?
Antwort: Dies ist aktuell nicht möglich. Falls es dazu Problem gibt bitte direkt ein Support Ticket erstellen.
Frage: Lohnsteueranmeldung sichtbar im Meldewesen?
Antwort: Die Lohnsteueranmeldung wird zurzeit im Profil des Lohnverantwortenden hochgeladen.
Frage: Werden die ganzen für Behörden (Finanzamt, Sozialversicherungsträger) relevanten Dokumente automatisch an die jeweiligen Stellen versendet oder muss ich das manuell vornehmen?
Antwort: Die Meldungen an die Behörden werden von Personio Payroll übernommen.
Frage: Werden Arbeitsbescheinigungen elektronisch auch automatisch übermittelt?
Antwort: Zur Zeit werden diese nicht automatisch übermittelt.