Hallo @Niederschelden,
ich habe deinen Post aus dem ursprünglichen Beitrag herausgelöst, da es hier eher um Personio und weniger um das Thema in Vilmas Artikel geht.
Ich verstehe, dass es eine gewisse Umstellung ist, die mit der Einführung einer Personalmanagement-Software wie Personio einhergeht und einige Aufgaben jetzt direkt an die Mitarbeitenden übergehen, z. B. die Verwaltung der eigenen Daten. Früher wurde das oft von der Personalabteilung übernommen. Personio ist primär ein HR-Management-Tool, das die Personalabteilung entlasten soll, damit sie sich mehr auf strategische und persönliche Aufgaben konzentrieren kann. Gleichzeitig bietet es den Mitarbeitenden die Möglichkeit, alle relevanten Informationen an einem Ort einzusehen und zu pflegen.
Einige Aufgaben, wie die Zeiterfassung, müssen bei den Mitarbeitenden selbst liegen. Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, diesen Prozess zu erleichtern – z. B. kannst du Zeiten kopieren oder über ein Zeitterminal erfassen. Unser Produktteam arbeitet aktuell intensiv am Ausbau des Zeiterfassungsbereichs, da hier aufgrund gesetzlicher Vorgaben ein großer Bedarf besteht. Sprich doch mal mit eurem Administrator, ob es bereits eine einfachere Lösung für euch gibt.
Falls dir konkrete Bereiche auffallen, die langsam sind oder wo du Verbesserungspotenzial siehst (wie beim Abwesenheitsanfrage-Prozess), freuen wir uns sehr über dein Feedback. Du kannst dieses direkt im Produkt unter Hilfe & Feedback > Feedback geben mit unserem Produktteam teilen.
Bezüglich der Nutzung von künstlicher Intelligenz bei der Dateneintragung: Das klingt nach einer spannenden Idee! Natürlich müssten die rechtlichen Rahmenbedingungen abgeklärt werden, aber wir würden uns freuen, wenn du auch das über unser Feedback-Tool vorschlagen würdest.
Liebe Grüße
Lena
Personio ist primär ein HR-Management-Tool, das die Personalabteilung entlasten soll, damit sie sich mehr auf strategische und persönliche Aufgaben konzentrieren kann. Gleichzeitig bietet es den Mitarbeitenden die Möglichkeit, alle relevanten Informationen an einem Ort einzusehen und zu pflegen.
Liebe Lena,
ich denke, wir sprechen hier über grundsätzlich verschiedene Dinge. Ich bin 2008 aus der IT ins Gesundheitswesen gewechselt, und damals hätte ich vielleicht ähnlich wie Personio gedacht. Aber im Jahr 2024 ist das Frontend nicht nur veraltet, es wird sogar zum Hindernis für viele Mitarbeitende. Aus meiner Sicht liegt das Problem darin, dass Personio die Verwaltung als Hauptzielgruppe ansieht und dabei das Gesamtunternehmen, insbesondere die operativen Abteilungen, nicht ausreichend berücksichtigt. Das zeigt sich daran, dass Personio Aufgaben der Verwaltung auf die Mitarbeitenden abwälzt, anstatt Prozesse für alle Beteiligten zu verbessern. Die altmodische Formularstruktur kann von keinem Admin angepasst werden, und es fehlen innovative Ansätze, die IT heute leisten könnte.
Ich bin als ehemaliger IT-Experte überrascht und ehrlich gesagt enttäuscht, dass nach 18 Jahren die ich aus dem Geschäft bin für mich nichts Neues oder Innovatives zu sehen ist. Hier wird Entwicklung schlichtweg verschlafen, und das unabhängig von gesetzlichen Rahmenbedingungen. Das, was Personio bietet, entspricht nicht den Möglichkeiten moderner IT-Lösungen.
Mir geht es jedoch nicht nur um Personio, sondern um ein tieferliegendes Problem in der Unternehmenskultur: Prozesse sollten sich stärker an denjenigen orientieren, die das eigentliche Kerngeschäft vorantreiben – sei es in der Entwicklung, Produktion, im Außendienst oder, wie in meinem Fall, in der Heilmittelerbringung. Es kann nicht sein, dass diese Abteilungen sich einer zentralisierten Verwaltung unterordnen müssen, auch nicht bei der Zeiterfassung. Hier hätte Personio die Chance, grundlegend umzudenken, doch bisher sehe ich das nicht. Die Verwaltung sollte weiterhin unterstützend tätig sein und uns, die das Kerngeschäft leisten, den Rücken freihalten – nicht umgekehrt. Verwaltung ist kein Selbstzweck, und ich möchte in keinem Unternehmen arbeiten, das diese Auffassung vertritt. Und Dieser Satz den ich oben Zitiert habe lässt bei mir die Alarmglocken Klingeln: Ja, Verwaltung darf man entlasten, aber bei jeder Maßnahme muss vorher geprüft werden ob diese Entlastung zu Kosten anderer geht.
Was die Zeiterfassung betrifft, lasse ich mich von administrativen Hürden nicht aufhalten. Stattdessen habe ich selbst eine Browser-Erweiterung geschrieben, die die tägliche Eingabe der Anwesenheitsdaten automatisiert. Das ist meine Art, mit einer Software umzugehen, die mir die Motivation raubt, mich in meiner Freizeit mit den Unternehmenszielen auseinanderzusetzen.
Viele Grüße
Leif
Hallo @Niederschelden 
Danke für Dein ausführliches und konstruktives Feedback.
Wir freuen uns, wenn Du Deine Punkte über das von @Lena genannte Feedback Formular weitergibst, damit wir die Möglichkeit haben, an den angesprochenen Thematiken zu arbeiten.
Solltest Du konkrete Probleme oder Fragen zu Prozessen haben, wende Dich gerne direkt an unseren Support. Hier kann Dir individuell weitergeholfen werden!
Danke und liebe Grüße
Mary 
Moin,
nur eine kleine Anmerkung von mir, ich habe in den letzten 10 Jahren ein paar HR-Systeme gesehen.
Man kann Personio durchaus einiges vorwerfen, aber es ist mit Abstand das HR-System, von denen die ich gesehen habe, das am Benutzerfreundlichsten (=MA) ist.
Ich weiß auch wirklich nicht, warum ich ein JSON meiner erfassten Arbeitszeiten importieren müsste, wenn ich kurz am Anfang des Arbeitstags eintragen kann, das ich angefangen habe.
Mal ganz abgesehen davon, dass die Arbeitszeiten tunlichst am gleichen Tag erfasst werden sollten, wenn wir uns die Richtung der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen anschauen.
Gruß
Alex
Lieber @AlexB,
danke für Deinen Hinweis. Du sprichst die rechtlichen Rahmenbedingungen an, aber welche genau meinst Du? Natürlich kennen wir das BGH-Stechuhr-Urteil von 2019 und das BAG-Urteil von 2022, aber meines Wissens legen diese Urteile weder fest, wer die Zeiten erfassen muss, noch wie genau dies zu geschehen hat.
In der Praxis zeigt sich: Obwohl wir Personio nutzen, kümmern sich viele Mitarbeiter trotz Ermahnungen nicht um die Zeiterfassung. Sanktionen wären möglich, aber das Problem betrifft mehr als die Hälfte der Belegschaft. Hauptgrund: Das System ist zu umständlich. Ein JSON-Import könnte helfen, zumindest rückwirkend Ordnung zu schaffen. Statt strikte Vorgaben zu machen, sollten wir daher flexibelere Optionen anbieten. Auch wenn ich keine Übersicht über andere Systeme habe, zeigt sich hier bei Personio klarer Nachholbedarf.
Viele Grüße, Leif
Öhm, wieso denkst du, dass eine HR-Software nicht die Verwaltung im Fokus haben sollte? Genau dafür ist sie doch da, um den Mitarbeitenden in der Verwaltung ihre Arbeit zu erleichtern! Erst die Ergebnisse dieser Arbeit spielen für Mitarbeitende außerhalb der Verwaltung wieder eine Rolle - in Form der Gehaltszahlungen, Weiterbildungsangeboten, Benefits und so weiter.
Und wenn für eure Zwecke die in Personio integrierte Zeiterfassung nicht gut geeignet ist, dann gibt es dafür ja auch andere Anbieter mit Schnittstellen zu Personio. Vielleicht passt da was anderes ja besser?
Lieber @RueVe,
ich glaube, hier liegt ein Missverständnis vor. Natürlich sollte ein HR-Tool die Verwaltung entlasten. Aber diese Entlastung muss durch die Software selbst erfolgen. Wenn die Arbeitslast einfach von der Verwaltung auf den operativen Bereich verschoben wird, ist das keine echte Entlastung, sondern nur eine Umverteilung – und das schadet am Ende dem Unternehmen.
Ein konkretes Beispiel: Wir haben eine Terminplanung, die genau festhält, wer wann arbeitet, aber die Arbeitszeit nicht erfasst. Dann wurde jemand damit beauftragt, die Arbeitszeiten zu erfassen – das ist gesetzlich vorgeschrieben. Der Kollege hat nach einer Software verlangt, die nicht nur die Arbeitszeiten erfasst, sondern auch die Urlaubsplanung übernimmt und eine Schnittstelle zur Steuerberatung bereitstellt. Soweit so gut. Doch der Mitarbeiter, der dafür natürlich auch nur ein begrenztes Zeitbudget hat, hat schnell gemerkt, wie mühsam es ist, für jeden Arbeitstag für jeden Mitarbeiter in vier separate Felder Start, Pause und Ende einzutragen. Die Lösung? Jeder soll das selbst machen.
Das Ergebnis: Kosten und Aufwand sind gestiegen, ohne dass es einen echten Mehrwert gibt. Denn jetzt müssen alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten täglich manuell von einer an Mobbing grenzenden Software in die andere übertragen. Das ist genau der Weg, um die besten Leute zu verlieren.
Allerdings kommt es dazu nicht, da ein Großteil der Mitarbeiter das System seit über einem Jahr trotz Ermahnungen ignoriert.
Guten Morgen,
ich habe darüber nachgedacht und glaube, das Hauptmissverständnis liegt darin, dass ich Personio im Kern schlecht finde. Das ist jedoch falsch. Eigentlich finde ich das Frontend schlecht. Ein weiteres Missverständnis besteht darin, dass der erste Impuls oft ist, eine etablierte Software schönzureden, weil man persönlich gut mit ihr arbeitet. Doch das ist gar nicht notwendig, da ich die Software nicht grundsätzlich kritisiere, sondern lediglich auf Verbesserungsmöglichkeiten hinweise. Ich finde Personio im Kern sogar richtig gut.
Nehmen wir an, wir hätten einen Verwaltungsmitarbeiter – nennen wir ihn Kevin. Weiter angenommen, Personio hätte einen Chatbot, den wir einfach mal Rasa nennen. Außerdem nehmen wir an, es gäbe in unserem Unternehmen eine spezielle Planungssoftware, die jedoch nicht den gesetzlichen Anforderungen der Stundenerfassung genügt – nennen wir sie Kielsoftware. Wie viel angenehmer wäre es, wenn Kevin zur Arbeit käme, Personio und Kielsoftware öffnete und einfach in ein Chatfenster von Personio schreiben könnte: „Hallo Rasa, bitte trage heute folgende Dienstzeiten ein: Max von 8:00 bis 15:10 mit 30 Minuten Pause, Moritz von 12:00 bis 17:00 mit 45 Minuten Pause und Peter von 21:00 bis 3:00 des Folgetages mit 60 Minuten Pause.“
Kevin würde dies als einfach und effizient empfinden und könnte seine Arbeit ohne größere Umstände erledigen. Die Quintessenz für mich ist: Die Welt ist nicht ideal. Eigentlich wünsche ich mir eine bessere Kielsoftware oder zumindest eine JSON-Schnittstelle zwischen Kielsoftware und Personio, oder am besten gleich eine Software, die beides kann (diese könnte zum Beispiel Ludwigsburg heißen, aber das ist ein anderes Thema). Doch in der Realität sind solche Probleme alltäglich.
Hier könnte Personio glänzen, wenn das Marketing erkannt hätte, welche Prozesse mühsam und zeitraubend sind, und die Entwicklung daraufhin gefragt hätte: „Gibt es keine nutzerfreundlichere und schnellere Eingabemethode?“ Die Entwicklung hätte dann möglicherweise geantwortet: „Ja, mit KI, aber die Server stehen in den USA, und das ist datenschutzrechtlich problematisch.“ Andererseits hätten sie auch sagen können: „Mit etwas Aufwand könnten wir Rasa, der auf unserem eigenen Server läuft, integrieren, da er sich hervorragend für spezifische Aufgaben eignet.“
Stattdessen sagt Kevin: „Die Arbeit ist mir zu lästig, ich gebe sie an diejenigen zurück, deren Entlastung meine Aufgabe eigentlich sein sollte. Damit mache ich ihren Alltag ein kleines bisschen komplizierter und meinen deutlich einfacher. Vielleicht merkt keiner, dass ich eigentlich meinen Auftrag nicht erfülle“
Wäre ich Kevin, würde ich es genau so sehr hassen, einem Chatbot diese Infos zu geben (die ich zudem wahrscheinlich erst mühsam irgendwo raussuchen und abtippen müsste).
Die Lösung des geschilderten Problems ist doch vielmehr, dass gerade das Thema Arbeitszeiterfassung nur auf den allerersten Blick trivial wirkt und somit wie etwas, was eine HR-Software mal so eben nebenher mitliefern sollte (was Personio ja tut, aber eben nur absolut basic, da der Fokus dieser Software eben die Verwaltung der Mitarbeitenden ist). Spätestens, wenn aus der Arbeitszeiterfassung auch noch Planung werden soll, die dann vielleicht sogar wieder zurück zur Erfassung im Sinne von Soll-/Ist-Vergleichen geht und dort dann auch noch extrem branchen- und unternehmensspezifische Besonderheiten abgedeckt werden sollen, ist das eben absolut nicht mehr trivial und mit dem Eintragen von Start- und Endzeiten getan.
Genau das scheint bei euch im Unternehmen ja der Fall zu sein. Und damit seid ihr (übrigens genau wie wir) einfach an dem Punkt, wo die Lösung keine KI mit Chatbot bei Personio ist, sondern eine auf eure Bedürfnisse passende, weitere Softwarelösung zur Arbeitszeiterfassung und Planung.
Übrigens habe ich genau dafür von unserem Personio-Kundenberater einen wirklich extrem gut passenden Tipp für eine Software mit Schnittstelle zu Personio bekommen, wo wir inzwischen im Austausch stehen. Vielleicht wählst du auch diesen Weg und fragst bei Personio mal an, welcher Partner was passendes für eure Anforderungen bieten könnte 
?
@RueVe
Wir teilen absolut die gleiche Meinung, haben jedoch unterschiedliche Erfahrungen gemacht.
Der kostenpflichtige Support war für uns wenig hilfreich. Man hat uns zum Beispiel geraten, individuelle Arbeitszeitmodelle zu nutzen, ohne dabei auf die massiven Nebenwirkungen (wie die nicht mehr mögliche Bearbeitung) hinzuweisen. Das hat nicht nur zu erheblichem Mehraufwand geführt, sondern auch zu zusätzlichen, nicht unerheblichen Kosten – neben denen für den Support selbst. Die Motivation, ein drittes Mal Geld zu investieren, wo wir bereits zweimal unzufrieden waren, ist, sagen wir mal, überschaubar.
Ja, es gibt Schnittstellen, und ja, es gibt einen eigenen Bereich dafür. Aber darum geht es nicht. Das Problem ist, dass das Frontend bestenfalls auf dem Stand von vor 15 Jahren ist. Wie du selbst sagst:
„Wäre ich Kevin, würde ich es genau so sehr hassen, einem Chatbot diese Infos zu geben (die ich zudem wahrscheinlich erst mühsam irgendwo raussuchen und abtippen müsste).“
Und genau hierin liegt die Gefahr: Der Niedergang eines Unternehmens beginnt, wenn die Verwaltung, die eigentlich zur Entlastung der operativen und kreativen Bereiche geschaffen wurde, ihre Aufgaben auf eben diese abwälzt. Personio trägt hier eine erhebliche Mitschuld, da die Eingabeprozesse sehr mühsam gestaltet. Und je mühsamer sie sind desto eher sagt sich Kevin dass die anderen die Arbeit machen sollen und vernichtet damit langfristig das Unternehmen einschließlich seines eigenen Arbeitsplatzes.
Ja, wir haben eine spezialisierte Planungssoftware, die leider nicht mit Personio kompatibel ist – und genau darin liegt das größte Problem. Ich stimme dir 100% zu @RueVe . Da wir in den letzten Jahren bereits zwei Systemwechsel hinter uns haben, muss die Kombination aus Planungssoftware und Personio jetzt irgendwie funktionieren. Ein wirklich benutzerfreundliches und effizientes UI wäre hier Gold wert – für mich, für Kevin und für jeden einzelnen Mitarbeiter.
